Требования к оформлению внутрифирменных документов. Структура внутрифирменных документов. Оформление и регистрация внутрифирменных документов, страница 5

3.3.10. Стандарт - документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Например, в стандарте могут устанавливаются характеристики продукта, правила осуществления деятельности, выполнения работ и оказания услуг и др. Стандарт создается в целях многократного использования. Стандарт может быть разработан как на материальные предметы (товар, оборудование и пр.), так и на нормы, правила, требования в различных областях.

3.3.11. Требования – документ, фиксирующий правила, условия, обязательства для выполнения. Требования реализуют внутренние потребности, запросы компании.

4. Оформление и регистрация внутрифирменных документов

4.1. Принципы внутрифирменного документирования

4.1.1. Первый принцип документирования в компании - фиксация ключевой информации по управлению организацией и ее состоянию в документах.

4.1.2. Второй принцип документирования - соблюдение стандарта оформления внутрифирменных документов.

4.1.3. Третий принцип документирования - обязательность регистрации всех внутрифирменных документов, входящих в перечень описанной структуры внутрифирменной документации.

4.2. Стандарт оформления внутрифирменных документов

4.2.1. В оформлении внутрифирменных документов должны использоваться обязательные элементы – реквизиты документа (Приложение 1).

4.2.2. Обязательными реквизитами 1-й страницы внутрифирменного документа  в нашей компании являются:

- логотип, полное наименование, почтовый адрес, телефон, факс компании, e-mail, название сайта в Интернет;

- регистрационный номер документа (присваивается помощником генерального директора в момент регистрации документа в базе данных 1С 8.0. Архив);

- гриф утверждения;

- название документа, обязательно указывается вид документа (например, «Положение …», «Правила …» и т. д.), название документа должно максимально раскрывать его содержание; в компании допускается использование только перечисленных видов внутрифирменных документов;

- разработчик документа (подразделение компании);

- исполнитель (должность и ФИО сотрудника, ответственного за создание, согласование и регистрацию документа);

- тип документа указывается согласно структуре внутрифирменной документации (например, организационный, справочно-информационный и др., см. таблицу 1., стр. 2-3 Требований к оформлению внутрифирменных документов);

- версия документа;

- дата разработки документа;

- дата пересмотра документа;

- ограничение доступа к документу (устанавливается службой безопасности);

- перечень должностей, для которых исполнение требований документа обязательно;

- визы согласования.

4.2.3. На 2-й странице документа сначала указывается его содержание и цель.

4.2.4. В документе, начиная со второй страницы и далее, обязательно вставляется нижний колонтитул с указанием порядкового номера страницы и названием документа.

4.3. Регистрация внутрифирменных документов

4.3.1. Каждый внутрифирменный документ, входящий в описанную выше структуру внутрифирменной документации должен быть зарегистрирован.

4.3.2. Регистрация внутрифирменного документа включает присвоение документу регистрационного номера и внесение документа в базу данных 1С 8.0. Архив.

4.3.3. Отсутствие регистрационного номера означает, что документ может использоваться только в качестве информационного материала, не имеющего официального характера.

4.3.4. Регистрацию внутрифирменных документов и внесение их в базу данных 1С 8.0. Архив осуществляет помощник генерального директора компании. Внутрифирменные документы из удаленных от головного офиса подразделений компании принимаются для регистрации помощником генерального директора посредством электронной почты (MS Outlook).

4.3.5. В случае если документ, представленный на регистрацию, не содержит всех обязательных реквизитов, помощник генерального директора возвращает документ его разработчику для внесения недостающих реквизитов.