Если в тексте док-та есть полное наименование приложения, то отметки о наличии приложений оформляются сокращенно.
Если док-т имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование док-тов, входящих в приложение.
Например. Приложение: 1.Инструкция по делопроизводству на 10л.
в 3 экз.
2.Отзыв на проект инструкцию на 4л.в 2экз.
Если к док-ту прилагается док-т, имеющий приложения, то отметка о наличии приложений, оформляется следующим образом.
Приложение: Договор о ремонте здания от 03.02.01. №2 и приложения к нему, всего на 5 листах.
В случае, когда док-т отправляется несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается.
Приложение: на 4л. в 1экз. в первый адрес.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется:
-слово «Приложение»
-№ приложения
-наименование док-та
-дата док-та
-№ основного док-та.
Например: Приложение 1
к приказу директора
от 15.01.01. №14
21-Подпись
Подпись - один из основных способов удостоверения док-тов. Подпись на док-те проставляет лицо, которое несет ответствен-
ность за содержание данного док-та. Подписывается только первый экземпляр док-та. В состав входят:
-наименование должностного лица,
-его личная подпись,
-расшифровка подписи.
Наименование должностного лица должно быть полное, если док-т оформлен на бланке организации.
Например:
Директор филиала «Восток» А.И.Чехонадских.
В ВУЗах, научных учреждениях в должностях указывается ученая степень, звание.
Например:
Проректор по научной работе, доцент, к.т.н В.А.Костин
Если за содержание док-та ответственность несут несколько лиц, то подписи должны быть соответствующими. В этом случае, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если док-т подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне.
Декан факультета Декан факультета
«Экономики и управление радиоаппаратуры
на предприятиии»
Несколькими лицами подписываются док-ты коллегиальных органов и док-ты, составленные комиссией. В первом случае док-т подписывают председатель и секретарь. Если же док-т составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии указываются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии (подпись) А.А.Иванов
Члены комиссии:
Док-т м.б. подписан исполняющим обязанности с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.
Нужно допечатать «зам» или «И.О.», но не от руки писать.
22-Гриф согласования
Проекты подготовленных док-тов перед подписанием в ряде случаев сталкиваются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет 2 варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом, чаще всего протоколом, письмом и т.п.
Например:
1.СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ученого Директор филиала
совета филиала «Восток» (подпись) Чехонадских
09.08.01 №2 08.08.01
В примере 1 после слова СОГЛАСОВАНО указывается вид док-та, дата и номер.
В примере 2 после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименова-
ние должности, ставится личная подпись, расшифровка и указыва-
ется дата.
23-Виза
Внутреннее согласование визы проводится с теми подразделения-
ми, участие которых предусмотрено при регистрации данного док-та. В учреждениях, имеющих юридическую службу, док-ты до подписания согласовываются с юристом. Если выполнение док-та связано с финансовыми затратами, то требуется согласование с финансовой службой. Виза состоит из указателя должности, подписи, ее расшифровки и даты.
Например: Гл.бухгалтер
(подпись) И.И.Иванова
03.09.01.
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата. В случае не согласия с док-том, наличие замечаний и дополнений к проекту излагаются на отдельном листе.
В этом случае виза оформляется так:
С замечаниями…………………………………………………
личная подпись расшифровка подписи
Дата
24-Печать
На некоторых док-тах, для заверения подлинности, на подпись проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают 2 видов: гербовая печать и несколько простых.
Гербовая печать круглее: в центре изображения герб, а по окружно-
сти-полное название учреждения на русском языке и на другом языке субъектов. Гербовая печать проставляется на подлинных док-тах, договорах, паспортах, дипломов, трудовых книжках и т.д.
Многие бухгалтерские док-ты требуют проставления гербовой печати-гарантийные письма на выполнение работы, поручения, доверенности и т.д.
Простые печати бывают различной формы: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части.
Например:
 |
|||||
|
|
|||||
 |
|||||
Письма, выполняемые на бланках, где указывается наименование фирмы, не требуют удостоверение печатью.
25 -Отметка о заверении копии
Секретарю часто приходится заверять соответствующие копии
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.