Унификация документов
Унификация - это установление единообразия в документообразовании. Унифицировать можно не только форму, реквизиты и расположение, но и содержание. Унифицируется в частности формат бумаги, размер полей, шрифты, наименование видов документов. Сокращаются сроки подготовки документов, уменьшается количество их видов, экономится время служащих, возможность приспособить документы для обработки средствами техники и т.д.
В нашей стране насчитывается 23 ГОСТа на унифицированные системы документации. Среди них следующие 12 унифицированных систем документации. Они созданы по отдельным вопросам:
- отчетно-статистическим документам;
- учетной документации;
- первичной документации;
- отчетно-бухгалтерской документации;
- организационно-распорядительной документации;
- по производству и сбыту;
- по ценообразованию;
- по внешней торговле;
- по расчетно-денежной документации;
- по торговле;
- по изобретениям и открытиям;
- по социальному обеспечению.
Каждая унифицированная система имеет свои ГОСТы и состоит из ряда подсистем. Правила составления и оформления документов основаны на требованиях ГОСТа 6.38 - 97 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Форма документов должна соответствовать требованиям ГОСТа 6.10.5 - 87 "Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца".
В соответствии с Унифицированной системой документации (УСД) каждому виду и разновидности документов соответствует конкретный состав информации.
Необходимость унификации управленческой документации вызвана тем, что она позволяет:
- организовать централизованное изготовление бланков управленческих документов;
- удешевить стоимость машинописных работ при оформлении управленческих документов;
- осуществить механизированный поиск информации, завиксированной в управленческих документах различных видов;
- расширить возможность применения вычислительной оргтехники при обработке документов;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации в документах всех видов.
На предприятиях постоянно проводится работа по унификации документов, заключающаяся в установлении единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов, предполагающая не только упорядочение оформления документов, трафаретизацию содержания, но и их стандартизацию.
Этим достигается оперативность, повышается культура работы самого аппарата управления, снижается время работы с документами.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.