Содержание и задачи дисциплины «Кадровое делопроизводство». Основные понятия, системы документирования управленческой деятельности, страница 7

Состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством. Он определяется самой организацией на основе сложившегося опыта и ориентируется, как правило, на систему делопроизводства на государственных предприятиях в советское время.

В составе документов личного дела выделяют документы, представляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу; документы, дополняемые в течение трудовой деятельности; документы о прекращении трудового договора,

Необходимо разобраться со структурой этих видов документов, изучить порядок их хранения, оформления, проверки наличия и состояния, порядка нумерации личных дел, их выдачи. Следует обратить внимание также на значение, порядок ведения, заполнения и хранения личных карточек. Унифицированные формы «Личная карточка работника» (форма № Т-2) и «Личная карточка государственного служащего» (форма № Т-2ГС) утверждены и введены в действие Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001г.

Тема 4. Организация документооборота по кадрам на предприятии

Четвертая тема посвящена вопросам организации документооборота на предприятии.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

В процессе изучения данной темы необходимо ознакомиться с принципами организации документооборота на предприятии, соблюдение которых позволит оперативно решать вопросы, содержащиеся в документах, обеспечить высокую скорость доставки и обработки документов.

Основными задачами организации документооборота на предприятии являются: прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для того, чтобы маршруты движения документов были оптимальными необходимо придерживаться разработанных применительно к предприятию рациональных маршрутно-технологических схем движения основных видов документов и их обработки.

В документообороте можно выделить три документопотока: входящие документы, внутренние документы, исходящие документы. Все они, несмотря на тесную взаимосвязь, имеют свои правила обработки и свои направления движения. В данной теме следует разобраться со структурной входящего документопотока, со схемой прохождения входящей документации, которая подробно приводится в КОПР по курсу «Кадровое делопроизводство». В обобщенном виде можно выделить этапы работы с документами: предварительная обработка входящего документа, предварительное рассмотрение, регистрация и рассмотрение руководством. На каждом этапе осуществляется целый ряд делопроизводственных операций, которые надо изучить, также как и приемы, необходимые для осуществления этих операций. Названные этапы работы с входящей документацией является только первым звеном в работе с полученными документами. Особенности и последовательность их следует изучить по справочному материалу и КОПРам. Необходимо уяснить не только содержание каждого этапа но и его задачи, знать, какие документы требуют предварительного рассмотрения, а какие – нет, как осуществляется регистрация документов, какие документы регистрации не подлежат.

Регистрация документов – это фиксация факта поступления документа (или его создания) путем проставления на нем соответствующего индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

В организации должны регистрироваться все входящие, исходящие и внутренние документы, однако не все из них – в службе ДОУ (канцелярии). Документы специальных (функциональных) систем документации (например, кадровые, бухгалтерские и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях.

Движение всех внутренних документов также проходит по определенной схеме от подготовки проекта документа до передачи адресату. Следует изучить данную схему, а также  регистрационные формы.

При регистрации документы делятся по группам (приказы по личному составу, протоколы заседаний комиссий, докладные записки и т.п.).