Прием и обработка входящей корреспонденции. Составление и оформление исходящей документации

Документы, подписанные руководством передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.

Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.

ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

·  составление проекта документа;

·  согласование проекта документа;

·  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

·  подписание документа руководителем;

·  регистрация документа;

·  отправка документа адресату;

·  подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом.

Исходящие документы оформляются в 2^х экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр).

Перемещение документа от одного этапа к другому осуществляет ответственный исполнитель или автор инициативного документа. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю.

После регистрации руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов. Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления.

Рис.   . Примерная форма Журнала регистрации исходящих документов

Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.

После регистрации и  присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

При приеме документов на отправку сотрудник  проверяет правильность оформления документов:

·  соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;

·   наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

·  наличие адреса;

·  соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

·  наличие даты и индекса дела по номенклатуре;

·  наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

·  наличие подписи, печати (при необходимости).

При отправке документов адресату соблюдается следующее.

Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

На заказную и ценную корреспонденцию дополнительно составляют реестр или опись рассылки в двух экземплярах, один из которых остается на почте, а другой подшивается в дело. В реестре проставляются фамилии отправителя и дата отправки.

Если на экземплярах перечислено два-четыре адреса, то при отправке сотрудник подчеркивает тот адрес, куда данный экземпляр отправляется