Создание ключевых полей. Таблица в реляционной базе обычно имеет ключ. Ключ – это не нулевое поле, значение которого однозначно определяет каждую запись в таблице, т. е. его значения в данной таблице не повторяется и не равно нулю. Ключ называют еще ключевым полем, или первичным ключом.
Чтобы задать ключ надо, находясь в режиме Конструктора:
· щелкнуть по полю, которое выбрано пользователем в качестве ключа;
· выполнить команду Правка à Ключевое поле, или щелкнуть по кнопке [Ключевое поле] на панели инструментов.
В результате этих действий в окне Таблица в селекторной строке, где выделено поле, появится значок ключа (рис. 6), а в нижней панели этого окна в строке Индексированное поле будет установлен параметр Да (Совпадения не допускаются). Заданное таким образом ключевое поле пользователь заполняет и редактирует обычным образом. Однако Access будет контролировать его уникальность и не позволит ввести повторяющиеся значения. Если же пользователь попытается это сделать, то система выдаст сообщение.
В Access имеется возможность автоматического задания ключа. В этом случае система автоматически нумерует записи, присваивая каждой в качестве ключа ее порядковый номер и вводя соответствующее ключевое поле с типом Счетчик. При использовании в качестве ключа поля типа Счетчик Access самостоятельно заполняет его, гарантируя его уникальность. Таким образом, обязательным условием нормальной обработки файла базы данных является однозначная идентификация каждой его записи. Для этого каждой записи присваивается собственный номер. Если в таблице не определен ключ, то нельзя задать связь между данной таблицей и другими.
Access хранит записи в виде, рассортированном по ключу. Если пользователь рассортирует данные в таблице по другому полю, то можно вернуться к порядку по ключу, выбрав команду Записи àУдалить фильтр.
Наличие ключевого поля позволяет не вводить записи в порядке по ключевому полю. Например, их можно вводить так: 1, 10, 5, 16, 17, 2 и т.д. При изменении режима просмотра, например, при переходе из режима таблиц в режим форм или при закрытии, а затем открытии базы Access автоматически упорядочит записи по ключевому полю.
Вопросы для самоконтроля
1. Сущность режима Конструктора при создании структуры таблицы.
2. Пример создания структуры таблицы в режиме Конструктора.
3. Описание ключевых полей.
4. СОЗДАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ
Первопричиной разнесения данных в две и более таблиц в одной базе данных является ликвидация дублирования данных. Для того чтобы избежать этого и сэкономить место в памяти была разработана процедура нормализации, которая позволяет исключать дублирование.
В Microsoft Access есть средство для автоматического выполнения операции нормализации. Это – Мастер по анализу таблиц. Если пользователь сомневается в рациональности спроектированных им таблиц, то он может воспользоваться этим Мастером.
В настоящее время пользователей уже меньше волнует экономия места на диске (а значит и дублирование), и нормализация выполняется ради соблюдения другого принципа: данные должны быть организованы так, чтобы в случае их редактирования исправления делались только в одном месте базы данных. Наличие связи позволяет решить проблему внесения изменений. Так, если надо внести правку в дочернюю таблицу, то вначале надо внести правку в родительскую, и тогда соответствующие изменения либо будут перенесены в дочернюю таблицу, либо будут созданы условия, чтобы их внести. Если есть связь, то идет автоматическое отслеживание внесения всех изменений в родительскую таблицу, в противном случае эта забота ложится на пользователя.
Следующая причина разнесения данных по таблицам – необходимость их группировки по содержанию, то есть каждая таблица обычно относится к определенной тематике.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.