Унификация документов, ГОСТы на унифицированные системы документации

Унификация документов

Унификация - это установление единообразия в документообразовании. Унифицировать можно не только форму, реквизиты и расположение, но и содержание. Унифицируется в частности формат бумаги, размер полей, шрифты, наименование видов документов. Сокращаются сроки подготовки документов, уменьшается количество их видов, экономится время служащих, возможность приспособить документы для обработки средствами техники и т.д.

В нашей стране насчитывается 23 ГОСТа на унифицированные системы документации. Среди них следующие 12 унифицированных систем документации. Они созданы по отдельным вопросам:

- отчетно-статистическим документам;

- учетной документации;

- первичной документации;

- отчетно-бухгалтерской документации;

- организационно-распорядительной документации;

- по производству и сбыту;

- по ценообразованию;

- по внешней торговле;

- по расчетно-денежной документации;

- по торговле;

- по изобретениям и открытиям;

- по социальному обеспечению.

Каждая унифицированная система имеет свои ГОСТы и состоит из ряда подсистем. Правила составления и оформления документов основаны на требованиях ГОСТа 6.38 - 97 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Форма документов должна соответствовать требованиям ГОСТа 6.10.5 - 87 "Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца".

В соответствии с Унифицированной системой документации (УСД) каждому виду и разновидности документов соответствует конкретный состав информации.

Необходимость унификации управленческой документации вызвана тем, что она позволяет:

- организовать централизованное изготовление бланков управленческих документов;

- удешевить стоимость машинописных работ при оформлении управленческих документов;

- осуществить механизированный поиск информации, завиксированной в управленческих документах различных видов;

- расширить возможность применения вычислительной оргтехники при обработке документов;

- облегчить визуальный поиск необходимой информации в документах всех видов.

На предприятиях постоянно проводится работа по унификации документов, заключающаяся в установлении единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов, предполагающая не только упорядочение оформления документов, трафаретизацию содержания, но и их стандартизацию.

Этим достигается оперативность, повышается культура работы самого аппарата управления, снижается время работы с документами.