Документы, подписанные руководством передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.
Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.
ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
Отправляемые из фирмы документы называют исходящими.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
· составление проекта документа;
· согласование проекта документа;
· проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
· подписание документа руководителем;
· регистрация документа;
· отправка документа адресату;
· подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом.
Исходящие документы оформляются в 2х экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр).
Перемещение документа от одного этапа к другому осуществляет ответственный исполнитель или автор инициативного документа. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю.
После регистрации руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов. Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления.
№ п\п |
Индекс (номер) документа |
Адресат (кому) |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполнитель |
Примечание |
Рис. . Примерная форма Журнала регистрации исходящих документов
Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
При приеме документов на отправку сотрудник проверяет правильность оформления документов:
· соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;
· наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;
· наличие адреса;
· соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
· наличие даты и индекса дела по номенклатуре;
· наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
· наличие подписи, печати (при необходимости).
При отправке документов адресату соблюдается следующее.
Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
На заказную и ценную корреспонденцию дополнительно составляют реестр или опись рассылки в двух экземплярах, один из которых остается на почте, а другой подшивается в дело. В реестре проставляются фамилии отправителя и дата отправки.
Если на экземплярах перечислено два-четыре адреса, то при отправке сотрудник подчеркивает тот адрес, куда данный экземпляр отправляется
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.