Проставляется на док-тах, исходящих из крупных учреждениях. Проставляется Ф.И.О. и № телефона. Желательно имя, отчество писать полностью. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа док-та в левом нижнем углу.
Например:Иванова или Иванова
2-00-19 Анна Петровна
2-00-19
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил:
-если док-т подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне
-последнего лица док-та
-на док-тах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается кол-во изготовленных экземпляров
-на док-тах, имеющих гриф ограничения, указывается не только кол-во экземпляров, но и адрес каждого.
Например: Иванова
Анна Петровна
2-00-19
20 экз.
или
Иванова
Анна Петровна
2-00-19
экз.№1-в отдел №2
экз.№2-в отдел №10
экз.№3-в адрес
27 - Отметка об исполнии док-та и направлении его в дело.
Заверщающая отметка на док-те-это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в док-те, или направлении ответа. Проставляется для последующего хранения и использования в справочных целях. Этот реквизит проставляется на первой странице док-та.
Данный реквизит включает в себя:
-слово «В дело» и № дела, в котором будет хранится док-т с указанием года при отсутствии копии ссылки на № и дату ответного док-та
-краткие сведения об исполнении док-та
-подпись исполнителя док-та и дату
Например:
1.В дело 13 за 2001г.
Иванова 13.02.01
2.Сообщено по телефону О.И.Ивановой 13.02.01
В дело 13 за 2001г.
Иванова 13.02.2001г.
3.Ответ направлен
13.02.01г.
В дело 13 за 13.02.01
Иванова 13.02.01
4.Рассмотрено на заседании ученого совета
Протокол заседания от 10.01.01 №2
В дело 13 за 13.02.01
Иванова 13.02.01.
28 - Отметка о поступлении документа в организацию
После поступления док-та в орг-ию, секретарь должен зарегистри-
ровать входящий док-т. Отметка, как правило, ставится с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя:
-наименование орг-ии
-дату поступления
-входящий регистрационный номер
Например: Филиал «Восток» КГТУ им. А.Н.Туполева
Дата
Входящий номер
Дата является поисковым признаком и началом отчета срока исполнения поступившего док-та. С этого числа док-т считается в работе учрежден и учреждение отвечает за полученный док-т.
Проставлять отметку о получении док-та рекомендуется на нижнем поле док-та. Для док-тов, полученных по факсу или почтой, дата и время поступления фиксируется автоматически.
29 - Отметка не автоматического поиска док-та.
Если док-т вводится или создан на компьютере, на док-те делается спец. отметка.
В отметку входят:
-имя файла
-код оператора
-дата
-место изготовления и др.
Отметка располагается на нижнем поле каждого листа док-та.
а:/student.doc
010203
21/02/01.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланк - стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для перемещенной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составлении документа.
Для каждого документа определяется конкретный набор реквизитов. Некоторые реквизиты являются обязательными. К ним относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на бумагу типографическим способом с помощью компьютера или любого специального штампа и образуют официальный бланк документа.
ГОСТ предлагает такие виды бланков (Р6.30-97):
-общий бланк для всех видов ОРД
-бланк конкретного вида документа, кроме письма (например: приказ)
-бланк для письма.
Установлено 2 формата бланков: А4(210*297) или А5(148*420).
Документы, содержащие таблицы и графики, планы и др., оформляются на формате А3(297*420).
Размеры полей должны быть не менее:
-левое поле-20мм
-правое поле-10мм (3-4 печатных знака)
-верхнее поле-20мм (6-7 печатных знака)
-нижнее поле-10мм.
Это минимальные размеры полей - меньше не допускается, т.к. будет затруднено дальнейшее оформление и хранение - документов, но большие поля допустимы, поэтому указанные размеры полей - обычно для писем. А для документов долгого и постоянного хранения, которые будут переплетены, следует установить левое поле - 35мм (13 печатных знаков).
НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ.
Текст документов на бланке формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5-через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, необходимо печатать через 2 межстрочных интервала.
Реквизиты, кроме текста, которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
Остальные части реквизитов
14-адресат
15-гриф утверждения док-та
20-отметка о наличии приложения
22-гриф согласования док-та.
Отделяют друг от друга 1.5-2 межстрочными интервалами.
Например:
Директору филиала
«Восток» КГТУ им.А.Н.Туполева
[1.5]
Чехонадских А.И.
ИЛИ УТВЕРЖДАЮ
[1.5]
Директор филиала
«Восток»
[1]
_________А.И.Чехонадских.
ИЛИ
СОГЛАСОВАНО
[1.5]
Директор филиала
[1]
____________А.И.Чехонадских
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами без кавычек. Расшифровка подписи в реквизите «подпись» печатают на одном уровне последней строки наименование должности.
Например:
Заведующему кафедрой КНД
КГТУ им. А.Н.Туполева
______________М.Г.Хусаинов
Максимальная длина строки реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его дополнительно продлевают до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. При печатании документов используется 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:
0-от границы левого поля для печатании реквизитов:
-заголовок к тексту
-текст (без абзаца)
-отметка о наличии приложения
-Ф.И.О. исполнителя
-отметка об исполнении документа и направление в дело
-наименование должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования»
-подпись «Верно»
слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».
ВСЕГО: 13 печатных знаков.
1- после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте.
ВСЕГО: 18 знаков.
2-после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.
3-после 24 печатных знаков для составления таблиц.
4-после 32 печатных знаков для реквизита «адресат».
5-после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к док-ту».
6-после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись».
7-после 56 печатных знаков для составления таблиц.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов.
На бланках документов реквизит ЗАГОЛОВОК располагаются центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
Документы по форме и по содержанию разделяются на:
1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
-устав
-должностная инструкция
-положения
-штатное расписание
-структура и штатная численность
2.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
-приказ
-распоряжение
-указание
-постановление
-решение
3.ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
-акт
-протокол
-докладная записка
-объяснительная записка
-служебная записка
4.ПИСЬМО
5.СПРАВКА и др.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОК-ТЫ.
Процесс принятия решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел содержится в различных источниках, но важное место среди них занимают справочно-информационные док-ты: акты, справки, записки и др. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к организационным, распорядительным документам и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к дальнейшим действиям, но может быть только принята к сведению.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (Д.З.).
В д.з. можно создавать изложение какого-либо вопроса или факта, вывода и приложения составителя, адресованное руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания и назначения д.з. делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата, д.з. бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.
Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.
Датой документа считается дата ее подписания.
Текст д.з. делится на 2 части.
Первая-изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
Вторая-выводы, мнения составителя-организации или должностного лица.
Реквизиты внутренней д.з.
1. Наименование структуры подразделения-автора док-та. 06
2. Наименование вида док-та-ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. 08
3. Дата, номер (не обязательно). 09
4. Адресат. 14
5. Заголовок. 17
6. Текст. 19
7. Приложение (если есть). 20
8. Подпись. 21
9. Отметка об исполнении док-та и направление его в дело. 27
Реквизиты внешней д.з.
1. Наименование организации (наименование министерства или ведомства структурного подразделения)-автора док-та. 06
2. Наименование вида док-та-ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. 08
3. Дата, номер. 09
4. Место издания. 12
5. Адресат. 14
6. Заголовок. 17
7. Текст. 19
8. Приложение (если есть). 20
9. Подпись. 21
10.Отметка об исполнении док-та и направлении его в дело 27
Текст, если написан от руки, печатают через 1.5 межстрочных интервала. Не следует текст начинать словами «Довожу до вашего сведения». Текст состоит из 2 частей.
Образец внутренней д.з.
Директору филиала
«Восток»
Чехонадских А.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
13.03.01.
При проверке посещаемости студентов 2 курса (специальности
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
