Обработка внутренних документов. Работа с внутренними документами

Обработка внутренних документов

Документы, издаваемые фирмой для внутреннего использования (внутренние документы), проходят следующие этапы обработки:

·  подготовка и оформление внутренних документов;

·  подписание (утверждение) документов у руководителя;

·  регистрация внутренних документов;

·  передача внутренних документов исполнителям;

·  подшивка в дело подлинников внутренних документов.

Внутренними называются все виды документов, разработанные на фирме и предназначенные для внутрифирменного использования. Подготовленный, согласованный, завизированный проект документа передают секретарю-референту для подписания руководителем фирмы. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку.

На этапе подписания документа руководитель фирмы имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый экземпляр. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью документа и нарушают его юридической силы.

Полностью подготовленные, оформленные и подписанные документы регистрируются.

Регистрацией внутреннего документа называется фиксация факта создания документа фирмой путем присвоения внутреннему документу даты и индекса регистрации, однозначно идентифицирующие этот документ, с последующей подписью по установленной форме сведений о его реквизитах в Журнале регистрации внутренних документов.

Журнал регистрации внутренних документов

Рис.   Примерная форма журнала регистрации внутренних документов

В журнале регистрации внутренних документов в хронологическом порядке по видам (разновидностям) регистрируются документы после подписания (утверждения) руководством фирмы перед передачей на исполнение.

Документы, подписанные руководством передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.

Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.

 Основные этапы делопроизводства

Обобщив обработки внутренних, входящих и исходящих документов, запишем структуру делопроизводства в виде следующей схемы (рис.  ), а потом составим примерный план совершенствования делопроизводства.

Примечание:

“+” - обязательные для данной группы документов

“+/-” - возможные для данной группы документов

“0” - не используемые

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий о составления исходящих документов и включает