Бюджетирование. Преимущества бюджетирования. Типы бюджетов

Вопрос № 86

Бюджетирование

Бюджет - это подробный план, описывающий приобретение и использование различных ресурсов в течение определенного временного периода. Бюджетирование - это процесс прогнозирования количества финансовых ресурсов, затрачиваемых компанией за определенный период. Он также включает контроль распределения денежных средств по необходимым областям для обеспечения их достаточного финансирования в продолжение всего периода. Бюджетирование позволяет организациям планировать ежегодные операционные затраты, а также такие существенные вложения средств, как, например, приобретение групп серверов или устройств хранения данных.

При составлении бюджета руководству необходимо оценить цели ИТ-департамента на основании требований, предъявляемых различными пользователями. Для обеспечения полного выполнения бюджета должен разрабатываться план по достижению поставленных целей. Таким образом, процесс бюджетирования позволяет руководству сконцентрировать внимание на основных направлениях развития деятельности ИТ-подразделения и расстановке приоритетов.

Финансовому руководству ИТ-подразделения рекомендуется разрабатывать сразу два вида бюджетов смету текущих расходов и бюджет капиталовложений. Смета текущих расходов позволяет компании учитывать затраты на функционирование и поддержку ИТ-инфраструктуры в течение определенного периода бюджетного года организации. Бюджет капиталовложений обычно составляется на больший период

(от трех до пяти лет) и включает расходы на приобретение таких активов, как серверы и сетевое оборудование. Оба бюджета ИТ-подразделения должны пересматриваться и утверждаться исполнительным руководством компании.

Ответственным за подготовку бюджетов ИТ-подразделения является финансовый директор компании. При разработке ИТ-бюджетов необходимо учитывать средства, поступающие от всех подразделений компании, использующих сервисы ИТ-подразделения. При составлении бюджета финансовый директор также должен указать описание процесса и информацию, которую должно предоставить руководство каждого из отделов. В небольшой компании процессы могут не являться формально утвержденными, однако, в крупных организациях финансовый директор должен предоставить руководителю каждого из подразделений список необходимых документов, дату и условия предоставления требуемой информации. Также полезным может оказаться подготовка руководства по распределению бюджета для каждого из руководителей отделов с тем, чтобы помочь им корректно составить требования к необходимым ресурсам. В данном руководстве должны быть отражены условия по договору об уровне сервиса (SLA) и разработке

ИТ-бюджета. Менеджерам должно быть дано достаточное количество времени для того, чтобы собрать и предоставить необходимую информацию (к примеру, месяц). В крупных предприятий для полного завершения такого процесса может потребоваться до трех-четырех или более месяцев. Такой срок гарантированно позволяет финансовому директору собрать все необходимые данные для составления плана бюджета.

При разработке бюджета должны обязательно учитываться следующие факторы:

Тенденции развития за прошлый отчетный период. Для оценки требований по финансированию необходимо исследовать уровень сервиса за прошедшие отчетные периоды.

Соглашения об уровне сервиса (SLA), предоставляемого каждому из подразделений. Соглашения об уровне сервиса позволяют указывать уровень сервиса, предоставляемого пользователям, а также затраты на предоставление оговоренного уровня сервиса.

Организационные требования ИТ-подразделения, такие как обучение сотрудников и обновление оборудования. Значительные преобразования ИТ-инфраструктуры могут потребовать значительных ресурсов, которые также необходимо планировать, причем заблаговременно.

Организационные изменения. К примеру, в случае оказания ИТ-подразделением услуг по аутсорсингу, оно должно быть избавлено от таких обязательств. В противном случае предприятие может оказаться в стадии расширения, что потребует дополнительных затрат на предоставление ИТ-сервисов.

Тенденции в отрасли промышленности и экономике. Необходимо также учитывать влияние на ИТ-сервисы, которое могут оказывать изменения в отрасли промышленности или экономике в целом.

Особые требования, такие, как разработка собственного ПО. В зависимости от ассортимента разрабатываемых продуктов, ИТ-подразделению могут потребоваться значительные объемы различных ресурсов.

Удовлетворенность пользователей. Финансовый директор также может проводить исследования на предмет качества предоставления сервисов за прошедший отчетный период. Исследования уровня удовлетворенности пользователей могут помочь в корректном определении необходимого уровня сервиса, в особенности предоставляемого службой технической поддержки.

Преимущества бюджетирования

Преимущества бюджетирования включают в себя:

Бюджетирование служит средством планирования деятельности ИТ-подразделения. Оно "принуждает" все отделы ИТ-подразделения осуществлять строгое планирование работ на весь отчетный период.

Бюджетирование обеспечивает наличие достаточных средств, необходимых для функционирования

ИТ-подразделения, в течение всего отчетного периода.

Бюджетирование позволяет сотрудникам определять стоимость оказываемых ими услуг. Доведение информации о бюджете до сведения персонала позволяет усилить мотивацию сотрудников относительно достижения определенных в бюджете целей.

Бюджетирование позволяет руководителям ИТ-подразделений осуществлять анализ альтернативных конфигураций и сервисов, способных снизить издержки и/или увеличить уровень сервиса.

Бюджетирование капиталовложений позволяет ИТ-менеджерам осуществлять долгосрочное планирование.

Бюджет представляет собой основу, которая может использоваться для оценки фактических затрат за отчетный период. Это позволит осуществлять оценку степени выполнения бюджета ИТ-подразделения на конец отчетного периода и соответствующим образом вноситьв план необходимые корректировки.

Наконец, бюджетирование является инструментом для оценки эффективности работы ИТ-подразделения в терминах финансовых показателей.

Типы бюджетов

Процесс бюджетирования ИТ-подразделения позволяет осуществлять контроль над:

динамически изменяющимися видами деятельности и балансированием ресурсов (включая реструктуризацию бюджета) расстановкой приоритетов затрат - как общих, так и на разработку и внедрение различных проектов прогнозированием финансовых показателей работы ИТ-подразделения возможностью предотвращения перерасхода средств прозрачностью расходов ИТ-подразделения для руководства компании

Бюджет ИТ-подразделения организации состоит из следующих элементов:

Бюджет на поддержание ИТ-инфраструктуры 

Бюджет на развитие  развитие процессов бизнес-процессы 

ИТ-процессы разработка проектов  бизнес-проекты проекты ИТ-инфраструктуры

Поддержка ИТ-инфраструктуры - планируемые затраты на поддержание текущего уровня сервиса

ИТ-подразделения.

Развитие - планируемые затраты на создание новых ИТ-сервисов, развитие существующих и обновление инфраструктуры сервисов.

Бюджетирование процессов - планируемые издержки на расширение и модернизацию ИТ-инфраструктуры вне рамок разработки проектов.

Разработка ИТ-проектов - развитие ИТ-подразделения за счет разработки проектов (формализация задач, составление графика и бюджета).

Бизнес-проекты - проекты, преследующие выполнение каких-либо целей (создание новых /

совершенствование текущих ИТ-сервисов), устанавливаемых внешними по отношению к ИТ-подразделению пользователями.

Проект по развитию инфраструктуры - проект, преследующий цели (снижение затрат на предоставление

ИТ-сервисов либо совершенствование сервисов), устанавливаемых различными подразделениями

ИТ-департамента.