Системы управления базами данных в экономике: Методические указания к изучению раздела учебной дисциплины "Информатика и компьютерная техника", страница 3

Таблица 4

5. Заполните таблицу "Фирмы" 3-мя записями, например:

Закройте таблицу, сохранив введенные данные.

6. Создание полей подстановок

В таблицах "Продажи" и "Покупки" поля [КодТовар] и [КодФирма] должны автоматически заполняться из соответствующих таблиц. При этом пользователь должен видеть не цифры кодов, а тексты. Для такой организации средства Access позволяют замещать обычные поля таблиц полями со списком (раскрывающимися списками). Можно создать следующих два типа подстановочных полей:

Ø   I - Полю предоставляется список значений из одного или нескольких полей связанной базовой таблицы;

Ø  II - Поле обеспечивается списком фиксированных значений, в котором пользователь будет выбирать нужные значения.

Здесь мы с Вами впервые встречаемся с интерфейсом создания запросов в MS Access. Запрос - это текстовая строка, содержащая инструкцию SQL. Такую инструкцию можно написать "руками" (в режиме "Режим SQL"), или создать с помощью мастера подстановок. Запросы бывают разных типов: на выборку, на обновление, на добавление, на создание новой таблицы, на удаление и т.д. В данном случае создается запрос на выборку:

SELECT товар.[Код товара], товар.товар FROM товар;

Новое подстановочное поле можно добавить  в режиме Конструктора.

Рассмотрим создание подстановочного поля І типа с помощью мастера подстановок в таблице “Покупки” для поля [КодТовар]. Для этого необходимо, открыть таблицу “Покупки” в режиме Конструктора, в раскрывающемся списке типа данных поля [КодТовар] выбрать Мастер подстановок (рисунок 2). Мастер подстановок предлагает последовательно выполнить ряд шагов для создания подстановки. Из предложенного списка выбираем то, что необходимо и нажимаем кнопку Далее.

1 шаг здесь создается поле для подстановки значений из таблицы. Оставляем без изменений первоначальную установку опций.

2 шаг выбираем таблицу “Товары”, данные которой будем использовать.

3 шаг включаем в список подстановки поля. В него необходимо ввести ключевое поле базовой таблицы “Товары”,  затем поле, значения которого будут отображаться в таблице, затем (если есть необходимость) другие поля базовой таблицы. Для включения в список необходимо в начале выделить поле, а затем нажать кнопку ►.

4 шаг выбираем ширину столбцов, чтобы были видны данные всех выбранных полей.

5 шаг выбираем подпись(название столбца подстановки), в данном случае это – Товар.

После выполнения всех шагов, предложенных мастером, нажимаем кнопку Готово. В ответ на запрос мастера о предварительном сохранении таблицы необходимо нажать кнопку Да.

Вкладка Подстановка заполнится автоматически соответствующим образом.

Инструкция SOL, созданная мастером такова:

SELECT Товар.КодТовар, Товар.Товар FROM Товар;

Замечание: для того чтобы в таблице отображались коды товаров, а не их названия, в строке Ширина столбцов устанавливаем ширину первого столбца не равной нулю. В нашем случае в таблице будет отображаться название товара.