Организация документооборота. Прием и обработка входящих документов. Регистрация и индексирование документов

Страницы работы

Фрагмент текста работы

Если в тексте док-та есть полное наименование приложения, то отметки о наличии приложений оформляются сокращенно.

Если док-т имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование док-тов, входящих в приложение.

Например. Приложение: 1.Инструкция по делопроизводству на 10л.

                                          в 3 экз.

                                  2.Отзыв на проект инструкцию на 4л.в 2экз.

Если к док-ту прилагается док-т, имеющий приложения, то отметка о наличии приложений, оформляется следующим образом.

Приложение: Договор о ремонте здания от 03.02.01. №2 и приложения к нему, всего на 5 листах.

В случае, когда док-т  отправляется несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается.

Приложение: на 4л. в 1экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется:

-слово «Приложение»

-№ приложения

-наименование док-та

-дата док-та

-№ основного док-та.

Например:                                                          Приложение 1

                                                                            к приказу директора

                                                                            от 15.01.01. №14


21-Подпись

Подпись - один из основных способов удостоверения док-тов. Подпись на док-те проставляет лицо, которое несет ответствен-

ность за содержание данного док-та. Подписывается только первый экземпляр док-та. В состав входят:

-наименование должностного лица,

-его личная подпись,

-расшифровка подписи.

Наименование должностного лица должно быть полное, если док-т оформлен на бланке организации.

Например:

Директор филиала «Восток»                            А.И.Чехонадских.

В ВУЗах, научных учреждениях в должностях указывается ученая степень, звание.

Например:

Проректор по научной работе, доцент, к.т.н           В.А.Костин

Если за содержание док-та ответственность несут несколько лиц, то подписи должны быть соответствующими. В этом случае, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если док-т подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне.

Декан факультета                                      Декан факультета

«Экономики и управление                        радиоаппаратуры

на предприятиии»

Несколькими лицами подписываются док-ты коллегиальных органов и док-ты, составленные комиссией. В первом случае док-т подписывают председатель и секретарь. Если же док-т составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии указываются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии  (подпись)                           А.А.Иванов

Члены комиссии:

Док-т м.б. подписан исполняющим обязанности с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Нужно допечатать «зам» или «И.О.», но не от руки писать.

22-Гриф согласования

Проекты подготовленных док-тов перед подписанием в ряде случаев сталкиваются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет 2 варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом, чаще всего протоколом, письмом и т.п.

Например:

1.СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ученого                    Директор филиала

совета филиала «Восток»                                 (подпись) Чехонадских

09.08.01 №2                                               08.08.01

В примере 1 после слова СОГЛАСОВАНО указывается вид док-та, дата и номер.

В примере 2 после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименова-

ние должности, ставится личная подпись, расшифровка и указыва-

ется дата.

23-Виза

Внутреннее согласование визы проводится с теми подразделения-

ми, участие которых предусмотрено при регистрации данного док-та. В учреждениях, имеющих юридическую службу, док-ты до подписания согласовываются с юристом. Если выполнение док-та связано с финансовыми затратами, то требуется согласование с финансовой службой. Виза состоит из указателя должности, подписи, ее расшифровки и даты.

Например: Гл.бухгалтер

                   (подпись) И.И.Иванова

                   03.09.01.

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата. В случае не согласия с док-том, наличие замечаний и дополнений к проекту излагаются на отдельном листе.


В этом случае виза оформляется так:

С замечаниями…………………………………………………

личная подпись                                 расшифровка подписи

Дата

24-Печать

На некоторых док-тах, для заверения подлинности, на подпись проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают 2 видов: гербовая печать и несколько простых.

Гербовая печать круглее: в центре изображения герб, а по окружно-

сти-полное название учреждения на русском языке и на другом языке субъектов. Гербовая печать проставляется на подлинных док-тах, договорах, паспортах, дипломов, трудовых книжках и т.д.

Многие бухгалтерские док-ты требуют проставления гербовой печати-гарантийные письма на выполнение работы, поручения, доверенности и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части.

Например:

Овал: Ф-9
 
 


Письма, выполняемые на бланках, где указывается наименование фирмы, не требуют удостоверение печатью.

25 -Отметка о заверении копии

Секретарю часто приходится заверять соответствующие копии

Похожие материалы

Информация о работе