В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются либо регистрационные журналы, либо регистрационно-контрольные карточки (РКК). Первые удобны для небольшого массива и, как правило, для внутренней документации, а для большого массива и удобства контроля за исполнением документов более удобны РКК.
Порядок продвижения документов в организации, их адресация (с помощью такого реквизита как «резолюция»), порядок регистрации в журналах и карточках, правила их заполнения необходимо изучить по справочному пособию, а также по материалам темы в КОПР.
Схема прохождения исходящей документации, которая существенно отличается от двух предыдущих схем (для входящих и внутренних документов), которую необходимо изучить детально, даст представление о порядке подготовки и продвижения исходных документах, задачах и обязанностях лиц, ответственных за делопроизводство в организации, а также в функциональных службах.
В процессе изучения данной темы необходимо также составить представление о том, как учитываются и хранятся различные виды документов (по группам). При этом надо иметь в виду, что каждый документ должен учитываться только один раз.
Анализ объема документооборота в организации позволяет оценить его динамику, рационально сформировать штаты соответствующих структурных подразделений, организовать эффективное использование рабочего времени сотрудников организации.
Объем документооборота – общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Общее количество документов выражается дробью, где числитель – количество основных документов, а знаменатель – количество копий документов.
По итогам года составляется сводка учета объема документооборота за год по определенной форме.
Зная объем документооборота, нормативы времени на обработку документов, требующих ответа и контроля, а также – на информационные документы, и фонд рабочего времени на одного работника службы делопроизводства в год, можно определить явочную численность сотрудников соответствующей службы по формуле:
, где:
Ч яв – явочная численность сотрудников;
Т – суммарные трудозатраты на обработку документов за год (в нормо-часах);
Ф рв – реальный фонд рабочего времени в год одного работника службы (часов).
Основная цель организации контроля исполнения документов состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения документов. В данной теме необходимо изучить, из каких процедур складывается контроль исполнения документов, какие службы его осуществляют, кто отвечает за исполнение документов в структурных подразделениях организации. Пристальное внимание следует уделить контролю сроков исполнения документов.
Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
Типовые сроки устанавливаются актами вышестоящих органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации.
Сложные задания, требующие длительного срока исполнения, как правило, разбиваются на этапы. По каждому этапу в отдельности определяется ответственный исполнитель, срок и методы исполнения документа.
Изменение типовых сроков возможно путем принятия нового акта, в котором будет проставлен новый срок исполнения документа, а индивидуальных сроков – руководителем организации (который его устанавливал первоначально).
Техника и технология контроля исполнения документов во многом определяется принятой системой регистрации документов. Наиболее распространенным способом контроля является карточный. Суть его необходимо разобрать более подробно.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.