3. Специалисты отвлекаются от своих прямых обязанностей на формирование и корректировку документа
МТП выходной – отчет о движении материальных ценностей
Зав. складом – Бухгалтер - Руководитель
v По окончании месяца или другого периода (например, квартал, полугодие) заведующий складом составляет отчет о движении материальных ценностей на складе. В этом отчете он отражает всю информацию по движению ТМЦ - приход и расход материалов за месяц. Формируется сальдо на конец периода, т.е. общая стоимость материалов на складе. Все данные кладовщик берет из документов прихода материала (анализирует карточки складского учета) – заполняет графу приход. Для этого ему необходимо поднять все документы о приходе на склад за определенный период и переписать названия документов поступления, дату поступления, количество принятого материала и стоимость. Затрачивается много времени на поиск и сверку документов. При заполнении графы расхода за месяц кладовщику необходимо поднять, просмотреть и проанализировать все документы расхода, требования-накладные на выдачу товара, просуммировать количество отпущенного материала по каждому наименованию. Большие затраты времени
v Далее сформированный отчет приходит в бухгалтерию, где бухгалтер контролирует его и смотрит правильность заполнения и формирования отчета. Бухгалтер записывает проводку. Обработка и проверка документа в течение 20 мин.
v После проверки отчет приходит к руководителю организации, где руководитель анализирует итоги отчета и формирует выводы по данному складу за месяц его работы
ОТП:
1. Ведение и заполнение отчета о движении материальных ценностей
2. Контроль отчета о движении материальных ценностей
3. Передача руководителю отчета
Выявленные недостатки по МТП:
1. Огромные затраты времени на составление отчета кладовщиком – 2-3 часа (большая трудоемкость заполнения отчета)
2. Затраты на просмотр и анализ каждого документа расхода и прихода (документы нужно найти, отсортировать, выписать нужную информацию)
Анализ операционных технологических процессов
Рассмотрим более подробно только один операционный техпроцесс – формирования требования накладной (документ - рукописный)
ОТП входной - формирования требования накладной
1. Подготовка бланка документа требование-накладная (найти его, посмотреть та ли форма документа, которая нужна складу)
2. Заполнение номера документа – просмотр заполненных ранее бланков и формирование номера документа (Номер неповторяющийся, уникальный. Просмотр ранее заполненных документов, просмотр справочника)
3. Формирование названия организации, в рамках которой функционирует подразделение (склад), которое формирует накладную (посмотреть в других документах, если кладовщик плохо помнит название организации)
4. Формирование даты документа (контроль правильности даты, посмотреть календарь и убедиться, что дата верна)
5. Внесение общих сведений – название склада, с которого предполагается взять продукцию и определение вида деятельности (посмотреть по документам правильность названия и номера склада)
6. Внесение данных о получателе материала – структурное подразделение и вид деятельности (по документам)
7. Подпись затребовавшего материал (подпись начальника, заполнявшего документ)
8. Подпись кладовщика, отпустившего ТМЦ
9. Формирование наименования материальных ценностей, которое затребовало подразделение
10. Присвоение номенклатурного номера конкретному наименованию (нужно просмотреть введенные ранее ТМЦ и присвоить на порядок больше)
11. Определение единицы измерения ТМЦ и запись в соответствующую строку
12. Заполнение графы затребовано (внесение количества ТМЦ)
13. Заполнение графы отпущено (контроль правильности ввода графы, чтобы отпущенное количество не превышало затребованного количества материалов)
14. Формирование цены ТМЦ, ввод суммы в графу
15. Расчет суммы без учета НДС (узнать какой НДС взимать на данный вид ТМЦ, от предложенной суммы вычесть НДС, результат занести в графу)
16. Заполнение строки отпустил (+ подпись)
17. Заполнение строки получил (+ подпись)
18. Проверка полноты и правильности заполнения документа, проверка на наличие ошибок
ОТП выходной - ведение и заполнение отчета о движении материальных ценностей
1. Подготовка бланка документа заполнения
2. Формирование заголовка. Ввод счета, по которому составляется отчет, ввод названия склада, по которому составляется отчет (из таких же документов, заполненных ранее)
3. Ввод прописью названия месяца и года составления отчета (посмотреть календарь)
4. Заполнение графы материально-ответственное лицо – подпись, расшифровка подписи и ввод должности
5. Формирование № по порядку. Постоянно увеличивать на 1 при вводе новой записи в документ
6. Запись сальдо на начало периода. Определение стоимости материалов, которые лежат на складе, на начало месяца. Внесение суммы в документ (на основе сальдо конечного за прошлый месяц)
7. При заполнении графы приход: кладовщик перебирает все документы, по которым пришел материал на склад за месяц, и переносит данные, номер и название документа в графу наименование
8. Из этих же документов вносится количество и сумма поступившего материала (большие затраты времени на перенос информации из одного документа в другой и на поиск этих документов в стопке других, так как нужно выбирать за конкретный период - месяц)
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.