Формирование технологических процессов обработки информации в системе, страница 6

9.  При заполнении графы расход кладовщик просматривает все документы расхода материалов месяц (требование-накладная) и из них переносит информацию в графу наименование - № документа и название, по которому произошел расход  материала

10.  Заполняется графа количество материала

11.  Заполняется графа сумма материала  (на основе документов, по которым производился расход)

12.  По окончании заполнения граф – расход, приход, кладовщик высчитывает сальдо конечное на конец месяца. Вносится число, на которое производится расчет, и вносится  сумма стоимости остатка на складе материала

13.  Контроль правильности внесенной информации кладовщиком. Проверка правильности рассчитанного сальдо.

Выявленные недостатки по 2-ум ОТП

(входной ОТП + выходной ОТП):

1.  Вероятность возникновения ошибок в расчете итоговой суммы, так как вычисления проводятся вручную

2.  Возможность возникновения ошибок при заполнении документа (орфографические, синтаксические)

3.  Исправления в документе (что недопустимо)

4.  Формирование даты самостоятельно при заполнении документа, можно ошибиться и неверно указать число

5.  Формирование номера документа вручную. Для этого нужно перебрать стопку таких же документов, чтобы правильно указать номер (велика вероятность перепутать номера и возможно  возникновение 2-ух документов с одним номером)

6.  Большая вероятность блочных ошибок

7.  Слабый контроль (только визуальный)  при заполнении граф  - возможны ошибки

Критерии:

1.  Максимум достоверности вводимой информации (минимальное  число  ошибок при переносе в документ)

2.  Уменьшить время ввода информации

3.  Снижение трудоемкости заполнения документа (так как основные специалисты ведут учет на предприятии, меньше времени остается на выполнение своих функций)

4.  Ликвидация  и минимизация потери времени при передаче документов по подразделениям

5.  Минимальное время обработки информации

7. Методы устранения недостатков МТП и ОТП

1.  Автоматизированный документооборот на предприятии и введение электронно-цифровой подписи на документах

2.  Автоматизация рабочих мест на складе, в отделе снабжения и бухгалтерии и на всем предприятии вцелом

3.  Покупка и установка программных продуктов 1С:Предприятие, 1С:Склад

4.  Расчет данных и всех показателей производить автоматически в  MS Exel либо в других программах (для устранения возникновения ошибок при расчете суммы)

8. Изменения маршрутных и операционных технологических  процессов при устранении недостатков

МТП входной – формирование требования-накладной

v  В подразделении мастер  заявляет начальнику  подразделения (или цеха) о том, что ему необходимы материалы.

v  Далее начальник подразделения формирует на компьютере в системе требование-накладную на выдачу этого материала. Документ не рукописный, а форма его уже сформирована в системе.  На обработку уходит 2 мин. При формировании заполняются все графы и строки документа: указывается количество нужного материала по требованию мастера, наименование материала.

v  Документ по системе электронного документооборота поступает в отдел сбыта, где менеджеры проверяют возможность отпуска материала. По электронным справочникам проверяют все данные и разрешают отпуск материала. Обработка 2 мин.

v  Документ приходит в бухгалтерию, где  он утверждается, т.е. бухгалтер смотрит, что нужно данному подразделению, проводит данную операцию и утверждает его. При этом в документ записывается проводка. Обработка – 3 мин.

v  Требование-накладная приходит на склад материалов, где заведующий складом принимает эту накладную и выдает необходимый материал в нужном количестве. Обработка происходит за 2 мин.

ОТП:

1.  Заявление мастера в необходимости материалов

2.  Формирование требования-накладной

3.  Контроль возможности отпуска материала

4.  Контроль возможности проведения данной операции

5.  Запись в карточку складского учета об отпуске материала

МТП выходной – отчет о движении материальных ценностей

Зав. складом – Бухгалтер - Руководитель

v  По окончании месяца или другого периода (например, квартал, полугодие) заведующий складом составляет отчет о движении материальных ценностей на складе. В этом отчете он отражает всю информацию по движению ТМЦ  - приход и расход материалов за месяц.  Данные для заполнения граф расход и приход получает из справочников по материалам, сортирует по дате и получает нужные, которые потом заносит в отчет. Времени тратится меньше, чем при ручной обработке документов и ручном вводе информации. Время обработки - 30 мин.

v  Сформированный отчет приходит в бухгалтерию, где бухгалтер контролирует его и смотрит правильность заполнения и формирования отчета. Обработка и проверка документа в электронной системе происходит в течение 10 мин.

v  После проверки отчет приходит к руководителю организации, где руководитель анализирует итоги отчета и формирует выводы

ОТП:

1.  Ведение  и заполнение отчета о движении материальных ценностей

2.  Контроль отчета о движении материальных ценностей

3.  Передача руководителю отчета

ОТП входной -  формирования требования накладной

Структура описания технологического процесса на операцию                                         Таблица 1