Функциональные возможности системы "ЕВФРАТ-Документооборот"

удалённых офисов могут переписываться между собой, пересылать друг другу документы на ознакомление, а также отправлять документы по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ. Наличие в системе «HTTP-сервера» обеспечивает доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира, что позволяет организовать доступ к системе для удаленных подразделений с небольшим количеством сотрудников альтернативным способом посредством Интернета

APM «Архивариус»

При использовании системы электронного документооборота в организации неизбежно встает вопрос о выведении документов из оперативного использования и обеспечении их систематизированного хранения, то есть ведения архива. Документы, списанные в такой электронный архив, должны содержаться в соответствии с определенными условиями и быть доступны сотрудникам для просмотра при условии наличия у них соответствующих прав. Модуль «Архивариус» в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой инструмент, обеспечивающий долговременное хранение документов, вышедших из оперативной работы.

Модуль «Архивариус» предоставляет пользователям следующие возможности при работе с зарегистрированными в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» документами:

·  списание документов в электронный архив;

·  просмотр архивных документов;

·  назначение и изменение срока хранения архивных документов;

·  изменение прав доступа к архивным документам;

·  удаление документов из архива;

·  составление сводок и отчетов о документах, находящихся в архиве;

·  протоколирование основных действий с архивными документами.

Принципы организации и ведения электронного архива в модуле «Архивариус» в целом соответствуют принципам ведения ведомственного архива. Особенностью модуля «Архивариус» является то, что сохраняется информация обо всех действиях, совершенных по документу до списания в архив, и поддерживается связь с оперативными документами системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

APM «Руководитель»

Зачем нужен АРМ "Руководитель"?

По мнению экспертов, часто проблемы при внедрении СЭД связаны с тем, что ключевая фигура документооборота - руководитель (топ-менеджер) - на практике не является активным пользователем СЭД. Как следствие, возникает потребность во внедрении схем документооборота, совмещающих традиционный бумажный документооборот на тех этапах, где задействованы руководители, с электронным документооборотом на уровне исполнителей. Это ограничивает развитие СЭД в организации и снижает эффективность ее внедрения.

Модуль АРМ "Руководитель" предназначен для работы руководителей и топ-менеджеров организаций в системе электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот». При создании модуля реализована новая концепция обработки и подачи информации необходимой для управления организацией.

АРМ "Руководитель" предлагает:

·  удобный интерфейс управления процессами организации;

·  наглядность и информативность представления информации;

·  удаленный и безопасный доступ к системе документооборота.

АРМ "Руководитель" - это web-приложение, которое позволяет руководителю, даже находясь в командировках и на деловых встречах, с помощью Интернет участвовать в рабочем процессе (проводить согласования, контролировать исполнение заданий и поручений, получать авторизованный доступ к хранилищу документов компании и др.) и тем самым эффективно управлять организацией.

АРМ "Руководитель" также включает все характерные для СЭД возможности. Трехзвенная архитектура решения обеспечивает высокий уровень производительности и надежности.

АРМ "Руководитель" содержит закладки "Сегодня", "Контроль", "Поручения", "Согласования", "Регистрация", "Поиск" и "Отчеты". Эти закладки отображаются в зависимости от того, есть ли в настоящий момент действия, требующие участия руководителя. На закладке "Сегодня" система показывает пользователю, что ему нужно сделать в настоящий момент. Информация на этой странице также появляется только в тех случаях, когда это требуется, тем самым АРМ "Руководитель" позволяет руководителю видеть реальное положение дел в организации в адаптированном для него интерфейсе и не перегружает его "лишней" информацией.

Сегодня

На этой закладке руководитель может посмотреть новые назначения, новые уведомления и напоминания. Для удобства работы на эту страницу также вынесены основные действия, такие как: получить сообщения с сервера, зарегистрировать документ, найти документы, сформировать отчёт.

Контроль

Закладка "Контроль" показывает текущие документы и поручения, исполнение которых должно быть проконтролировано руководителем.

Поручения

Все поручения выданные сотруднику отображаются на закладке "Поручения". При поступлении нового задания есть возможность принять его к исполнению или отказаться от исполнения с указанием причины.

Согласования

На закладке "Согласования" показываются процессы, в которых требуется участие руководителя. Соответственно по каждому согласованию им может быть принято положительное или отрицательное решение.

Регистрация

С помощью АРМ "Руководитель" руководитель может зарегистрировать новый документ, указать исполнителей и отправить