Создание и редактирование отчетов в MS Access XP, страница 2

Результаты деятельности сотрудников Фирмы «Буратино» за первый квартал 2003 г.

Подразделение

Фамилия

Количество во сделок

Сумма

Замечания

Итого

Итого

 Итого по фирме в целом

После того как макет будущего отчета создан, следует определить, – какие данные и из каких таблиц должны быть использованы при его создании. Удобнее всего этот набор данных подготовить с помощью Запроса.

Некоторые поля из набора данных могут не показываться в отчете, а использоваться только для выбора других полей (прежде всего вычисляемых) и для сортировки данных.

Следует помнить, что данные отчета и конструкция отчета – это совершенно различные вещи. В конструкции отчета вы задаете поля таблиц, которые будут использованы в отчете. В дальнейшем, при запуске Access подставляет данные из результирующего набора данных или из таблиц вместо полей отчета.

Как правило, отчет состоит из следующих частей (разделов):

Заголовок отчета

Печатается только в начале отчета на титульной странице. Обычно он набирается крупным шрифтом. Если заголовок помещается на отдельной странице, то на нее может быть помещены логотип фирмы, диаграмма или рисунок. Иногда на титульном листе размещают сопроводительное письмо или краткую пояснительную записку.

Верхний колонтитул

Печатается вверху каждой страницы. Если заголовок расчета не печатается на отдельной странице, то верхний колонтитул печатается сразу после заголовка отчета. В этом случае, в колонтитул помещают  заголовки столбцов итоговых данных.

Заголовок групп

Обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к данной группе. (В нашем примере это могут быть названия подразделений). Для групп может быть создано множество  уровней заголовков (подзаголовков) и примечаний, но для того чтобы отчеты легко воспринимались читателем их должно быть не более 5 –6.

Область данных

В области данных обрабатывается и печатается каждаязапись. Очень часто эта область содержит вычисляемые поля.

Примечание группы

Используется для отображения итоговых данных текущей группы

Нижний колонтитул

В нижний колонтитул обычно помещается номер страницы

Примечание отчета

Печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно, в примечаниях размещаются статистические данные по всему отчету. При наличии примечания, нижний колонтитул помещается после примечания отчета.

Access предлагает следующие способы запуска программы создания отчета:

·  С помощью команды Вставка Þ Отчет.

·  С помощью кнопки «Создать»  на вкладке «Отчеты» окна базы данных.

·  С помощью кнопок «Создание отчета…»  окна базы данных.

·  В двух первых случаях, на экране появится диалоговое окно «Новый отчет», в котором можно выбрать один из следующих способов создания отчета:

Конструктор

Отображает пустое окно конструктора отчета, в котором вы самостоятельно, размещая различные элементы управления, разрабатываете собственные отчеты с заданными свойствами.

Мастер отчетов

Помогает достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей, используя диалоговые окна подготовки отчета.

Автоотчет в столбец

Создает отчет в столбец.

Автоотчет ленточный

Создает ленточный отчет.

Диаграмма

Создает отчет в виде диаграммы, построенной на основе выбранных полей таблицы.

Почтовые наклейки

Создает почтовые наклейки для отправки документов.

1.1. Простейшие способы создания отчета

Наиболее быстро можно создать два типа отчета: «Автоотчет в столбец» и «Автоотчет ленточный».

Для построения отчетов этого типа используется только одна таблица (или запрос). Поэтому, при конструировании запроса (или таблицы), особое внимание нужно обратить на расположение и содержание  полей в них. Так как, прежде всего именно они будут определять вид отчета.

1.1.1. Автоотчет в столбец

F Задание.

Создайте простейший отчет  о сотрудниках.

Для создания этого отчета достаточно выполнить всего несколько действий:

·  Откройте окно базы данных.

·  В окне базы данных откройте вкладку «Таблицы»

·  Выделите таблицу, для которой вы хотите построить отчет – «Сотрудники».

·  Выполните команду Вставка Þ Автоотчет.

На экране появится отчет, фрагмент которого  показан на рисунке.

·  Сохраните отчет под именем «Автоотчет Сотрудники».

В этом отчете размещены все поля таблицы. Названия полей расположены сверху вниз в том порядке, как они находятся  в таблице. На каждой странице размещается только одна запись и для перехода к следующей записи необходимо щелкнуть на кнопке «4».

1.1.2. Ленточный отчет

F Задание.

Создайте ленточный отчет  о клиентах. Для этого:

·  Откройте окно базы данных.

·  В окне базы данных откройте вкладку «Отчет» и щелкните на кнопке «Создать»

·  В открывшемся диалоговом окне «Новый отчет» выберите «Автоотчет: ленточный» и в списке таблиц – таблицу, на основании которой будет построен отчет - «Клиенты»)

·  Нажмите кнопку «ОК».

В этом отчете наименования полей расположены сверху, также, как и в спроектированной вами таблице. На каждой странице размещаются несколько записей, что существенно облегчает просмотр и сравнение отдельных записей.

·  Сохраните отчет под именем «Автоотчет ленточный Клиенты».

Вероятно, эти типы отчетов не произвели на вас особого впечатления. Они действительно мало информативны и не позволяют достаточно полно анализировать деятельность фирмы. Следующие типы отчетов будут более интересны, но потребуют больших затрат времени.

1.1.3. Создание отчета с помощью мастера отчетов

Создание отчета с помощью мастера практически не требует каких-то специальных знаний и сводится

·  К выбору таблиц и запросов, входящих в отчет.

·  Определению списка полей отчета.

·  Порядка их размещения.

F Задание.

Рассмотрим использование Мастера отчетов для создания однотабличного отчета. В качестве основы для построения отчета воспользуемся ранее созданным запросом начисления заработной платы сотрудникам фирмы – «Начислено Запрос».

·  Для запуска Мастера отчетов в окне диалога «Новый отчет» выберите из списка вариантов создания отчета «Мастер отчетов» и нажмите кнопку «ОК»

·  Нажмите кнопку раскрытия списка «Таблицы/Запросы» и из открывшегося списка, выберите запрос, на основе которого будет создаваться отчет - «Начислено Запрос».

·  Щелкните на кнопке «ОК».

·  На экране открывается диалоговое окно, в котором необходимо определить поля будущего отчета: «Подразделение», «Фамилия», «Имя», «Начислено».

·  Выберите поле, а затем нажмите кнопку с одиночной стрелкой , направленной

вправо.

·  Для выбора всех полей нажимайте кнопку с двойной стрелкой . Если после выбора полей вы хотите отказаться от сделанного выбора одного или нескольких полей, выберите их и воспользуйтесь аналогичными кнопками, направленными влево.

·  Нажмите кнопку «Далее» для перехода к следующему окну Мастера.

На этом шаге мастера вам необходимо определить  необходимо ли группировать данные, по какому либо из полей. Access допускает до 10 уровней группировки.  Поля, по которым будут производиться группировка, должны быть  размещены в верхней части правого списка, поэтому их выбирают первыми. Проведите группировку по полю «Подразделение».

·  Выберите поле (можно и несколько полей) для группировки данных, щелкните на кнопке «Далее» для перехода к следующему окну Мастера.

В следующем окне диалога  задайте порядок сортировки записей отчета.

В окне сортировки вы можете указать поля для сортировки по возрастанию или убыванию.

·  Для выбора поля сортировки раскройте список полей  и выберите нужное поле «Фамилия».

·  Если вы хотите сменить тип сортировки, щелкните на кнопке «по возрастанию»   в результате чего направление сортировки

поменяется на противоположное - «по убыванию».

Количество сортируемых записей и тип сортировки зависят от выбранной Вами таблицы

·  Если вы хотите сформировать в отчете итоговые поля, нажмите кнопку «Итоги» в этом окне.

·  В открывшемся окне «Итоги» выберите тип итогов, представленный на рисунке, установив требуемые флажки, определяющие их тип. При необходимости вы можете поместить в отчет только итоговые значения.

·  Щелкните сначала на кнопке «ОК» диалогового окна «Итоги», а затем на кнопке «Далее» диалогового окна «Создание отчета».

На следующих двух шагах Мастера отчетов вы должны определить вид макета отчета и стиль его оформления.

·  На заключительном шаге Мастера запросов вы можете задать имя отчета – «Начислено» и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

«Просмотреть отчет» или

«Изменить макет отчета».

Фрагмент отчета приведен ниже.

2. ИЗМЕНЕНИЕ ВНЕШНЕГО ВИДА (РЕДАКТИРОВАНИЕ) ОТЧЕТОВ

Необходимо провести некоторую доработку отчета, для того чтобы он действительно выглядел достойно. Например, изменить заголовок отчета, поместить на титульный лист дату создания отчета, логотип фирмы, утверждающую подпись и др. Однако нелишне напомнить, что: «Встречают по одежке…», но «Лучшее – враг хорошего».

F Задание.

Выполните редактирование отчета, созданного вами в предыдущем разделе.

Имеющиеся недостатки:

·  Заголовок отчета не соответствует его содержанию.

·  Не указана дата его создания.

·  Нет утверждающей подписи директора предприятия.

·  Нет подписи разработчика отчета.

·  Поля отчета не соответствуют размеру выводимой в нее информации.

Редактирование отчета производится в окне Конструктора отчета

Для того чтобы открыть созданный отчет в режиме Конструктора:

·   Откройте диалоговое окно «База данных»

·  Откройте вкладку «Отчеты»

·  Выберите отчет «Начислено».

·  Щелкните на кнопке «Конструктор», для открытия окна Конструктора отчетов.     

Отчет делится на семь областей: 1. Область заголовка отчета; 2- Область верхнего колонтитула; 3-Область заголовка группы; 4- Область данных; 5- Область примечания группы; 6- Область нижнего колонтитула; 7-Область примечания отчета.  

Переключение между режимами конструктора и просмотра отчета выполняется с помощью команды меню Вид. 

·  Если вы хотите переключиться из режима Конструктора отчетов в режим просмотра отчета, (а это желательно делать при внесении в конструкцию отчета каких-то изменений), выполните команду Вид Þ Предварительный просмотр или щелкните на кнопке инструментальной панели «Вид» ..

В меню команды Вид есть еще одна команда – Образец, которая также позволяет просмотреть созданный отчет на экране. Различие между командами состоит в том, что команда Вид Þ Предварительный просмотр позволяет постранично просмотреть весь отчет, а команда Вид Þ Образец выводит на экран только первую страницу отчета.

·  Для возврата в режим конструктора выполните команду Вид Þ Конструктор отчетов или щелкните на кнопке «Вид», имеющий рисунок .  

·  Для смены режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой  и в открывшемся меню выбрать соответствующую пиктограмму.

2.1. Редактирование области заголовка

F Задание.

Заголовок созданного нами отчета – не соответствует его содержанию.

Оформим его следующим образом:

·  Щелкните левой кнопкой мыши в области заголовка для его выделения. В результате он должен приобрести вид прямоугольника с восьмью черными квадратами – маркерами.   

Маркеры используются для изменения размеров и перемещения выделения (подобно тому, как мы это делали для изменения размеров и перемещения  внедренного объекта в Приложениях MS Word и MS Excel).

·  Нажмите на клавишу «Delete» для удаления выделенного объекта.

·  Выполните команду Вид Þ Панели инструментов…и выведите на экран Инструментальную панель «Панель элементов». Для вывода на экран Панели элементов, установите «Галочку» около имени этой панели в диалоговом окне Панели инструментов.

·  Щелкните на кнопке «Надпись»  и переместите курсор мыши в то место области заголовка, где вы намереваетесь создать надпись (Например, "УТВЕРЖДАЮ»).

·  Когда курсор превратиться в тонкий крестик, нарисуйте им область ввода и введите надпись. 

·  Закончив ввод надписи, щелкните мышкой в любом месте окна Конструктора.

·  Для редактирования сделанной надписи (выбора размера и типа шрифта, фона и др.), щелкните правой кнопкой в области ввода и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Свойства».

·  В открывшемся окне «Надпись» установите свойства введенного текста: формат шрифта, его цвет, тип рамки, фона, положение на странице и др.  

·  Установив свойства объекта, переключитесь в режим предварительного просмотра и оцените качество выполненной вами работы.

Повторите выше описанные действия и введите остальные строки текста, размещая их в соответствующих местах области заголовка.

В том случае, если область заголовка, установленная Access по умолчанию, не достаточна (по высоте) для размещения текста, установите курсор мыши на границу области заголовка и, когда он примет вид крестика, переместите границу в нужном направлении.

·  Для ввода логотипа фирмы (в случае, если он не был вами создан заранее) воспользуйтесь картинкой из набора Microsoft Clip Gallery, входящей в состав MS Office (для вставки рисунка воспользуйтесь командой Вставка Þ Объект или Вставка Þ Рисунок)

Закончив ввод заголовка, переключитесь в режим предварительного просмотра и оцените качество выполненной работы.

2.2. Редактирование областей верхнего колонтитула, заголовка группы, области данных  и примечания группы.

Редактирование этих областей ничем не отличается от вышеописанных действий редактирования  области заголовка и практически сводятся (в вашем случае) к перемещению по листу отдельных элементов управления и изменению их размеров, с тем чтобы придать отчету более привлекательный вид. Заметим, что для более удобного размещения элементов отчета, можно воспользоваться командой Формат Þ Размер Þ По размеру данных.

2.2. Редактирование нижнего колонтитула и примечания группы

F Задание.

В нижнем колонтитуле должны быть размещены: номер страницы отчета, а в примечании отчета (помимо итоговой суммы начислений заработной платы) - дата его создания и фамилия автора отчета.

Создание элементов управления содержащих эти данные можно выполнить двумя основными способами.

Первый способ:

·  Щелкните на кнопке «Поле»  Инструментальной панели «Панель элементов» и переместите курсор мыши в ту область  нижнего колонтитула, где вы хотите расположить новое поле  «Дата создания отчета».

·  Когда курсор мыши примет вид крестика, нарисуйте контур будущего поля.

После того как вы отпустите кнопку мыши внедренное поле примет вид двух рядом расположенных прямоугольников.  

Иногда, после отпускания кнопки мыши эти прямоугольники (элементы управления) оказываются «наложенными» друг на друга (полностью или частично). Для их разделения выделите один их них (обычно, правый) и удерживая нажатой левую кнопку мыши, отбуксируйте его в сторону удерживая за самый большой маркер).

·  Так как вам не потребуется вводить наименование элемента управления - «Поле 38», выделите его и удалите нажатием клавиши «Delete»

·  Щелкните правой кнопкой в области прямоугольника и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Свойства».

·  Щелкните в поле «Данные» окна «Свойства».

·  Для выбора типа функции (в нашем случае, функции текущей даты) щелкните на кнопке , расположенной в правой части этого поля. 

·  В открывшемся окне «Построитель выражений» выберите «Текущая дата»  категории «Общие выражения».

·  Щелкните на кнопке «Вставить» и затем на кнопке «ОК» для возврата в окно определения свойств «Поле38».

При необходимости измените другие свойства объекта (формат шрифта и др.). Второй способ:

Номер страницы (также, как и дату создания отчета) можно вставить также с помощью команды Вставка Þ Номер страницы. Правда номера страниц таким способом можно вставить только в верхний или нижний колонтитул.

·  Выделите команду Вставка Þ Номер страницы

·  В открывшемся диалоговом окне выберите все необходимые параметры управляющего элемента (формат, расположение на странице, выравнивание и др.)

·  Щелкните на кнопке «ОК» и в поле нижнего колонтитула (если он был выбран в окне «Номера страниц») появится выделенный элемент «страницы».

Если Вам не понравилось расположение объекта с номером страницы, установите указатель мыши на его нижний край (указатель примет вид раскрытой руки) и отбуксируйте его в нужное место.

Повторите необходимые действия для ввода в отчет других элементов управления (номера страницы, фамилии автора отчета). Для вставки фамилии автора отчета может быть использован текстовый элемент управления.

После выполнения редактирования ваш отчет будет иметь вид подобный, показанному на рисунках (в режиме конструктора):

2.3. Изменение стиля оформления отчета

F Задание.

·  В том случае, если после просмотра отчета на экране, вы остались, не удовлетворены стилем его оформления, выполните команду Формат Þ Автоформат, в результате чего на экране появиться окно выбора стиля оформления отчета.

·  Установите стиль, который в максимальной степени отвечает вашим требованиям и щелкните на кнопке «ОК». Нам лично нравится существующий.

2.4. Изменение порядка группировки и сортировки данных

F Задание.

При создании отчета вы выбрали поля для группировки данных  по полю «Подразделение».

·  Если после просмотра отчета, вы решили изменить порядок группировки и сортировки данных, то в режиме конструктора отчета выполните команду

Вид Þ Сортировка и группировка, в результате чего на экране появится диалоговое окно «Сортировка и группировка».

Поле, по которому производится группировка данных, отмечено значком.

2.4.1. Создание новой группы

·  Щелкните кнопкой в нижнем свободном поле левого столбца диалогового окна «Сортировка и группировка» и выберите из открывшегося списка новое поле – «Имя». В правом столбце по умолчанию будет принята сортировка по возрастанию. 

2.4.2. Отмена - восстановление группировки

·  Выделите поле, по которому производится группировка данных – «Подразделение».

·  Щелкните в поле «Заголовок группы» списка «Свойства группы» и в открывшемся

списке установите «Нет».

·  Для восстановления группировки данных повторите предыдущую операцию и в открывшемся списке установите «Да»

2.5. Нумерация записей в области данных отчета

F Задание.

У вас возникла необходимость пронумеровать записи в группе или по всему отчету. Для этого:

·  Добавьте в область данных несвязанное поле и удалите подпись поля.

·  Откройте окно свойств этого элемента управления.

·  В поле ввода свойства «Данные» введите «=1».

·  Для свойства «Сумма с накоплением»

установите значение «Для всего» или «Для группы» в зависимости от того, как вы собираетесь нумеровать данные.

Просмотрите отчет в окне просмотра. Как видно из рисунка, записи в группе пронумерованы. 

3. СОЗДАНИЕ ПОЧТОВЫХ НАКЛЕЕК

F Задание.

Попробуйте создать почтовую наклейку с приглашением прийти на вечеринку, устраиваемую руководством фирмы по случаю встречи восьмого марта.

Для создания почтовых наклеек на основе таблиц базы данных – Access предлагает воспользоваться услугами Мастера.

·  В окне «Базы данных» откройте вкладку «Отчет».

·  Нажмите кнопку «Создать».

·  В открывшемся окне диалога «Новый отчет» в списке способов создания отчета выберите «Почтовые наклейки» и таблицу на основе которой будут создаваться почтовые наклейки -  «Клиенты».

·  Нажмите кнопку «ОК».

·  В первом окне диалога Мастера создания почтовых наклеек из предложенных вариантов выберите подходящий Вам размер почтовой наклейки.  

·  Щелкнув по кнопке «Настройка» можно  установить свои параметры.

·  Щелкните на кнопке «Далее».

От верного выбора типа и размера наклейки зависит многое, поэтому установите те параметры, которые вы видите на рисунке сверху.

·  На следующем шаге  выберите размер шрифта, его тип и цвет текста.

·  Щелкните на кнопке «Далее».

·  На третьем шаге Мастера опишите внешний вид почтовой наклейки, используя поля  таблицы (или запроса), текст и знаки препинания. В правом поле ввода можно видеть текст выводимой информации.

·  Щелкните на кнопке «Далее».

Нельзя употреблять некоторые знаки препинания, такие как «двоеточие», «кавычки». В этом случае появится сообщение: «Ошибка синтаксиса во введенном выражении».

·  Для сортировки перенесите необходимые поля в правую часть окна и нажмите кнопку «Далее».

·  Заключительное окно Мастера предназначено для задания имени отчета и выбора варианта дальнейшей работы (предварительного просмотра или перехода в режим конструктора для редактирования созданных наклеек). Выполните необходимые действия и нажмите кнопку «ОК».  

Вид отчета «Наклейки Сотрудники» в режиме Конструктора и просмотра отчета виден на представленных рисунках.

Вы можете редактировать наклейки в режиме Конструктора обычным способом.

4. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ КОНСТРУКТОРА

Создание отчета с помощью Конструктора является достаточно сложным и трудоемким делом. Но в этом случае, его внешний вид целиком зависит от вашего мастерства и упорства.

При его создании используются элементы управления, размещение которых в областях Конструктора мы достаточно полно рассмотрели в предыдущих разделах. Ваша задача сводится к тому  (и в этом основная сложность), чтобы используя свои собственные творческие способности разместить их по областям конструктора и с помощью вкладки «Свойства» придать им необходимое оформление.

Для открытия окна Конструктора:

·  В окне базы данных перейдите на вкладку «Отчет».

·  Нажмите на кнопке «Создать».

·  В открывшемся диалоговом окне «Новый отчет» выберите «Конструктор» и таблицу или запрос» по которой будет создаваться отчет и щелкните на кнопке «ОК».

·  На экране откроется окно конструктора отчетов, подобное листу чистой бумаги с выделенными областями его отдельных частей.

·   Разместите необходимые элементы управления в соответствующих

областях отчета, подобно тому, как вы это делали при редактировании отчетов, разработанных с помощью других методов их создания, и отчет будет создан.

Мы не будем останавливаться на этапах создания отчета с помощью конструктора. Вместо этого рассмотрим создание диаграмм и приведем некоторые замечания по созданию отчетов.

5. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ - ДИАГРАММ

Одним из наиболее мощных средств анализа информации, содержащейся в таблицах базы данных, является диаграмма.  Использование диаграмм, построенных на основе таблиц или запросов, позволяет выявить закономерности, мимо которых вы могли бы пройти, не прибегая к их помощи, просто анализируя табличные данные. Это становиться особенно ощутимым, когда производится анализ сложных процессов, таких как деятельность любого предприятия. «Сухие» цифры отчета, безусловно, информативны и без них никакой анализ в принципе не возможен. Но только диаграмма  позволяет проследить динамику процесса на его различных стадиях.

Для представления одной и той же информации можно использовать различные типы диаграмм, дополняющие друг друга и позволяющие вскрыть различные закономерности процесса.

К выбору типа диаграмм следует относиться достаточно осторожно и продуманно. Иначе, как и всякое  средство статистического анализа данных оно может привести вас к неправильным, ложным выводам.

Диаграмма  может быть отнесена к группе элементов управления  и может быть использована как внедренный или связанный объект в отчетах и формах. Допускается изменение диаграммы непосредственно в форме или отчете с помощью приложения Microsoft Graph.

Возможны два способа помещения диаграммы в отчет или форму:

·  Первый - использование диаграммы, созданной в другом приложении (MS Excel, MS Word, Paint и др.).

·  Второй - создание диаграммы непосредственно в отчете. 

5.1. Использование диаграммы, созданной в другом приложении

F Задание.

В вашем распоряжении имеется диаграмма расчета суммарной премии по отделам фирмы, находящаяся в рабочей книге MS Excel – «Расчет премии Диаграмма». Создайте отчет MS Access и свяжите эту диаграмму с созданным отчетом.

Для этого следует выполнить следующие операции:

·  С помощью Конструктора отчетов создайте отчет (п.4. данного задания).

·  Откройте приложение, в котором, создана (или хранится) необходимая диаграмма и выполните команду Копировать или Вырезать. При этом объект помещается в буфер обмена.

·  Откройте отчет MS Access  и щелкните мышью в области данных.

·  Выделите команду Правка Þ Специальная вставка и установите флажок «Связать». В этом случае все изменения в MS Excel автоматически повторяются в MS Access.

Если вы хотите просто скопировать диаграмму с приложением, в котором оно было создано, выполните команду Правка Þ Вставить.

·  Вернитесь в исходную диаграмму MS Excel и каким-либо способом измените ее, например, измените цвет столбцов.

·  Вновь вернитесь в отчет MS Access и посмотрите, что произошло с диаграммой. Результат связывания диаграммы MS Excel с отчетом MS Access приведен.

·  Сохраните отчет под именем «Расчет премии Диаграмма».

5.2. Добавление новой диаграммы в форму или отчет

Для добавления диаграмм необходимо иметь установленное приложение MS Graph 5.0. MS Access не устанавливает MS Graph по умолчанию при установке с параметром «Обычная». При создании элемента управления-диаграммы непосредственно в форме или отчете MS Access вызывает мастера по созданию диаграмм, упрощающего выполнение этой задачи. Кнопка, создающая диаграмму, не входит в состав ни одной стандартной панели инструментов. При необходимости, следует добавить кнопку "Диаграмма" на панель инструментов конструктора форм или отчетов.

·  Для построения диаграммы вам, прежде всего, необходимо подготовить данные к виду удобному для отображения на диаграмме. При построении диаграммы ограничьте количество отображаемых на ней данных, так как в противном случае диаграмма окажется загроможденной и будет плохо «читаться».

·  Если таблица, для которой нужно создать диаграмму, находится в другой базе данных или Приложении, импортируйте, или свяжите ее с базой данных MS Access.

·  Решите, какие таблицы или запросы будут служить источником данных для диаграммы. Если будет использован запрос, создайте его и включите следующие поля:

·  Содержащие данные, которые будут представлены на диаграмме. По крайней мере, одно из этих полей должно иметь тип данных числовой, денежный или счетчика.

·  Содержащие подписи, которые следует отобразить на диаграмме.

Поля привязки, если требуется, чтобы диаграмма отражала изменения в поле от записи к записи. Значения в поле привязки должны соответствовать в каждой записи значениям поля в базовой таблице или запросе формы или отчета. Предположим, например, что базовая таблица формы содержит поле "КодТовара". Диаграмму следует привязать к этому полю, поэтому его необходимо включить в базовый запрос диаграммы.

F Задание.

Создайте аналогичную диаграмму, используя возможности построения диаграмм самого MS Access.

·  С помощью Конструктора отчетов создайте отчет (п.4. данного задания).

·  В режиме конструктора отчета выберите команду Вставка Þ Диаграмма.

Если требуется часто создавать диаграммы, добавьте кнопку «Диаграмма»   на панель элементов.

·  Установите указатель на панель инструментов и нажмите правую кнопку мыши.

·  Выберите команду «Настройка…».

·  7На вкладке «Панели инструментов» в списке «Категории» выберите «Панель элементов». Появится сама панель.

·  Перейдите на вкладку «Команды». В списке «Категории» выберите «Элементы управления». Переместите с помощью мыши кнопку «Диаграмма»  с окна

«Команды» в нужное место на панели инструментов.

·  Нажмите кнопку "Закрыть" в окне диалога Настройка панелей инструментов.

Щелчок по этой кнопке аналогичен команде Вставка Þ Диаграмма.

·  В отчете в области данных выберите место, в которое помещается диаграмма. При этом курсор мыши должен превратиться в небольшой крестик с прикрепленным к нему символом диаграммы.

·  Не отпуская левую кнопку мыши, нарисуйте прямоугольник, где будет размещена диаграмма.

·  После того, как вы отпустите кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно мастера диаграмм.

·  В открывшемся окне Мастера диаграмм, выберите таблицу  или Запрос на основании которой будет строится диаграмма – «Расчет зарплаты Запрос».

·   Нажмите кнопку «Далее»

·  На втором шаге Мастера диаграмм выберите поля таблицы, из которых будут браться значения для построения диаграммы -  «Подразделение» и «Зарплата»

·  На третьем шаге Мастера диаграмм, выберите тип диаграммы для отображения данных. Обратите внимание на поясняющиеся надписи, появляющиеся в правой части окна при выборе различных типов диаграмм.

Четвертый шаг Мастера диаграмм  представляет собой окно диалога определения типа отображения данных и содержит область образца диаграммы. с полями, используемыми для построения данного типа диаграммы, и кнопки с выбранными вами полями таблицы (запроса). К сожалению, в русифицированных версиях Access Мастер диаграмм в качестве образца использует таблицу и диаграмму, заданную «по умолчанию» – Предприятия «Голубое небо» Мастер по умолчанию сам размещает поля таблицы в полях образца диаграммы так, как онсчитает наиболее целесообразным. Если выбор распределения полей, предложенный Мастером, оказался не совсем удачным, то Вы можете изменить размещение полей. Для этого перенесите кнопки с именами полей на требуемое поле в области образца.

·  Для того чтобы просмотреть, как будет выглядеть ваша реальная диаграмма щелкните на кнопке «Просмотр»  диалогового окна «Создание диаграммы».

·  На последнем шаге  задайте имя диаграммы «Распределение фонда зарплаты между подразделениями Диаграмма».

·  Щелкните на кнопке «Готово».

Даже такая, построенная нами на простейшем примере, диаграмма уже содержит элементы анализа и заставляет руководителя фирмы задуматься над вопросом: «С чем связан такой низкий уровень заработной платы у сотрудников склада  и высокий у работников отдела снабжения?».  Возможно, это вызвано объективными причинами, связанными с занятостью сотрудников и их вкладом  в деятельность фирмы, а возможно и какими-то другими недостаточно обоснованными вещами.

Если после просмотра построенной диаграммы вам не понравился ее внешний вид (тип диаграммы, ее размер), то, находясь в режиме Конструктора, дважды щелкните в области построения диаграммы.

В результате этого, Access вызовет на экран приложение MS Graph, в котором вы, используя инструментальные средства этого приложения, можете отредактировать построенную диаграмму.

Однако не очень хорошие возможности MS Graph не позволяют делать диаграммы высокого качества, поэтому целесообразно сначала экспортировать таблицу или запрос в MS Excel, создать его средствами выразительную диаграмму, а затем импортировать диаграмму в MS Access (как это было показано в п. 5.1. данного задания).

6. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ОТЧЕТОВ

Так что же отличает хороший отчет от посредственного?

·  Не забывайте о том, что хороший отчет помогает быстро «ухватить» узловые моменты, содержащейся в нем информации, не отвлекая внимание на второстепенные детали. Хороший отчет должен быть «читабельным», а не просто сводкой каких-то цифр!

·  Разработчики Access снабдили его очень мощными средствами для создания профессионально подготовленных отчетов. Другое дело, как вы сможете ими распорядиться. Например, если вы разработали отчет о товарах, проданных вашими сотрудниками и каждую запись сопроводили рисунками товаров и фотографиями сотрудников, то вместо отчета вы будете иметь альбом картинок. Графика должна использоваться только для ограниченных целей и не отвлекать внимание от деловой части отчета.

·  Прежде чем вы начнете разрабатывать свой собственный отчет, внимательно просмотрите отчеты, с которыми работают сотрудники вашей организации. А еще лучше, проанализируйте отчеты и деловую документацию преуспевающих фирм.

·  Выясните у своих коллег с какими отчетами им приятнее работать и никогда не пренебрегайте их мнением!

·  Постарайтесь каждый отчет снабдить заголовком. Иначе, в последствии очень трудно будет объяснить, какие данные содержаться в этом документе. Будет еще лучше, если к отчету вы сможете приложить пояснительный текст или краткий анализ приведенных в нем данных.

·  Access размещает в отчете поля вместе с их заголовками, которые очень часто бывают избыточными. Например, заголовок поля «Фамилия» расположенный рядом с фамилией будет только загромождать отчет, не давая дополнительной информации. В тоже время, поля «Дата рождения» и «Дата приема на работу» должны быть снабжены поясняющими надписями.

·  Старайтесь выравнивать логические группы и отдельные поля. По возможности блоки располагайте в отчете симметрично и делайте их одинаковой длины (иногда это можно делать за счет излишних пробелов)

·  Итоговые данные целесообразно выделить либо изменением размера, либо вида шрифта. В отдельных случаях целесообразно затенение полей. При затенении  полей не используйте затенение более 10-15%, иначе текст на этом фоне может быть, не различим.

·  Если в различных отчетах одного приложения размещаются одни и те же поля, всегда используйте для них одинаковые заголовки и одинаковый формат текста. Иначе у читателя вашего отчета могут возникнуть сомнения.

·  К использованию сокращенных названий можно прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что они будут понятны человеку, работающему с отчетом. Например, сокращение КГТЭИ может быть понятно только тем, кто имеет дело с Красноярским государственным торгово-экономическим институтом, а СИБУП – обучавшимся в Сибирском институте бизнеса, управления и психологии.

·  Использование специальных символов, раскрывающих назначение данных, также имеет свои особенности. Например,  в столбце «Стоимость партии» должно быть указано, в каких единицах отображается стоимость – рублях, тысячах рублей, долларах. Удобнее всего, единицу измерения указать в заголовке отчета.

·  Использование различных типов шрифтов, безусловно, привлечет внимание пользователя. Однако их нагромождение будет рассеивать его внимание. С нашей точки зрения в отчете следует отдать предпочтение пропорциональным шрифтам типа Times. Однако если их разнообразие в отчете будет достаточно велико, то отчет будет также трудно читаем.

·  Как правило, все отчеты печатаются на черно-белом принтере. Поэтому не увлекайтесь цветовой раскраской графиков отчета  или его отдельных полей.

·  Постарайтесь быть консервативным в хорошем смысле этого слова. Если вы нашли хороший стиль оформления отчета, который одобрили ваши коллеги и руководство, следуйте ему при разработке последующих отчетов.

Сделанные нами рекомендации, естественно, не являются обязательными. Но, всегда помните, что отчет создается, прежде всего, для того, чтобы вы могли эффективно взаимодействовать с вашими партнерами (или конкурентами).

7. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Какие элементы базы данных могут быть использованы для построения отчета?

3. Какая команда должна быть выполнена для запуска программы создания отчета?

4. Какую команду дублирует кнопка ?

5. Какие способы создания отчета Вы знаете?

6. Назовите простейшие способы создания отчета?

7. Как отличаются по внешнему виду «Автоотчет в столбец» и «Ленточный автоотчет»?

8. Как создать отчет с помощью Мастера отчетов?

9. Можно ли при построении отчета с помощью Мастера сгруппировать данные, по какому либо из выбранных полей?

10. Обязательно ли должны входить в отчет, поля выбранные для группировки данных?

11. Возможно ли проведение сортировки данных в отчете?

12. Возможно ли при построении отчета с помощью Мастера создание промежуточных итогов и итогов по всему отчету?

13. Можно ли с помощью Мастера создать отчет, содержащий только итоговые значения?

14. В каком режиме выполняется редактирование созданного отчета?

15. Внимательно посмотрите на рисунок и назовите основные части отчета.

16. Какие элементы управления использованы в отчете?

17. Какая из кнопок инструментальной панели может быть использована для быстрого перехода в режим просмотра отчета   ?

18. Как вставить в заголовок отчета рисунок (логотип фирмы)?

19. Какой элемент управления наиболее целесообразно использовать?

20. Как создать дополнительные надписи в области заголовка отчета (или колонтитула)

21. Как вставить в отчет дату его создания?

22. Как вставить в отчет текущую дату?

23. Как изменить размер и тип шрифта заголовка отчета, заголовков полей?

24. Какой из двух элементов        управления вы выберете для создания заголовка отчета (или любой другой надписи), а какой для размещения даты, номера страницы или вывода данных?

8. ИТОГОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО РАЗДЕЛУ

(выполняются по собственной инициативе или выполняются по указанию преподавателя)

1.  Как будет выглядеть отчет «Телефоны клиентов», показанный на предыдущем рисунке в режиме конструктора отчетов? Нарисуйте вид отчета.

2.   Создайте запрос, который позволить вам выяснить какие товары - поле «Описание товара», на какую сумму – Сумма: [Количество] * [Цена], в каком количестве - поле «Количество» и  какие именно фирмы - поле «Название» приобретали ваши товары.

·  Отредактируйте запрос таким образом, чтобы он имел вид, показанный на рисунке.

·  Сохраните запрос, присвоив ему имя «Заказытоваров».

·  Выполните группировку сделанного запроса таким образом, чтобы выяснить на какую сумму и какое количество наименований товаров приобретали ваши клиенты.

·  Сохраните запрос, присвоив ему имя «Заказы товаров Итоги».

·  На основе запроса «Заказытоваров» с помощью мастера отчетов  или Конструктора отчетов создайте отчет, в котором будут отражены детальные и итоговые данные о заказах ваших клиентов (какие товары и в каком количестве были приобретены каждым клиентом).

·  Группировку выполните  по полю «Название», сортировку - по полю «ОписаниеТовара», суммарные итоги подведите по полям «Количество» и «Сумма».

·  Отчет должен иметь книжную ориентацию и полностью размещаться по ширине страницы.

·  Стиль оформления – желательно «Обычный».

·  Отчету присвойте имя «Заказы товаров».

·  Отредактируйте отчет таким образом, чтобы он принял вид подобный, показанному на рисунках. Для этого установите следующие параметры:

·  Раздвиньте правую границу листа с 16 до 17 см.

·  Установите параметры страницы (команда Файл ð Параметры страницы):

ориентация страницы   - книжная поля           верхнее – 25 мм.

нижнее -  15 мм.

левое- 25 мм.

правое  - 10 мм.

·  Заголовок «Отчет»:  шрифт - Tahoma, размер - 24 пт., полужирный, выравнивание - по центру, цвет – любой темный.

·  Заголовок«о заказах клиентов»:  шрифт - Arial, размер - 16 пт., полужирный, выравнивание - по центру, цвет – любой темный.

·  Оформление подписи директора фирмы выполнить аналогично тому, как это было сделано при создании отчета «Начислено» (п. 2 данного задания). Можете просто скопировать данный фрагмент в отчете «Начислено» и вставить в создаваемый.

·  Ниже оформления подписи директора фирмы установите поля ввода текущей даты = Now() или = Date ().

·  В левом углу отчета разместите элемент логограмму (рисунок эмблемы) фирмы - рисунок из "ClipArt" (п. 2.1.) или скопируйте имеющийся в отчете «Начислено».

·  Отредактируйте области Заголовок группы, Область данных, Примечание группы, Нижний колонтитул, Примечание группы и Примечание отчета максимально близким к изображенному на рисунке.

·  Просмотрите на экране как будет выглядеть ваш отчет при печати. 

Верхняя часть первой страницы отчета:

Нижняя часть последней страницы отчета.

·  Сохраните изменения в  отчете «Заказы товаров».

·  Откройте запрос «Заказы товаров Итоги» и сравните итоговые данные с данными отчета «Заказы товаров». У нас они совпали, а как у вас?

3.  На основе запроса «Начислено Запрос» с помощью Мастера отчетов создайте отчет, в котором будут отражены детальные и итоговые данные о штатном расписании фирмы. Для этого

·   Скопируйте запрос «Начислено Запрос»  с новым именем «Штатное расписание Запрос» и модифицируйте его таким образом, чтобы в него вошли следующие поля: «Подразделение», «Должность», «Фамилия», «Имя», «Разряд», «Доляставки», «Вредность», « Классность», «Начислено».

В том случае, если по каким-то причинам на вашем компьютере нет этого запроса, то создайте его:

·  Для создания запроса используйте таблицы «Сотрудники» и «Справка», как это было описано в п. 4 Задания «Запросы MS ACCESS XP».

Фрагмент запроса «Штатное расписание Запрос» представлен ниже.  

·  Группировку выполните  по полю «Подразделение», сортировку - по полю «Фамилия», суммарные итоги подведите по полям «Доляставки», «Начислено».

·  Отчет должен иметь книжную ориентацию и полностью размещаться по ширине страницы.

·  Стиль оформления – желательно «Строгий».

·  Отчету присвойте имя «Заказы товаров».

·  Отредактируйте отчет таким образом, чтобы он принял вид подобный, показанному на рисунках. Для этого установите следующие параметры:

·  Раздвиньте правую границу листа с 16 до 17 см.

·  Установите параметры страницы (команда Файл ð Параметры страницы):

ориентация страницы   - книжная поля           верхнее – 25 мм.

нижнее -  15 мм.

левое- 25 мм.

правое  - 10 мм.

·  Заголовок «Штатное расписание»:  шрифт - Tahoma, размер - 20 пт., полужирный, выравнивание - по центру, цвет – любой темный.

·  Оформление подписи директора фирмы выполнить аналогично тому, как это было сделано при создании отчета «Начислено» (п. 2 данного задания). Можете просто скопировать данный фрагмент в отчете «Начислено» и вставить в создаваемый.

·  Ниже оформления подписи директора фирмы установите поля ввода текущей даты = Now() или = Date ().

·  В левом углу отчета разместите элемент логограмму (рисунок эмблемы) фирмы - рисунок из "ClipArt" (п. 2.1.) или скопируйте имеющийся в отчете «Начислено».

Отредактируйте области Заголовок группы, Область данных, Примечание группы, Нижний колонтитул, Примечание группы и Примечание отчета максимально близким к изображенному на рисунке.

·  Просмотрите на экране как будет выглядеть ваш отчет при печати. 

Верхняя часть страницы отчета:

Нижняя часть последней страницы отчета.