Сравнительный анализ и контроль. Сравнительный анализ данных бюджетирования, страница 2

Рис 14.11. Настройка сравнительного анализа оборотов по бюджету

В отчете существует возможность группировки по статье бюджета, а также по измерениям бюджетирования.

Контроль бюджетов

Помимо сравнительного анализа разных типов данных, в системе предусмотрен и более оперативный механизм, позволяющий еще до наступления неприятного поворота событий принять решение по исправлению ситуации. Этот механизм называется контролем бюджетов и включает следующие основные составляющие:

 Рис 14.12. Способы контроля бюджетов

Установка целевых показателей предполагает побуждение руководителей к достижению определенного уровня показателей. Например, для руководителя отдела продаж может быть установлена сумма продаж, которую он должен обеспечить в следующем месяце. При этом цель может быть установлена как в абсолютном выражении (например, $100 000), так и в относительном (например, на 15% больше, чем в предыдущем месяце). От степени достижения целевых показателей может зависеть зарплата руководителя, то есть установка целей по бюджетам является элементом мотивации руководителей. Как правило, установка целей применяется к статьям доходов.

Установка ограничений подразумевает установку лимитов по определенным статьям бюджетов для определенных ЦФО или для предприятия в целом. Например, может быть утвержден лимит на расходы на мобильную связь в абсолютном или относительном выражении. Различают два вида использования ограничений:

• При планировании. Это ограничение накладывается на плановые данные по бюджетам. Например, установлено ограничение на плановую сумму расходов на аренду в размере 25 000 долларов США на следующий месяц. В этом случае при составлении бюджетов на следующий месяц будет контролироваться превышение этой суммы, и система не позволит запланировать больше, чем 25 000. В системе такой контроль сработает при попытке ввести бюджетную операцию по статье, ограничение по которой в случае проведения этой операции будет превышено. Такой документ система провести не позволит.
• При исполнении. Такое ограничение действует при фактическом исполнении бюджетов. То есть, если установлен лимит на выдачу денежных средств на компенсацию проезда, то система будет контролировать фактическую выдачу средств на эти цели и не позволит выдать деньги, если лимит превышен. Такой контроль в системе предусмотрен в документе "Заявка на получение денежных средств". При проведении заявки по статье, на которую наложено ограничение, система произведет анализ превышения лимита и не позволит провести документ в случае, если лимит превышен.

Для установки целевых и контролируемых показателей по бюджетам в системе предусмотрен документ "Установка контролируемых значений по бюджетам" (Меню: Контроль -> Контролируемые значения по бюджетам).

Рис 14.13. Документ "Установка контролируемых значений по бюджетам"

При помощи этого документа можно установить ограничения и цели на любые статьи оборотов по бюджетам в рамках конкретного сценария и набора измерений бюджетирования.

В шапке документа указывается сценарий, в рамках которого будет действовать контроль показателей. В поле "Вид контр.значений" указывается вид контроля: ограничивающее или целевое.

В поле "Использование контр.значений" указывается использование ограничения: при планировании или при исполнении. От этой настройки зависит, будет ли контроль происходить в документе "Бюджетная операция" (при планировании), или в документе "Заявка на расходование денежных средств" (при исполнении).

Способ ограничения указывается в поле "Вид ограничения оборотов". При этом можно использовать три вида ограничений: