Описание информационного обеспечения ИС «Клиенты»

2.Описание информационного обеспечения

2.1 Состав информационного обеспечения

Создается и ведется машинная база банных, которая предназначена для хранения данных о клиентах и заказах.

Также ведется внемашинная база данных, содержащая отчеты по: количеству новых клиентов, количеству новых заказов, контролю исполнения заказов, контролю заказов по видам работ.

2.2 Организация информационного обеспечения

2.2.1 Принципы организации ИО системы

Информационное обеспечение должно выполнять следующие функции:

·  организация и ведение массивов информации;

·  формирование отчетов;

·  контроль данных;

·  сохранение и восстановление данных.

В основу построения базы данных системы заложена реляционная модель хранения данных. Ввод данных, обработка, хранение и выдача осуществляются централизованно.

Информационные массивы подразделяются на 2 типа:

·  основные - хранящие введённые данные по клиентам;

·  справочники.

Доступ к информации осуществляется после введения пароля. Директор и менеджер продаж обладают правом полного доступа, остальные сотрудники имеют право только просматривать текущую информацию.

База данных ИС «Клиенты» пополняется ручным способом – данные вводятся с клавиатуры.

Во время пополнения происходит автоматический контроль корректности информации для сохранения целостности базы данных. Он осуществляется на уровне СУБД путем введения ключей, обеспечивающих каскадное обновление базы данных при изменении ключевого поля в связи один ко многим.

Выполняется автоматическое сохранение введенной информации на жесткий диск каждые 60 минут.

Сжатие базы данных осуществляется 1 раз в год.

Резервное копирование базы данных выполняется путем сохранения базы данных на магнитный диск и последующем ее восстановлении из резервной копии. Данная процедура выполняется еженедельно. Хранится 4 последовательные копии.

Архивирование БД производится 1 раз в 4 года. Информация сохраняется на магнитном носителе.

Входная информация поступает устно. Хранение информации осуществляется в электронном виде (в БД).

2.3 Организация машинной информационной базы

Машинная информационная база состоит из следующих таблиц:

• Клиенты
• Контакты
• Контактные лица
• Заказы
• Статус клиента
• Статус заказа
• Продукция

2.3.1 Логическая структура

Схема логической структуры машинной информационной базы приведена на рисунке 1. Состав данных и описание их форматов приведены в таблицах:

Таблица 1 – Клиенты.

Наименование показателя	Идентификатор	Тип поля	MAX длина поля	Длина поля в байтах	Указание на характер поля
Ид. номер фирмы	ID	номер	4	4	Ключевое поле, поле сортировки
Код статуса клиента	ID_Статус	номер	4	4	точка входа
Название фирмы	НазваниеФирмы	текст	30	30
Телефон	Телефон	номер	11	11
Факс	Факс	номер	11	11
Адрес	Адрес	текст(сделать как МЕМО)	50	50
Web адрес	Web	гиперссылка	30	30
Email	Email	гиперссылка	30	30

Эта таблица связана со всеми таблицами. Тип связи – «один ко многим». При изменении № в данной таблице значение в соответствующем поле остальных таблиц также меняется.

Информация, содержащаяся в данной таблице, используется при реализации задач «Регистрация и ведение БД по клиентам», «Регистрация и ведение БД по заказам», «Формирование отчетов».

Резервное копирование – 1 раз в неделю. Архивирование – 1 раз в 4 года.

Формула сортировки: по возрастанию значений в поле «ID».

Максимальный объем в количестве записей: 3000 записей.

Средний объем в количестве записей: 1500 записей.

Максимальный объем в байтах:1815000 байт.

Средний объем в байтах: 907500 байт.

Таблица 2 - Контакты.

Наименование показателя	Идентификатор	Тип поля		MAX длина поля	Длина поля в байтах	Указание на характер поля
Ид. номер контакта	ID	номер		4	4	Ключевое поле, поле сортировки
Ид. Номер фирмы	ID_клиент	номер	4		4	точка входа
способ контакта	СпособКонтакта	текст		80	80
дата контакта	ДатаКонтакта	текст		8	8
результат	Результат	MEMO		80	80

Таблица связана с таблицами 1.