Разработка номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел

Классификация документов - это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку оформленную по определенным правилам.

Классификация документов фирмы отражается в специальном каталоге, называемом номенклатурой дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, журналов, картотек и каталогов, заводимых в фирме, с присвоенными им индексами и указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел разрабатывается в целях обоснованной классификации документов, закрепления индексации дел и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Фирма разрабатывает форму Номенклатуры дел, обязательную для применения всеми службами и направлениями деятельности фирмы.

На разных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

·  по названию видов документов ("Акты", "Приказы" и т.д.);

·  по содержанию документов ("Контракты по поставке … за 19… г.");

·  по объектам, фирмам-контрагентам ("Документы по совместной деятельности с АО … за 19…г.");

·  по корреспондентам, с которыми ведется переписка ("Переписка с АО … по финансовым вопросам за 19…г.");

·  по грифу ограничения доступа к документам ("КТ", "Конфиденциально"), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона и т.д.

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой фирмы. Номенклатура дел разрабатывается (уточняется) в конце каждого календарного года по установленной форме, переоформляется, утверждается и вводится в действие с 1 января на очередной календарный год. Номенклатуру дел разрабатывает секретарь-референт или архивист предприятия.

При разработке Номенклатуры дел используют следующие документы:

·  учредительные документы фирмы;

·  положения о функциональных службах и направлениях деятельности;

·  структура и штатная численность фирмы;

·  штатное расписание фирмы;

·  номенклатура дел прошлых лет;

·  существующие картотеки, каталоги, журналы и другие документы фирмы;

·  действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения;

·  действующие основные правила работы ведомственных архивов;

·  действующие нормативно-методические документы.

Номенклатура дел подписывается секретарем-референтом, визируется всеми руководителями направлений, предоставивший проекты в сводную