Создание и редактирование отчетов в MS Access XP

ОГЛАВЛЕНИЕ

ЗАДАНИЕ 5.  СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 2

1. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 2

1.1. Простейшие способы создания отчета. 5

1.1.1. Автоотчет в столбец. 5

1.1.2. Ленточный отчет. 5

1.1.3. Создание отчета с помощью мастера отчетов. 6

2. ИЗМЕНЕНИЕ ВНЕШНЕГО ВИДА (РЕДАКТИРОВАНИЕ) ОТЧЕТОВ.. 11

2.1. Редактирование области заголовка. 12

2.2. Редактирование областей верхнего колонтитула, заголовка группы, области данных  и примечания группы. 14

2.2. Редактирование нижнего колонтитула и примечания группы.. 15

2.3. Изменение стиля оформления отчета. 18

2.4. Изменение порядка группировки и сортировки данных. 18

2.4.1. Создание новой группы.. 18

2.4.2. Отмена - восстановление группировки. 19

2.5. Нумерация записей в области данных отчета. 19

3. СОЗДАНИЕ ПОЧТОВЫХ НАКЛЕЕК. 21

4. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ КОНСТРУКТОРА.. 23

5. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ - ДИАГРАММ.. 24

5.1. Использование диаграммы, созданной в другом приложении. 25

5.2. Добавление новой диаграммы в форму или отчет. 26

6. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ОТЧЕТОВ.. 30

7. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ.. 32

8. ИТОГОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО РАЗДЕЛУ.. 33

ЗАДАНИЕ 5.  СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

В предыдущих разделах мы познакомились, как правильно организовать хранение информации о деятельности вашей фирмы и как быстро и эффективно сделать запрос к базе данных и получить необходимую вам информацию, касающуюся практически любой сферы деятельности фирмы.

По сути дела, главным назначением базы данных является не столько организация хранения информации, сколько  быстрый поиск и создание отчетных документов- отчетов.

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий и удобный способ просмотра и анализа информации. Они позволяют отобразить (и при необходимости распечатать) необходимую информацию с любой степенью детальности, получить результаты сложных расчетов, статистического анализа данных, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

1. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Access позволяет создать четыре типа отчета:

Отчеты в столбец

Иногда называются как отчеты в виде формы с включением итогов и графиков. Обычно отчеты этого типа используются для просмотра данных, а не для их ввода. Типичный пример- счет на оказанные услуги.

Ленточный отчет

Этот тип отчета похож на таблицу, в которой данные отображаются в строках. Разновидности этого типа отчета включают в себя отчеты с итоговым и групповым суммированием.

Отчеты для рассылки

Как правило, отчеты этого типа создаются и используются как шаблоны документов.

Почтовые наклейки

С помощью отчета этого типа легко создать почтовые наклейки, содержащие адреса рассылки документов.

При проектировании отчета вы, прежде всего, должны определить его назначение, что и в какой последовательности должно быть в него помещено.

Процесс создания отчета можно разделить на несколько этапов:

·  Разработка макета отчета.

·  Сбор данных.

·  Создание отчета.

·  Просмотр и печать отчета.

Готовясь создать отчет, вы должны иметь хотя бы общие представления о форме и структуре отчета, попытаться создать его макет - представить себе как он будет выглядеть на бумаге.  При этом макет создается как образ будущего отчета, в котором только намечаются места размещения основных его элементов без каких-либо приемов специального форматирования.  Например, макет отчета о производственной деятельности сотрудников может выглядеть подобно, показанному на рисунке.