Организация документооборота для предприятий. Понятие документооборота. Схемы движения документов. Подготовка и передача дел в ведомственный архив, страница 3

Документ может казаться вытянут из дела лицом, которое отвечает воспоследовать образование дел и их хранение. На его крепость укладывается лист - заминювач, в котором указывается кому, коши и для - который срок выдан бумага около роспись. Например: "Распоряжение неестественный инвентаризации выдано заместителю директора сообразно хозяйственной части Омельчуку о.П. 10 января 1999 года. Подлежит возвращению 15 января 1999 года. Заместитель директора Омельчук о.П. (подпись)" В случае выдачи дела полностью, делается знак в "Реестре выдачи дел". Оперативное хранение. Документы со времени заведения (поступление) их в делопроизводстве и к передаче в ведомственный архив сохраняются воспоследовать местом формирования в дела (в небольших учреждениях целесообразное централизованное хранение дел в канцелярии). С целью повышения оперативности поисков документов дела размешивают в соответствии с их номенклатурой. На корешках обложек дел отмечаются индексы воспоследовать номенклатурой. В случае хранения дел в структурных подразделениях сохранения документов и дел обеспечивают их руководители и сотрудники, ответственные воспоследовать документацию. Дела повыл быть в рабочих комнатах или зазнамо отведенных для этой цели помещениях в шкафах и столах, которые защелкивающиеся, чем обеспечивается полное сохранение документов. Магнитные ленты из фонограммами заседаний коллегиального органа сохраняются у ответственного секретаря. На ленте и коробке делается знак о дате заседания и времени записи, секретарь коллегиального органа несет ответственность воспоследовать их хранение. Документы, созданные средствами вычислительной техники, сохраняются для общих основаниях. Выдача дел напрокат посторонним учреждениям проводится из разрешения руководителя учреждения. На выданное занятие заводится карточка-заменитель дела, в котором отмечают: структурное подразделение, комната дела, дату выдачи, кому выдано, возвращение. Предусматривают графы для расписок в получении и принятии дела. Регистр выдачи дел Индекс дела Дата, если выдано Дата, к которой выдано занятие Кому выдано Расписка в получении Примечания 3.1.1. 05.01.98 06.01.98 Директору Бендеру О.І. Подпись

Исключение документов из дел постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением сообразно делу засвидетельствованной копны документа. Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения должны виднеться в ведомственный архив для следующего хранения и использование. Дела временного хранения их (до 10 годов включительно) могут передаваться в ведомственный архив сообразно согласованию с руководителями учреждений. Подготовка документов к следующему хранению и использованию включает такие мета работ: -експертиза ценности документов; - оформление дел; - составление описаний дел; - передача дел к ведомственному архиву и обеспечению сохранности документов. Экспертиза ценности документов заключается в определении их ценности с целью установления сроков хранения и отбора для государственное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля воспоследовать деятельностью экспертных служб подведомственных учреждений, в министерствах и ведомствах создаются неустанно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЕК). В других учреждениях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются неустанно действующие экспертные комиссии (ЕК). Экспертиза ценности документов проводится для основании номенклатуры дел и перечней (типичных, ведомственных) документов с указанием сроков хранения. За результатами экспертизы ценности документов складываются описания документов постоянного и временного сроков хранения и акты выделения документов и дел для уничтожения. Отбор документов, для уничтожения и составления для них акта проводится впоследствии подготовки описаний дел постоянного и длительного хранения воспоследовать сей же период; акты о выделении документов для уничтожения рассматриваются для заседаниях экспертной комиссии залпом с описаниями дел. Для учреждений, которые передают документы для государственное хранение, акты утверждают руководители учреждений впоследствии утверждения описаний дел постоянного хранения экспертно проверяющей комиссией (ЕПК) соответствующего государственного архива. После утверждения актов документы и дела, выделенные для уничтожения, кажутся работниками здание документации или ведомственного архива организации хозяйственной службе учреждения или конторам из заготовки вторичного сырья. Документы учреждения формируются в дела, которые подлежат оформлению быть их заведении и впоследствии конец года. Дела постоянного и длительного хранения подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивка в обложку из твердого картона; нумерацию листов сообразно делу; составление итоговой надписи; составление внутреннего описания документов; оформление обложки дела. Сформированные в дела документы временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются уточнение элементов оформления обложки не проводится. Отдельные группы дел постоянного хранения, наименования которых не весь раскрывают предмет (дела с постановлениями, приказами, распоряжениями), должны держать внутренние описания документов. Описание подается в начале дела и содержит индексы документов, их короткое содержание, дать и номера листов сообразно делу. Обложка дел постоянного и длительного хранение оформляется воспоследовать установленной формой. По окончании делопроизводственного возраст загодя надписей для обложках дел постоянного и длительного хранения вносят необходимые уточнения, проверяют гармония заглавий дел для обложке содержания подшитых документов, в случае необходимости к заглавию дела вносятся дополнительные весть (проставляют номера приказов, протоколов, указывают мета и формы отчетность и тому подобное). Дата для обложке должна подходить году заведения изакинчення дела; сообразно делу, который содержит документы лет, щопередували рокови образования дела, около датой делается запись : едокументи воспоследовать ___роки). На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (чаще), проставляются крайние даты документов каждого тому (части) . Обозначение дать включает число, луна и год. Число и год записывают арабскими цифрами, обещание месяца — словом. На обложке проставляется комната дела воспоследовать описанием, и сообразно согласованию с ведомственным архивом, комната описания и фонда. В случае изменения названия учреждения (ее структурного подразделения) в движение периода, охваченного документами дела, или во срок передавания дела в другое учреждение (структурного подразделения), для обложке дописывается нововведение название. Надписи для обложках дел постоянного и временного хранения выполняются черными светостойкими чернилами или пастой. За результатами экспертизы ценности документов составляют описания дел постоянного, длительного хранения и из личного состава как учреждения в целом (для учреждений с централизованным формированием и хранением дел), беспричинно и каждого структурного подразделения (для учреждений со сложной структурой) воспоследовать установленной формой. Описания дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное воспоследовать добро делопроизводства в структурном подразделении, воспоследовать методической вследствие архива учреждения. Составляя изображение дел структурного подразделения, стоит придерживаться таких правил: комната описания структурного подразделения вынужден быть из цифрового обозначения последнего воспоследовать номенклатурой дел с добавлением лишний начальной буквы наименования категории документов, которые составляют описание, и последних двух цифр года, в котором заведены включенные к нему дела. Да, описания дел постоянного, длительного хранения и из личного состава структурного подразделения 5, Идо значатся воспоследовать номенклатурой и заведенные в 1994 р, будут держать номера: 5 П-94, 5 Т-94, 5О/С-94. графы описания заполняются согласие сведениям, вынесенным для обложку дела. Описание для дела длительного хранения должен держать дополнительную графу "Срок хранения, рубрика воспоследовать перечнем"; линия описания "Примечание" используется для отметок неестественный особенностях физического состояния дел, о передавании дел другим подразделам учреждения, о наличии копий и тому подобное; систематизация дел структурного подразделения, которое вносится, должна подходить систематизации воспоследовать номенклатурой дел как подразделу, беспричинно и учреждения в целом; каждое занятие вкоситься к описанию лед самостоятельным порядковым номером. Если занятие состоит из нескольких томов (частей), то круг рубрика (часть) вносится в изображение около самостоятельным номером; в случае внесения в изображение последовательно дел с одинаковыми заглавиями весь записывается один вывеска первого дела; дела из отдельно его составу вносятся в изображение воспоследовать алфавитом тематикой, хронологией. Описания ведутся в движение нескольких лет с единственной полный нумерацией дел. Дела круг год составляют годовой деление описания. В конце описания делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и буквами) граница дел, которые значатся воспоследовать ним, первый и окончательный номера дел, обусловливаются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). В годовой деление описания вносятся также дела, не завершенные делопроизводством для протяжении года. В таких случаях в конце разделов описания каждого в следующем году, в движение которого дела продолжались, отмечается "Документы сообразно данному вопросу см. также в разделе воспоследовать __ год №". Описание дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, соглашается с начальником канцелярии и утверждается руководителем структурного подразделения. В случае наличия в структурном подразделении учреждения экспертной комиссии (ЕК), изображение рассматривается и утверждается ею. Описание дел структурного подразделения учреждения складывается в двух экземплярах. Если это структурное подразделение имеет экспертную комиссию, изображение складывается в трех экземплярах, поскольку единый из них добавляется как бык к протоколу ЕК. Описания дел структурных подразделов является основанием для составления годового раздела возведенного описания дел учреждения, воспоследовать которым дела передаются,и для хранение к государственным архивам Украины. Возведенный), и изображение дел постоянного хранения учреждения складывается в четырех экземплярах и подлежит обязательному утверждению экспертно проверяющей комиссией соответствующего государственного архива вследствие два возраст впоследствии завершения дел в делопроизводстве. На согласие государственного архива посылают весь 4 экземпляра описаний, единый из которых впоследствии утверждения остается в государственном архиве, а остальные возвращаются учреждению. В соответствии с утвержденными описаниями учреждение обязано дозволять приманка дела в государственный архив в установленные сроки. Возведены описания дел длительного хранения складываются в двух экземплярах и оформляются равно как и описания дел постоянного хранения. Описания дел длительного хранения для согласие архива не посылаются. Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного хранения вместе с регистрационными журналами, контрольное -обликовими карточками для документы передаются в архив учреждения вследствие два возраст впоследствии завершения их в делопроизводстве (например, дела воспоследовать 1999 г. передаются архив в 2002 г.). Дела временного хранения передаются архив воспоследовать усмотрением руководителя учреждения. Передавание дел в архив учреждения осуществляется воспоследовать графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем учреждения. Если отдельные дела должен оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив учреждения оформляет их выдачу напрокат. Принятие (передавание) каждого дела осуществляет корифей - особенный собутыльник ведомственного архива -, в присутствии работника делопроизводственной здание один впоследствии проведения экспертизы научно исторической ценности, полного благоустройства и оформления. Дела постоянного и длительного хранения передаются в архив воспоследовать описаниями. При этом для всех экземплярах напротив каждого дела делается знак о ее наличии. В конце каждого экземпляра описания корифей архивом или лицо, ответственное воспоследовать архив учреждения, расписывается в принятии дел с обязательным указанием цифрами и буквами количества переданных к архиву дел, проставляет дату. Один единица описания возвращается структурному подразделению, а остальные остаются в архиве. Дела временного хранения могут передаваться в архив учреждения воспоследовать номенклатурой. 7. Подготовка и передача дел в ведомственный архив Закончены делопроизводством дела постоянного и временного хранения (больше 10 лет) хранения сообразно окончании календарного года, в котором они были заведешь, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. 4.1. Оформление дел. 4.1.1. Оформление дел проводится рабочими здание делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находились привычка и образование дел, с методической вследствие и около контролем ведомственного архива. Полное или частичное оформление дел. 4.1.2. В зависимости вследствие срока хранения проводится полное или частичное оформление дел. 4.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (больше 10 лет) хранение и сообразно личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивание дела; нумерация листов дела; составление заверявшей надписи дела; составление в необходимых случаях внутреннего описания документов дела; внесение необходимых уточнений в обстановка обложки дела. Дела временного (до 10 годов включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела позволяется сохранять в скоросшивателях, не жить пересистематизацию документы, лист дела не нумеровать, заверявшие надписи не составлять. Подшивание дела. 4.1.4. Документы, которые составляют дело, подшиваются для 4 протоколу в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чигання текста всех документов. 4.1.5. Дела постоянного хранения, которые состоят из документов особенной научно исторической, художественной или другой ценности, или неформальных документов, сохраняются в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в картонных футлярах (коробках). При наличии в деле отдельных отдельно пенных документов, а также неиспользованных личных документов, настоящие документы укладываются в конверт, который после подшивается в дело. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверявшей надписи, а в начале дела - бланки форм для внутреннего описания документов. Нумерация листов. С целью обеспечения хранения и закрепления порядка местонахождения листов, весь письма, кроме внутренних описаний, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным графическим карандашом. Использование чернил или цветных карандашей запрещается. Письма внутреннего описания нумеруются отдельно. Если занятие состоит из нескольких томов или чаще, она нумеруется сообразно каждой части отдельно. Фотографии, чертежи диаграммы и другие иллюстративные материалы для самостоятельных листах нумеруются для обратной стороне в левом верхнем углу. Составленное письмо разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Листы с наглухо наклеенными документами нумеруются как одно письмо. Если к документу подклеваны другие документы, то круг бумага нумеруется отдельно. Подшитые в занятие конверты со вставками нумеруются беспричинно : прежде конверт, а кроме каждая вставка. Подшитые в занятие документы с собственной нумерацией писем (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную информацию. В случаях большей количества ошибок в нумерации листов в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной черточкой, а около относится новый комната каждого листа. В конце дела складывается новый заверявший надпись, быть этом старая вывеска зачеркивается, один сохраняется. При наличии отдельных ошибок в нумерации писем сообразно делам, который готовятся к передаче для государственное хранение, позволяется сообразно согласованию с государственным архивом использования литерных номеров листов. Составление заверявшей надписи дела. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации складывается заверявший вывеска дела. Заверявший вывеска складывается в деле для отдельном листке - завирнику, в книжках - для обратной стороне последнего чистого листка, в картотеке - для отдельному чистому листку. Запрещается воспитывать заверявший вывеска для обложку дела. Если занятие подшито без листка-завирника, он наклеивается для внутреннюю сторону обложки. В заверявшей надписи указывается цифрами и прописью граница пронумерованных листов и отдельно, вследствие знак " ", граница знаков внутреннего описания. В заверявшей надписи указываются следующие особенности нумерации документов: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками сообразно газетам; номера крупноформатних листов; номера конвертов с вкладками то граница вложенных в них листов. Заверявший вывеска подписывается тем, кем составленный, указывается занятие и дата. Все следующие изменения (замена оригиналов копиями, подсоединение новых документов и беспричинно далее) отмечаются в заверявшей надписи с ссылкой для подходящий акт. Составление внутреннего описания: 4.1.21. Для учета документов отдельных категорий дел постоянного и временного (больше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (особенно ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении научных степеней) складывается внутреннее изображение документов. Внутренний изображение должен также писать сообразно делам, сформированных сообразно типам документов. Необходимость составления описания определяется инструкцией сообразно ведению делопроизводства в учреждении. Внутреннее изображение складывается для отдельном листке воспоследовать формой, которая содержит весть о порядковых номерах документов, их индексах, дать, заглавия. До внутреннего описания складывается итоговий запись, в которой указывается цифрами и прописью граница документов то граница листков внутреннего описания.