Электронное кадровое делопроизводство. Изучение элементов делопроизводственного обеспечения систем управления персоналом

3 ЭЛЕКТРОННОЕ КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

3.1 Цель работы

Изучение элементов делопроизводственного обеспечения систем управления персоналом. Ознакомление с основными документами организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, нормативно-технического, экономического характера, устанавливающими нормы, правила и методы, которые используются при решении задач организации труда и управления персоналом. Изучения способов формирования приказов, типовых кадровых отчетов и особенностей конструирования произвольных форм кадровой отчетности на примере программного комплекса PersonPro2.0. Приобретение практических навыков автоматизированного формирования типовых документов (должностных инструкций, приказов, и др.), что регламентируют работу персонала предприятия.

3.2 Методические указания по организации самостоятельной работы студентов

3.2.1 При подготовке к лабораторной работе необходимо:

-  повторить лекционный материал; теоретический материал, представленный в пункте 3.2.2 методических указаний; соответствующие разделы литературы [1,2,4] по вопросам определения основных терминов кадрового делопроизводства; структуры и состава делопроизводственного, информационного, нормативно-справочного обеспечения систем управления персоналом; описания документов, необходимых для работы с персоналом организации; кадрового документооборота; разработки и внедрения автоматизированных систем учета и управления персоналом.

-  ознакомиться с функциональными возможностями программного комплекса PersonPro2.0 по вопросам ведения электронного кадрового делопроизводства [3];

-  ознакомиться с содержанием и формой документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, нормативно-технического, экономического характера, которые представлены в электронном виде:

1)  «Кодексом законов о труде Украины»;

2) «Государственным классификатором Украины. Классификатором профессий. ДК-003-95»;

3) типовыми должностными инструкциями;

4) утвержденными формами для кадрового делопроизводства.

3.2.2 Рассмотрим некоторые основные теоретические положения, необходимые для выполнения данной лабораторной работы.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом – это набор условий для работы с документами, которые циркулируют в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (получения) работниками кадровой службы до завершения выполнения и передачи в другие подразделения [1,4].

К делопроизводственным функциям относятся:

-  обработка документации, которая поступает и передается;

-  доставка документов работникам системы управления персоналом для выполнения;

-  регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

-  формирование личных дел работников в соответствии с утвержденной номенклатурой;

-  размножение документов по кадровым вопросам;

-  передача документации с учетом вертикальных и горизонтальных связей;

-  контроль выполнения документов и др.

В рамках кадрового делопроизводственного обеспечения обязательными документами, необходимыми для работы с персоналом предприятия или организации, являются: трудовой договор; приказ о приеме на работу; личная карточка работника (форма П-2); штатное расписание; учетная карточка научного работника; приказ о переходе на другую работу; приказ о предоставлении отпуска; график отпусков; приказ о прекращении трудового договора (контракта); приказ о направлении работника в командировку; командировочное удостоверение; приказ о поощрении работника; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; докладные записки; акты; правила внутреннего трудового распорядка; положение о кадровой службе; положение о структурных подразделениях; должностные инструкции; положение об аттестационной комиссии; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; трудовые книжки; соглашения о материальной ответственности; перечень данных, которые составляют коммерческую тайну; листки временной неработоспособности и др.

Документирование движения кадров – неотъемлемая обязанность любого предприятия независимо от масштабов его деятельности и форм собственности. При этом под движением (перемещением) персонала понимают: прием на работу, переход на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командировки.

Документы, подготовленные в отделе кадров, передаются в другие отделы как внутри предприятия, так и за его границами (осуществляется кадровый документооборот).

В бухгалтерию направляются такие документы:

-  приказы о приеме на работу, перемещении и увольнении сотрудников;

-  приказы на отпуск и командировки;

-  больничные листы;

-  табели отработанного времени (если табелирование ведется в отделе кадров).