Содержание и задачи дисциплины «Кадровое делопроизводство». Основные понятия, системы документирования управленческой деятельности, страница 3

В настоящее время действует принятая Госстандартом Российской Федерации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (ГОСТ Р 6.30 – 2003).

Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), в частности к постановлениям, распоряжениям, приказам, решениям, протоколам, актам, письмам и т.д.

С этой системой необходимо ознакомиться подробно, поскольку данный Государственный стандарт распространяется на документы ОРД, широко используемые в кадровой службе организации.

Суть унификации документов состоит в сокращении многообразия документов, приведении к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Развитие унифицированной системы ОРД – документов предполагает их стандартизацию. Стандартизация документов состоит в возведении в норму, которая обязательна для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для многократного и всеобщего их применения в делопроизводстве.

В данной теме необходимо разобраться с понятием и содержанием делопроизводства, а также эволюцией делопроизводства в России.

Под делопроизводством  понимается деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Развитие делопроизводства в России можно проследить с начала XVII века до сегодняшнего времени и выделить в нем, как минимум, 5 этапов:

1.   Приказное делопроизводство (с начала XVII века);

2.   Коллежское делопроизводство (при Петре I );

3.   Исполнительское делопроизводство (с начала XIX века);

4.   Централизованное делопроизводство (в годы Советской власти);

5.   Компьютерное делопроизводство (в настоящее время).

Современный этап делопроизводства связан с внедрением новых технологий составления и обработки документов, использованием новейших средств оргтехники, переход на компьютерные технологии. Развитие данного этапа делопроизводства требует выполнения двух основных условий:

§ единообразия форм документов;

§ разработки таких технологий обработки документов, которые позволили бы однотипные операции сосредоточить в одном месте (в конкретном подразделении).

Тема 2. Основные нормы и правила оформления документов

Изучение вопросов первой темы курса «Кадровое делопроизводство» должно стать основой для изучения темы 2.

Организация делопроизводства на предприятии предполагает определенный порядок документирования управленческой деятельности, грамотность составления управленческих документов.

Среди управленческих документов особую роль играет организационно-распорядительная документация (ОРД). Документы ОРД образуются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления организации.

Организационно-распорядительные документы включают в себя: организационные документы, к которым можно отнести устав организации, структуру и штатную численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях организации, о персонале, должностные инструкции; распорядительные документы , например, приказы, распоряжения, указания, инструкции и др.; информационно-справочные документы – письма, акты, справки, перечни, списки, служебные записки, отчеты, реестры и т.д.

Все организационно-распорядительные документы, необходимые в работе аппарата управления, можно подразделить на два основных вида:

1.   Документы, имеющие установленные унифицированные формы;

2.   Документы, для которых не существует законодательно утвержденных унифицированных форм.

В процессе изучения темы необходимо четко представлять, какие из документов ОРД в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) имеют унифицированные формы. Такая документация требует строгого соблюдения требований к ее составлению. К ней, в частности, относятся документы по созданию, ликвидации, приватизации, реорганизации предприятия, целый ряд документов по распорядительной деятельности, документы по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, например, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др., документация по приему работников на работу, переводу, увольнению, оформлению поощрений, взысканий, оформлению отпусков и т.д. Такие документы и их унифицированные формы необходимо изучить со справочному пособию и рекомендованному практическому пособию С.В.Андреева.