исследования позволили выявить, что отдельные работы с документами складываются из 5 % творческих операций, 55 % операций по согласованию и 40 % технических операций с документами.
Учету подлежат все документы, независимо от их авторства, содержания, факта регистрации, подлинности или копийности, способа изготовления и хранения.
Количество и тиражность регистрируемых документов учитывают на местах их регистрации, количество дополнительно изготовленных копий – на местах их изготовления, количество нерегистрируемых документов – путем просмотра дел, в которых они сосредотачиваются. При подсчете количества документов за единицу учета принимают каждый экземпляр, в том числе размноженный, машинописный, хранимый в памяти ЭВМ. Подсчет количества размноженных экземпляров документов производят по журналу учета работы средств оперативного размножения. Подсчет количества машиночитаемых документов производят по журналам учета работы ЭВМ.
Недостатки работы с документами:
· неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;
· загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;
· недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.
В учреждениях первой категории общее количество документов подсчитывают по видам, структурным подразделениям и адресатам. В других категориях учреждений такой подсчет объема документооборота применяют только при необходимости.
Входящие и сходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов.
Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.
В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота.
Структурные подразделения |
Входящие |
Исходящие |
Внутренние |
||
по группам документов |
по корреспондентам |
по группам документов |
по адресатам |
по группам документов |
|
Итого: |
Начальник канцелярии
00.00.0 И.О. Фамилия
Данные об объеме документооборота, представленные в канцелярию, обрабатываются, анализируются, обобщаются и передаются руководству фирмы в виде отчетов с предложениями по совершенствованию документационного обеспечения управления фирмы.
Основные этапы документооборота совпадают с шагами общей схемы организации работы с документами фирмы (рис. ). Перед работниками стоят задачи упорядочения документооборота, устранения изменений документации. В конечном итоге это должно привести к сокращению ненужного информационного потока, времени прохождения документов по инстанциям учреждений, исключая повторности операций работы с документами и повышения общей организованности работы управленческого аппарата. Ускорение документооборота может быть достигнуто за счет сокращения его объема. Наблюдается рост притока ненужной информации более 40-50 % всей информации является балластом в информационном потоке.
Рационализация документооборота предполагает осуществление постоянного анализа прохождения документов, его структуры и объема
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.