Руководству предприятия могут быть нужны от отдела кадров отчеты произвольной структуры для принятия управленческих решений. Условно к отчетам для руководства можно отнести:
- индивидуальные сведения о сотруднике;
- списки различных категорий сотрудников;
- события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и др.);
- анализ текучести кадров и кадрового состава;
- штатное расписание и др.
Также отдел кадров осуществляет передачу различных документов в Пенсионный фонд, центр занятости, органы государственной статистики. Для этого используются утвержденные типовые для всей страны формы отчетов.
3.2.3 Рассмотрим особенности ведения электронного кадрового делопроизводства в программном комплексе PersonPro2.0.
Задача кадрового делопроизводства в PersonPro2.0 связана с модулями «Приказы», «Расчет стажа» и подсистемой «Отчеты».
Изменение категории и статуса персонала (прием, перемещение и увольнение, изменение оклада и т.п.) может проводиться только на основании приказа. Издание и проведение приказов проводится посредством модуля «Приказы», который позволяет сформировать персональные, групповые приказы и приказы по организации. Персональные приказы (только для одного сотрудника) могут создаваться также на панели «Приказы» в «Карточке сотрудника».
PersonPro 2.0 позволяет создавать, вести учет и проводить обработку различных типов приказов, которые представлены в дереве типов приказов. Это дерево имеет три уровня иерархии узлов:
- категории (персональные, групповые и приказы по организации);
- группы (в категории персональные: отпуска, командировки; приемы, переводы, увольнения; другие);
- типы приказов.
Любой приказ проходит две фазы – издание и проведение. На фазе издания происходит формирование содержания, печать, согласование и подписание соответствующим должностным лицом. После подписания приказа руководителем проводится его проведение, то есть занесение или изменение в базе данных соответствующей информации согласно типу приказа.
Все люди, связанные с организацией, разделены в PersonPro2.0 на три категории: кандидаты; сотрудники, которые работают; уволенные.
При первом контакте потенциальный работник регистрируется как кандидат.
В случае его принятия на работу путем издания и проведения соответствующего приказа, он переходит в категорию работающих сотрудников.
При увольнении сотрудника, опять-таки по приказу, он переходит в категорию уволенных сотрудников. Предусмотренная возможность включения уволенного сотрудника в категорию кандидатов.
Для кандидатов используется два типа приказов – прием на работу и назначение на должность (для руководящего состава). Для работающих сотрудников система позволяет готовить произвольные кадровые приказы (перевод на постоянную или временную должность, увольнение, изменение оклада, персональных надбавок, предоставления отпусков и направления в командировку и т.п.).
Групповой приказ – это совокупность нескольких, в общем случае, разнородных персональных приказов, соединенных одним документом и датой издания. Персональные приказы, которые входят в групповые, не отображаются в списке персональных приказов в «Каталоге приказов», но в списке приказов по каждому сотруднику и карьере они присутствуют.
Типы приказов могут добавляться и самим пользователем программы.
При проведении приказов в «Карточку сотрудника» в его карьеру автоматически заносится информация о перемещениях сотрудника и других изменениях его состояния.
Для генерации текста приказа и его печати используется встроенный в Windows текстовый редактор WordPad.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.