Содержание и задачи дисциплины «Кадровое делопроизводство». Основные понятия, системы документирования управленческой деятельности, страница 9

В общем виде технология контроля исполнения документов сводится к 4-м этапам: постановке документов на контроль, ведению контроля, снятию документов с контроля, анализу исполнительной дисциплины. Все эти этапы, их содержание надо четко представлять, также как основные документы, которые при этом ведутся. Этот вопрос, также как и основные задачи срокового контроля, функции контроля за сроками исполнения документов, виды контроля (предупредительный или текущий, последующий или итоговый) следует изучить по материалам КОПР. При этом надо иметь в виду, что предметом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения.

Важным вопросом темы является систематизация документов. Для формирования дел в организации, их учета на должном уровне с соблюдением всех необходимых требований должна составляться номенклатура дел, т.е. систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

По данному вопросу необходимо изучить, какие документы должны включаться в номенклатуру дел, кем она должна составляться, какова процедура ее согласования в организации, в структурном подразделении, порядок утверждения. Кроме того, следует сложить представление о тех документах, которыми необходимо руководствоваться при ее составлении.

Номенклатура уточняется в конце каждого календарного года и вводится в действие с 1-го января следующего года.

Существуют определенные требования к номенклатуре дел, а также составлению их заголовков, которые необходимо знать и которых надо неукоснительно придерживаться.

Различают два вида номенклатуры: типовая и примерная. Первая составляется для однородных организаций по характеру деятельности и структуре. Это нормативный документ. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разнородных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Каждая организация составляет свою индивидуальную номенклатуру дел, которая носит конкретный характер, учитывающий особенности деятельности и структуры организации. В небольших организациях, где нет структурных подразделений, составляется одна номенклатура, в крупных – для каждого структурного подразделения, которые потом объединяются в сводную номенклатуру. Этапы разработки номенклатуры дел, состав лиц, которые необходимо привлекать к разработке номенклатуры и ответственных за нее, порядок ее хранения, форма номенклатуры дел организации и структурного подразделения следует изучить по практическому пособию и КОПР.

Значительная часть документов, приведенных в Справочнике по кадровому делопроизводству, входит в номенклатуру дел Отдела кадров. Исключение составляют документы по охране труда и аттестации рабочих мест.

Для организации очень важно обеспечить сохранность документов. По данному вопросу необходимо изучить, как оформляются документы, в целях обеспечения их физической сохранности, где и как хранятся в организации, как и в какие сроки передаются в архив организации, а также в ведомственный или государственный архивы. Так, на рабочих местах исполнителей документы должны храниться в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах.

Процедура подготовки документов к архивному хранению предполагает ряд этапов: 1) проведение экспертизы научной и практической ценности документов; 2) оформление дел; 3) составление описи на дела с постоянным и долговременным сроком хранения.

Экспертизу ценности документов в организации проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая действует в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ, основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими материалами Росархива, типовыми и ведомственными перечнями документов с различными сроками хранения документов, а также положением об ЭК.

Необходимо ознакомиться с основными задачами и функциями ЭК, с содержанием таких документов, как акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, акт об утрате или частичном повреждении документов по личному составу, а также порядком утверждения комиссии и ее работы.