Обработка внутренних документов
Документы, издаваемые фирмой для внутреннего использования (внутренние документы), проходят следующие этапы обработки:
· подготовка и оформление внутренних документов;
· подписание (утверждение) документов у руководителя;
· регистрация внутренних документов;
· передача внутренних документов исполнителям;
· подшивка в дело подлинников внутренних документов.
Внутренними называются все виды документов, разработанные на фирме и предназначенные для внутрифирменного использования. Подготовленный, согласованный, завизированный проект документа передают секретарю-референту для подписания руководителем фирмы. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку.
На этапе подписания документа руководитель фирмы имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый экземпляр. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью документа и нарушают его юридической силы.
Полностью подготовленные, оформленные и подписанные документы регистрируются.
Регистрацией внутреннего документа называется фиксация факта создания документа фирмой путем присвоения внутреннему документу даты и индекса регистрации, однозначно идентифицирующие этот документ, с последующей подписью по установленной форме сведений о его реквизитах в Журнале регистрации внутренних документов.
Журнал регистрации внутренних документов
Дата и индекс документа |
Кто подписал, разработчик |
Краткое содержание |
Резолюция, кому направлен документ |
Отметка об исполнении |
Рис. Примерная форма журнала регистрации внутренних документов
В журнале регистрации внутренних документов в хронологическом порядке по видам (разновидностям) регистрируются документы после подписания (утверждения) руководством фирмы перед передачей на исполнение.
Документы, подписанные руководством передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.
Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.
Основные этапы делопроизводства
Обобщив обработки внутренних, входящих и исходящих документов, запишем структуру делопроизводства в виде следующей схемы (рис. ), а потом составим примерный план совершенствования делопроизводства.
Составные части делопроизводства |
Операции делопроизводства |
Группы документов |
||
внутренние |
исходящие |
входящие |
||
Документирование |
Составление проекта документа |
+ |
+ |
0 |
Согласование проекта документа со специалистами |
+/- |
+/- |
0 |
|
Проверка правильности оформления документа |
+ |
+ |
0 |
|
Подписание (утверждение) документа руководителем |
+ |
+ |
0 |
|
Организация работы с документами |
Регистрация |
+/- |
+/- далее отправка адресату |
+/- разметка |
Рассмотрение документов руководителем (резолюция) |
+/- |
0 |
+/- |
|
Контроль исполнения |
+/- |
+/- |
0 |
|
Исполнение документов |
+ |
+/- |
+ |
|
Формирование дел |
+ |
Вторые экземпляры (копии) |
+ |
|
Текущее хранение и использование |
+ |
+ |
+ |
|
Передача на архивное хранение |
+/- |
+/- |
+/- |
|
Уничтожение документов |
+/- |
+/- |
+/- |
Примечание:
“+” - обязательные для данной группы документов
“+/-” - возможные для данной группы документов
“0” - не используемые
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий о составления исходящих документов и включает
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.