Содержание и задачи дисциплины «Кадровое делопроизводство». Основные понятия, системы документирования управленческой деятельности, страница 4

В отношении ОРД документации, по которой унифицированные формы законодательством не предусмотрены, необходимо придерживаться основных общеустановленных требований.

Кадровые документы в организации можно классифицировать по четырем основным группам:

1.   Организационные документы;

2.   Документы по личному составу;

3.   Информационно-справочные документы;

4.   Договора.

Структуру кадровых документов необходимо изучить подробно. Необходимо также особое внимание обратить на оформление таких организационных документов, как штатное расписание, положения о службах и отделах, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, документов по личному составу (приказы по личному составу, простые и сложные, касающиеся приема, увольнения, перевода, поощрений, взысканий, предоставления отпусков, личные дела, трудовые книжки), информационно-справочных документов (например, докладные записки, акты, письма), договоров (в том числе индивидуальных, коллективных, о материальной ответственности и др.).

Для оформление различных документов необходимо использовать определенный вид бланка документов. Это может быть общий бланк, бланк письма или бланк конкретного документа. Чаще всего, используются бланки формата А3, А4, А5. Последние два формата используются для организационно-распорядительной документации, в частности для оформления приказов, писем и т.д.

Вне зависимости от того, составляется документ на бланке или нет, расположение текста должно предусматривать поля определенного размера. Например, для научных отчетов, рефератов, курсовых и дипломных работ требования к размерам полей установлены на основании ГОСТ 7.32 «Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления»:

§   левое - не менее 30 мм;

§   правое – не менее 10 мм;

§   верхнее – не менее 15 мм;

§   нижнее – не мене 20 мм.

Каждый документ содержит набор определенных реквизитов. При подготовке документов ОРД и их оформлении необходимо придерживаться определенных правил, изложенных в Госстандарте России (ГОСТ Р 6.30 – 2003), который устанавливает: состав реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, необходимо изучить по практическому пособию С.В. Андреева.

Особое внимание следует обратить на такие реквизиты как : адресат (в качестве которого могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица); заголовок к тексту (включающий краткое содержание документа); текст документа (который составляется и оформляется в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках); отметка о наличии приложения; подпись; визы согласования документа; оттиск печати.

Все эти, а также ряд других реквизитов, которые необходимы для оформления документов ОРД требуют точного соблюдения правил оформления, с которыми необходимо подробно ознакомиться, и в дальнейшем их необходимо придерживаться как в своей практической работе в организации, так и в повседневной жизни при составлении различного рода документов (например, заявления, письма и др.).

Вопросы, рассмотренные во второй теме, непосредственно пригодятся при документировании трудовых отношений между работником и работодателем.

Тема 3. Документирование трудовых отношений

Изучая данную тему, необходимо обратиться к понятию трудовых отношений. Оно дано в Трудовом кодексе Российской Федерации (статья 15).

Важной функцией кадровой службы организации является документирование трудовых отношений, основы которых заложены в ТК РФ. Этот документ должен являться настольной книгой работника службы управления персоналом.

Документы, с помощью которых регламентируются трудовые отношения выполняют целый ряд функций. В частности - организационную (с помощью таких документов, как штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и других), информационно-справочную (например, протоколы, акты, докладные, объяснительные записки), юридическую (приказы, распоряжения и др.), воспитательную (приказы по личному составу и др.), коммуникативную (письма, инструкции) и другие функции.