Знакомство с MS Access XP. Создание таблиц

ОГЛАВЛЕНИЕ

ЗАДАНИЕ 1. ЗНАКОМСТВО С MS ACCESS XP. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ.. 2

1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ.. 2

2. КОНСТРУИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.. 2

2.1. Создание таблицы в режиме Таблицы.. 3

2.2. Создание таблицы с помощью Мастера таблиц. 4

2.3. Создание таблицы с помощью Конструктора. 6

2.4. Создание таблицы с помощью импорта из внешних баз данных. 7

3. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ.. 9

4. ИТОГОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО РАЗДЕЛУ.. 11

ЗАДАНИЕ 1. ЗНАКОМСТВО С MS ACCESS XP. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

·  Откройте окно своей группы. Щелкните в нем правой кнопкой мыши. Выделите команду Создать Þ Приложение MsAccessÞ введите имя базы данных (например, «Фирма  и свою фамилию»(в примере Буратино)и дважды нажмите клавишу «Enter»

или:

·  Щелкните по кнопке «Пуск». Выделите команду Все программы ÞMS Access.

·  В диалоговом окне «Создание откройте окно своей группы. Щелкните в нем правой кнопкой мыши. Выделите команду Создать Þ Приложение MsAccessÞ введите имя базы данных и дважды нажмите клавишу «Enter»

·  Откройте окно своей группы. Щелкните в нем правой кнопкой мыши. Выделите команду Создать Þ Приложение MsAccessÞ введите имя базы данныхи дважды нажмите клавишу «Enter»

·  В диалоговом окне«Файл новой базы данных»:

·  Выберите папку вашей группы где будет храниться ваша база данных

·  Задайте имя базы данных и щелкните на кнопке «Создать».

·  Внимательно ознакомьтесь со структурой меню и инструментальных панелей.

·  Вызовите «Справку» (нажмите функциональную клавишу «F1»или выделите командуСправка) и ознакомьтесь с разделами справки «Введение в Microsoft Access»:«Чтотакое базы данных» и «Таблицы».

2. КОНСТРУИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. В каждой из таблиц базы данных хранится информация о каких – то объектах одного типа.

2.1. Создание таблицы в режиме Таблицы

·  В окне базы данных выберите вкладку «Таблицы» и дважды щелкните на кнопке «Создание таблицы путем ввода данных».Будет создана таблица размером 20 столбцов на двадцать строк с именем «Таблица 1».

·  В открывшейся таблице переименуйте названия столбцов, присвоив им имена полей вашей базы данных «Фирма Буратино»: Фамилия, Имя, Отчество, Город, Улица, Дом, Квартира, Телефон, День рождения, Имя.

·  Для переименования столбцов выделите столбец и воспользуйтесь командой меню ФОРМАТÞПереименоватьстолбецлибо используйте контекстное меню либо дважды щелкните по заголовку столбца «Поле №» и введите новое имя.

·  Сохраните созданную таблицу, присвоив ей имя «Коллеги». Для этогонажмитенакнопку «Сохранить» с изображением дискеты или накнопку «Закрыть» в правом углу заголовка таблицы.

·  На следующем шаге появитсяпредложение о задании ключевого поля. Нажмите на кнопку «Да».

В таблице «Коллеги» появится новое поле «Код». Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми будут удалены при сохранении таблицы.

·  Перейдите в режим конструктора (выполните команду ВИД Þ КОНСТРУКТОР или щелкните на пиктограмме ).

·  Отредактируйте свойства полей созданной таблицы, в соответствии с теми, что предложены вам в табл. 1. Результаты редактирования свойств полей таблицы покажите преподавателю.

·  Перейдите в режим таблицы (выполните команду Вид Þ Режим таблицы или щелкните на пиктограмме  «Вид»  ).

·  Внесите в поля созданной таблицы данные о 2 - 3 ваших друзьях или возьмите их из табл. 1. Сохраните таблицу.

2.2. Создание таблицы с помощью Мастера таблиц

·  На вкладке Таблицы окна «База данных»щелкните на кнопке «Создание таблицы с помощью мастера».

·  Установите переключатель Категории на Личные и в окне «Образцы таблиц» выберите Рецепты.

·  Двойным щелчком или нажатием на кнопку  в окне «Образцы полей» выберите поля «Источник», «КодРецепта», «Описаниерецепта» и «ВремяПриготовления». Они будут перемещены в окно «Поля новой таблицы».

·  Затем, из таблицы «Журналдиеты» выберите поля «ТипДиеты» и «ЧислоКалорий»

Щелкните на кнопке «Далее»

·  На втором шаге присвойте таблице имя (например, «Рецепты») и выберите способ задания ключа - «Пользователь определяет ключ самостоятельно».

·  Щелкните на кнопке «Далее».

·  На третьем шаге, выберите поле с данными, уникальными для каждой записи (например, КодРецепта), и укажите какие

данные должны содержаться в ключевом поле (например, Последовательные числа, автоматически присваиваемые для каждой новой записи)

·  На четвертом шаге  установите связи между таблицами . При этом, Таблица «Коллеги» должна быть связана с таблицей «Рецепты» отношением Один ко многим.

·  Для определения типа связи щелкните на кнопке «Связи» и в открывшемся диалоговом окне выполните необходимые действия. Выберите переключатель «Одной

записи таблицы «Коллеги» будет соответствовать много записей таблицы «Рецепты».

·  Щелкните на кнопке «ОК», а затем, во вновь появившемся окне «Создание таблиц» щелкните на кнопке «Далее».

·  На следующем шаге выберите переключатель «Изменить структуру таблицы», и щелкните на кнопке «Готово».

·  В режиме конструктора можете установите новые свойства полей вновь созданной таблицы.

·  Закройте таблицу «Рецепты».

·  Просмотрите схему созданной базы данных (выполните команду Сервис Þ Схемаданныхили щелкните на пиктограмме  - «Схема данных»)

·                                                                                                                                                                                                                                        Выполните двойной щелчок левой кнопкой  мыши на линии связи ( или выберите в контекстном меню команду «Изменитьсвязь») ивоткрывшемся окне «Связи» установите необходимые параметры связи таблиц, как показано на рисунке.

·  Щелкните на кнопке «ОК».

В результате проведенных операций схема данных базы «Фирма Буратино» может иметь следующий вид.

 2.3. Создание таблицы с помощью Конструктора

Новые таблицы базы данных можно создавать непосредственно в режиме Конструктора.

·  Для построения таблицы в режиме конструктора в окне базы данных выберите опцию 

«Создание таблицы в режиме конструктора».

Появится окно «Конструктор», с каким вы уже работали ранее (п. 2.1.).

·  Используя данные табл. 2 самостоятельно попробуйте создать таблицу «Товары». В первой строке таблицы даны названия полей, в третьей – приведены свойства каждого поля, в четвертой – помещены примечания к некоторым полям, которые вы поместите в столбце «Описание» конструктора таблицы «Товары» базы данных. Те свойства полей, которые требуют изменения - описываются, остальные – не трогайте.

При построении таблицы в этом режиме Access не создает по умолчанию никаких полей. Вы сами должны определить структуру будущей таблицы.

В верхней части окна Конструктора  расположена таблица (точнее - бланк для ее создания), которая должна содержать перечень всех полей с указанием их типов и заголовков. 

Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но старайтесь делать это так, чтобы название поля в максимальной степени характеризовало характер информации, которая будет храниться в данном поле.

·  Наименование поля может содержать до 64 символов (буквы, цифры пробелы и специальные символы, за исключением: (.), (!), ([]) и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.)

·  Наименование поля не должно начинаться с пробела, а само имя поля должно быть уникальным.

После того, как вы выберете «Тип данных», в нижней секции окна  выводится краткая информация  о полях и их свойствах, которая меняется при перемещении курсорам мыши в окне таблицы.

В столбце «Описание» Вы можете ввести любой пояснительный текст для каждого из полей. В дальнейшем, при выборе поля в режиме таблицы или запроса в строке состояния будет появляться текст этого описания. Поле «Описание» - не обязательное, и может не заполняться.

Одно из полей таблицы должно быть определено как  ключевое поле.

·  Для выбора первого ключевого поля  таблицы в окне Конструктора  щелкните в области выделения, расположенной слева от имени поля.. Затем нажмите на панели инструментов кнопку - «Ключевое поле» или  щелкните в области выделения правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню  выберите команду «Ключевое поле».

·  Сохраните созданную таблицу под именем «Новые товары», а затем внесите в поля созданной таблицы данные о любом понравившемся вам товаре. Вы почувствуете, что ввод данных в таблицу не очень комфортен, поэтому будете искать более удобный вариант.

·  Закройте таблицу «Новые товары».

·  Не снимая выделения с закрытой таблицы выделите команду Вставка Þ Автоформа.

Внешний вид получившейся Формы «Новые товары» (после некоторой ее модификации для

большей наглядности) приведен на рисунке.

·  Перемещение между записями Формы (строками исходной таблицы) выполняется с помощью соответствующих кнопок.

·  Перемещение между полями Формы можно производить с помощью щелчков мыши, а также нажатием клавиш «Enter» или «Tab».

·  Введите с помощью Формы «Новые товары» сведения еще об одном – двух товарах для того, чтобы убедиться, что ее использование позволяет более эффективно это выполнять.

Более подробно о Формах вы сможете узнать далее, в соответствующем разделе курса.

 2.4. Создание таблицы с помощью импорта из внешних баз данных

Создание таблиц, организация связи между ними и заполнение их данными достаточно трудоемкий процесс. Для его ускорения воспользуемся возможностью импортирования элементов из внешних баз данных.

В нашем случае такой базой данных является учебная база «Предприятие – базовая», содержащая  11   взаимосвязанных таблиц. Ее конкретное месторасположение будет указано преподавателем.

·  Перейдите на вкладку «Таблица» окна базы данных «Фирма Буратино».

·  Выделите команду Файл Þ Внешние данные Þ Импорт….

·  Последовательно перейдите в папку, содержащую базу данных «Предприятие – базовая» и выделите ее.

·  Щелкните на кнопке «Импорт» диалогового окна «Импорт».

·  В появившемся окне «Импорт объектов» последовательно щелкайте левой кнопкой мыши на именах импортируемых таблиц или щелкните на кнопке

«Выделить все».

·  Нажмите кнопку «ОК».

В базу данных «Фирма Буратино» будут импортированы все выделенные таблицы из  «Предприятие – базовая».

·  Откройте окно «Схема данных», как это было проделано в п. 2.2. В нем пока видны только связи между таблицами «Коллеги» и «Рецепты».

·  Щелкните на кнопке  «Отобразить все связи». В окне «Схема данных» будут отражены все связи между всеми таблицами конструируемой базы данных «Фирма Буратино».

·  Сохраните их.

Внешний вид окна «Схема данных» приведен ниже. Внимательно изучите связи между таблицами.

Таким образом вы закончили создание системы таблиц базы данных. Перейдем к работе с сформированными таблицами.

3. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

1.  Какие способы создания базы данных MS Access вы знаете?

2.  Какие действия необходимо выполнить для создания пустой базы данных?

1.  Как выглядит на экране компьютера пустая база данных?

3.  Для чего предназначены таблицы базы данных?

2.   Назовите элементы таблицы базы данных.

3.  Какое количество таблиц может содержать база данных?

4.  Как должна быть распределена информация  между таблицами?

5.  Целесообразно или нет размещать в одной таблице информацию о клиентах, сделанных ими заказами и сотрудниках фирмы, исполнявших эти заказы?

6.  Назовите действия, которые необходимо выполнить для создания новой таблицы.

7.  Какие варианты создания новой таблицы вы знаете?

8.  Как присвоить таблице имя? Можно ли использовать одно и тоже имя для нескольких таблиц?

9.  Как выглядит на экране компьютера таблица, созданная в режиме таблицы?

10.Как вставить дополнительный столбец в такую таблицу?

11.Как переименовать поля таблицы?

12.Можно ли в одно поле вводить данные различных типов. Например, даты, текст, цифровые значения и др.?

13.Как создать таблицу в режиме Конструктора?

14.Как правильно выбрать имена полей таблицы?

15.Что такое «Свойства» поля? Что они характеризуют и для чего предназначены?

16.Сколько символов может содержать имя поля?

17.Какие символы вы не имеете права использовать в имени поля?

18.Что такое «Ключевое поле»? Для чего оно предназначено?

19.Как задать ключевое поле в таблице? Как оно обозначается?

20. Как выбрать необходимый тип поля таблицы?

21.Какие типы данных Вы знаете?

22.Для чего предназначено поле МЕМО?

23.Что такое свойство поля? Какие свойства полей вы знаете?

24. Для чего предназначено «Описание»? Какая информация заносится в эти строки?

25.Какой максимальный размер может иметь поле типа «Текстовое»

26.Как задать формат поля «Денежный»?

27.Для чего может быть использован шаблон формата?

28.Для чего предназначен и в каких случаях используется формат поля «Счетчик»?

29.Для чего могут быть использованы поля типа «Логический»?

30.Какой тип поля должен быть использован для вставки в таблицу рисунка (например, фотографии сотрудника)?

31.Как вставить в таблицу объект типа OLE? Какие объекты можно вставить?

32.Как создать базу данных с помощью Мастера?

33.Назовите достоинства и недостатки создания базы данных с помощью Мастера.

34. Можно ли при построении собственной базы данных с помощью Мастера использовать поля из различных шаблонов?

35.Как выбрать необходимые поля?

4. ИТОГОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО РАЗДЕЛУ

(выполняются по собственной инициативе или по указанию преподавателя)

1. Представим себе, что вы работаете на небольшом предприятии, основной деятельностью которого являются оптовые  поставки различных товаров: автомобилей, компьютеров и продуктов питания.

Создайте базу данных, которая будет содержать информацию о кадровом составе вашего предприятия, типах продаваемых товаров, их поставщиках, клиентах,  наличии товаров на складах и др. Определите и запишите на листке бумаги структуру таблиц, созданной базы данных, наименование и свойства их полей.

Созданная база должна позволять найти:

·  Дату приема на работу ваших сотрудников, их возраст, деловую и личную характеристику.

·  Сколько и каких товаров продал ваш сотрудник.

·  Величину заработной платы, начисленной каждому сотруднику.

·  Какие товары, и в каком количестве находятся в данный момент на складе.

·  Какие товары пользуются наибольшим спросом.

·  Можете сами продолжить этот список.

2. В созданную вами базу данных добавьте таблицу, содержащую поля МЕМО (для личной и деловой характеристики ваших сотрудников) и OLE (для размещения фотографии сотрудника), а в полях «Сотрудник» таблицы «Заказы» и «Подчинение» в таблице «Сотрудники» создайте поля подстановок.

3. Используя шаблоны баз данных, создайте собственную базу данных, содержащую информацию о членах вашей группы.

Созданная база данных должна позволить:

·  Узнать день рождения вашего товарища, его возраст.

·  Узнать его адрес (или адреса, если он приехал из другого города).

·  Его интересы, (хобби).

·  Что-нибудь еще по вашему желанию.

4. Создайте базу данных вашей домашней библиотеки.

Созданная база данных, должна позволить:

·  Легко найти какие книги находятся у вас дома, а какие вы отдали своим приятелям;

·  Определить  общую стоимость вашей библиотеки и стоимость отдельных изданий (собраний сочинений).

·  Что-нибудь еще по вашему желанию.