ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и печатание документов, порядок работы с документами и письмами граждан в администрации, контроль за рассмотрением и исполнением, составления номенклатур и формирования дел, подготовки документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот администрации. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, на своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения (ГСДОУ), действующими государственными стандартами на организационно-распорядительные документы, правилами и нормативами, установленными законодательством в части, относящейся к организации работы с документами, регламентами работы мэрии Санкт-Петербурга, администрации района.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию системы делопроизводства в аппарате администрации и ее структурных подразделениях.
1.4. Положения данной Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники.
1.5. Структурные подразделения администрации могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других нормативно-методических документов, если они не противоречат настоящей Инструкции. Инструкции по делопроизводству структурных подразделений утверждаются руководителями этих подразделений.
1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате администрации, ее структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые, как правило, определяют ответственного за ведение делопроизводства определяются должностной инструкцией.
1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований данной Инструкции возлагается на Управление делами администрации.
1.8. В администрации устанавливается централизованная система делопроизводства, по которой в Управлении делами администрации ведется организационно-методическая работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов поручений по исполнению документов, адресованных главе администрации, его заместителям, в структурные подразделения.
В протокольном секторе Управления делами осуществляется регистрация и выпуск правовых актов администрации.
В канцелярии Управления делами осуществляется прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных главе администрации, заместителям главы, справочная работа.
В приемной Управления делами администрации осуществляется делопроизводство по письмам и обращениям граждан.
В секторе контроля Управления делами администрации ведется работа по подготовке поручений структурным подразделениям администрации по исполнению правовых актов вышестоящих органов, поступающих в администрацию, а также контроль за их исполнением, осуществляется конрольно-аналитическая работа по исполнению отдельных поручений главы администрации.
1.9. Требования настоящей Инструкции распространяются на все служебные документы администрации несекретного характера и обязательны для сотрудников администрации. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.
1.10. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
1.11. Передача документов и их копий из подразделений администрации работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.
1.12. Нарушение требований данной инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника администрации, допустившего нарушение.
2. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.
2.1. Документы, подготавливаемые в администрации, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 ''Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов''.
2.2. Документы в администрации должны оформляться на бланках определенного образца, изготовленных типографским способом.
2.2.1. Макеты бланков организационных и правовых актов администрации разрабатываются Управлением делами и представляются на утверждение главе администрации.
Макеты бланков структурных подразделений администрации разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их руководителями.
При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148мм). В администрации используются бланки трех видов документов:
организационных и правовых актов (формат А4, приложение 3,4), писем (формат А4, А5, приложения 1,2), резолюций (формат А6, приложение 5).
2.2.3. В аппарате администрации Красносельского района применяются следующие утвержденные бланки для писем:
главы администрации, структурных подразделений (Управление делами и др.).
2.2.4. Рекомендуется не применять бланки для ведения ''внутренней'' переписки. "Внутренней" считается переписка между структурными подразделениями аппарата администрации, а также между должностными лицами названных структур.
2.2.5. применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации. Использование ксерокопий бланков администрации запрещено
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.