Ключевые понятия лекции: электронная база данных; система управления базой данных (СУБД); ведение базы данных; сетевая база данных; защита информации; администратор базы данных; разрешения; Microsoft Access; свойства поля; мастер; технология OLE.
В большинстве случаев «базы данных» строительных, эксплуатационных и др. предприятий ведутся на бумаге: целые комнаты, заполненные стеллажами со множеством папок, конторских книг… и целым штатом сотрудников… Иногда на то, чтобы найти нужную и срочную информацию уходит несколько дней! В условиях динамичного строительного рынка такая ситуация делает предприятие мягко говоря неконкурентоспособным.
Решить эту проблему можно, переведя базы данных с бумажных носителей на электронные, т.е. создав электронную базу данных. Для ведения и управления базами данных предназначены специальные прикладные программы – системы управления базами данных (сокращённо – СУБД). База данных, представленная в электронном виде, позволяет моментально находить необходимую информацию, получать требуемые запросы, в т.ч. запросы сложного вида, оперативно обновлять данные (т.е. вносить изменения, дополнения и удалять ненужные данные).
Если на предприятии, где создана электронная база данных, действует локальная компьютерная сеть, работа большинства служб облегчается и повышается производительность. Ведение сетевой базы данных (т.е. редактирование информации, запись новых данных и уничтожение старых) может вестись одновременно разными операторами. На складах вносят данные по наличию, приходу и выдаче материалов и т.д., в отделе снабжения вносят сведения о поставщиках, технический отдел даёт сведения о потребностях в материалах. правильно организованная электронная база данных позволяет сразу после поступления заказа узнать о наличии материалов, или ценах на них и сроках поставки, сразу выписать и отправить по факсу счёт.
В случае сетевой базы данных возникает необходимость ограничения доступа или установление разрешений – на добавление, редактирование, удаление, а иногда и на чтение данных. Ведь доступ к базам данных могут иметь работники с разными полномочиями. Более того, электронные базы данных (если локальная сеть соединена с глобальной) могут быть доступны (правда, через специальные страницы доступа к данным) и пользователям, никакого отношения к организации не имеющим.
Эта проблема решается 1) установлением защиты базы данных, или определённых частей базы данных от несанкционированного доступа (пользоваться в этом случае могут только знающие пароль); 2) установлением разрешений для групп пользователей. Т.е. администратор базы данных (лицо, владеющее исключительными полномочиями по ведению базы данных) чётко устанавливает, что может делать каждый из пользователей. Каждый пользователь получает имя и пароль, а в специальных окнах СУБД фиксируется для каждого пользователя уровень его полномочий.
Наиболее распространённой СУБД в нашей стране сегодня является СУБД MicrosoftAccess (это связано с тем, что эта СУБД входит в пакет прикладных программ Microsoft Office Professional). Программа (как и все программы пакета Microsoft Office) полностью русифицирована, и поэтому очень легка в освоении. Структура базы данных, разработанной в Access – реляционная.
База данных в Access может состоять из таблиц, запросов, страниц доступа к данным (эти web-страницы обычно содержат доступные для чтения части базы данных – например наличие материала на складе, а также рекламу), отчёты (выводящие на печать требуемую информацию) и формы (специальные окна, упрощающие поиск информации).
Таблицы состоят из полей (столбцы) и записей (строки). Каждому полю при создании таблицы в Access должен быть присвоен определённый тип данных: текстовый (в поле записываются символы – буквы и цифры – не более 255 знаков); поле Memo (аналог текстового, применяется, когда надо написать более 255 знаков – не более 64000 знаков); дата / время (в поле записывается дата и / или время); числовой (числа, подлежащие вычислениям); денежный (вид числового, здесь после числа – символ валюты); логический («да» или «нет»); счётчик (порядковые номера); гиперссылка (гиперссылки); поле объекта OLE (загружаемые файлы).
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.