Общение через электронную почту и СМС. Общение при помощи факсимильной связи. Правила поведения на совещаниях. Правила проведения переговоров

15 марта 2012 г.

1)  По телефону не рекомендуется отказывать;

2)  Нельзя выражать соболезнования, только в случае невозможности личного выражения соболезнования;

Соболезнования выражаются в 3х дневный срок.

Телефонный разговор не должен быть длиннее 3х минут.

Телефонные звонки – вспомогательный способ общения.

Общение через электронную почту и СМС.

Обращения и подпись в СМС обязательно.

Шутить с деловыми партнёрами по СМС не рекомендуется.

Смайлики не рекомендуются (возможна разная кодировка смайликов).

Электронные письма д. б. адресованы конкретным получателям.

Эл. почта в своём содержании и смысле, д. отражать отношение к человеку и  это ещё визитная карточка.

Краткие, лаконичные обращения (заголовок) позволяют облегчить поиск эл. письма.

Поле тема обязательно нужно заполнять, для дальнейшего его лёгкого поиска.

Эл. адрес д. б. официальным, лаконичным, деловитым.

Общение при помощи факсимильной связи.

Нужно точно указывать получателя (отдел, должность, фамилия), для быстрой передачи факса получателю.

Общение через телефон, факс, элект-ую почту явл. вспомогательными средствами.

Необходимо уведомлять получателя о способе направления сообщений, писем, информации.

Речевое общение.

1)  Монологическое

2)  Диалогическое

3)  Внутригрупповое

4)  Межгрупповое

Нужно правильно выбирать способ общения.

Общение, как правило диалогическое.

Общение м. б. однонаправленным, но чаще оно взаимное.

Совещания

1)  Авторитарные;

2)  Демократические;

3)  Либеральные.

Либеральные совещания – это чистый протоколизм (регламент).

Тема формулируется в виде вопроса.

Тема д. б. записана.

Первые 10 минут выражаются идеи, затем они обсуждаются, анализируются.

Демократические совещания устраиваются для среднего звена.

Все выступают на равных (бухгалтер, финансист, правовик).

Авторитарное совещание – это в основном доклады.

Заслушивание докладов, сообщений. Официальные совещания.

Обсуждать на авторитарных совещаниях нечего (доводится конечная мысль).

Правила поведения на совещаниях:

1)  Закон «00». Не опаздывать.

2)  Говорить только когда наступает очередь по регламенту или когда предложит ведущий.

3)  По содержанию, выступление д. б. коротким, чётким и по теме.

Избегать многозначных слов. Речь должна быть простой, но не простолюдинской. Использовать общеупотребимые слова. Нужно обосновывать свои суждения.

4)  Тактика разговора. Не перебивать других, вникать в чужие слова, высказывания.

Обязательно нужно уточнять, обращаясь к участнику по имени и отчеству. Нельзя нападать на участников, контролировать совещание.

5)  Нужно прояснять. Прояснять позиции: и свою, и чужую.

6)  Нужно говорить так чтобы любой мог вступить в разговор и высказаться. Говорить нужно плавно, с паузами.

7)  Об отсутствующих, как о присутствующих. Нельзя обсуждать отсутствующих лиц, говорить о них. Либо говорить о них так, как будто они есть.

8)  Если вас перебили, вежливо и твёрдо попросите дослушать до конца. Прояснить важность закончить речь.

9)  Если другой человек заговорил вместе с вами, уступите дорогу, дайте высказаться сначала ему.

Перебивать ведущего никогда нельзя. Нельзя вступать в разговор, когда кто-то дискутирует с ведущим.

10)  Во время выступления на совещании не следует козырять связями, знакомством с людьми, занимающими высокие должности.

Дискуссии

Нужно знать: цель, предмет, регламент.

Правила ведения дискуссии:

1)  Нужно ориентироваться в предмете дискуссии;

2)  Уважать чужие позиции;

3)  Вникать в чужие позиции;

4)  Удерживаться от конфронтации;

5)  Не допускать безапелляционные высказывания, оценки;

6)  Избегать бранных слов;

7)  Нужно искать сближение;

8)  Необходимо продвигать замершую дискуссию;

9)  Нельзя злорадствовать, насмехаться на оратором, его ошибками. Нужно поддерживать ошибшихся;

10)  Благодарить участника за вклад, внесённый им в дискуссию, выражать заинтересованность в точке зрения.