Организация работы с документами. Обработка отправляемых документов

исследования позволили выявить, что отдельные работы с документами складываются из 5 % творческих операций, 55 % операций по согласованию и 40 % технических операций с документами.

Учету подлежат все документы, независимо от их авторства, содержания, факта регистрации, подлинности или копийности, способа изготовления и хранения.

Количество и тиражность регистрируемых документов учитывают на местах их регистрации, количество дополнительно изготовленных копий – на местах их изготовления, количество нерегистрируемых документов – путем просмотра дел, в которых они сосредотачиваются. При подсчете количества документов за единицу учета принимают каждый экземпляр, в том числе размноженный, машинописный, хранимый в памяти ЭВМ. Подсчет количества размноженных экземпляров документов производят по журналу учета работы средств оперативного размножения. Подсчет количества машиночитаемых документов производят по журналам учета работы ЭВМ.

Недостатки работы с документами:

·  неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;

·  загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;

·  недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.

В учреждениях первой категории общее количество документов подсчитывают по видам, структурным подразделениям и адресатам. В других категориях учреждений такой подсчет объема документооборота применяют только при необходимости.

Входящие и сходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов.

Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота.

Начальник канцелярии

00.00.0                                                                    И.О. Фамилия

Данные об объеме документооборота, представленные в канцелярию, обрабатываются, анализируются, обобщаются и передаются руководству фирмы в виде отчетов с предложениями по совершенствованию документационного обеспечения управления фирмы.

Основные этапы документооборота совпадают с шагами общей схемы организации работы с документами фирмы (рис.   ). Перед работниками стоят задачи упорядочения документооборота, устранения изменений документации. В конечном итоге это должно привести к сокращению ненужного информационного потока, времени прохождения документов по инстанциям учреждений, исключая повторности операций работы с документами и повышения общей организованности работы управленческого аппарата. Ускорение документооборота может быть достигнуто за счет сокращения его объема. Наблюдается рост притока ненужной информации более 40-50 % всей информации является балластом в информационном потоке.

Рационализация документооборота предполагает осуществление постоянного анализа прохождения документов, его структуры и объема