Защита и обработка конфиденциальных документов

Защита и обработка конфиденциальных документов

Приказы и думские столы - прообраз современных министерств, приказы касались торговли, внутреннего военного положения.

При Петре I изменяется система делопроизводства на западный манер. начинали развиваться единые стандарты написания обращений к разным чинам, написания адресов (развитие почты) и т.п.

При Екатерине II присоединение многих земель,

1842 год первый регламент регулирующий военное делопроизводство,

Вскоре вводятся нормы протоколов в юридическом делопроизводстве.

Понятие коммерческая тайна появилось в России в 90-е, но до этого было понятие служебная тайна, несколько похожее.

Закрепление фактов и информации заключается в документирование- фиксация на различных носителях по установленным правилам, организация доступа к этой информации.

В деятельности качества документов можно увидеть качество работы организации.

В нормативных документах понятие документопроизводство - отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами, деятельность аппарата управления организации, результаты деятельности отражены в документах. Регулирование в документе - ГОСТ Р 51141-98 "делопроизводство и архивное дело. термины и определения".

Закон 24 ФЗ от 1995 года «об информации, информатизации и защите информации», впервые в этом документе определялось понятие информации, и документа. в 2006 году заменен 149 ФЗ об информации информационных технологиях и защите информации, вводится понятие документ.

Под носителем документированной информации подразумевает носитель информации для ношения на нем звуковой, речевой информации.

С целью оптимизации работы на этапе формирования производится классификация документов на классы и группы по определенным сходствам и различиям документов.

Классификация документов:

 1) по статусу:

а) официальные документы-приказы,  указания, официальные письма,

б) неофициальные - письма, записки;

2) по уровню разграничения доступа:

а) открытого доступа,

б) ограниченного доступа подразделяются – документы, содержащие коммерческую тайну и документы содержащие государственную тайну;

3) по направлению движения документа:

 а) входящие документы,

б) исходящие документы,

в) внутреннего оборота;

4) по характеру знаковых средств:

1) текстовые или письменные:

а) рукописные,

б) машинописные,

в) печатные,

г) электронные;

2) нетекстовые документы (иные неречевые знаки):

а) иконические (картины, видео),

б) идеографические, информация передается с помощью условных изображений;

3) фонетические документы - информация передается с помощью звука,

4) матричные документы- перфокарты;

5) по предназначенности для восприятия:

а) человекочитаемые документы,

б) машиночитаемые документы;

6) по каналу восприятия:

а) визуальные документы,

б) аудиальные документы,

в) аудиовизуальные документы,

г) тактильные документы (шрифт Брайля);

7) по происхождению:

а) служебные документы,

б) личные документы;

8) по срокам исполнения и хранения:

а) срочны,

б) бессрочные - не имеют конкретных сроков;

9) по срокам хранения:

а) постоянные,

б) временные;

10) по стадиям создания документа:

а) черновики (документ предшествующий созданию подлинника),

б) подлинники (оригиналы) первый и единичный документ,

в) копии -  частично или полностью воспроизводящие информацию подлинника.

В делопроизводстве копии подразделяются:

1) Отпуск - исполняется вместе с подлинником, заверяется и подшивается в дело, не проставляются печати и подписи,

2) Выписка документа – заверенная копия части (фрагмента) документа,

3) Дубликат - повторный экземпляр подлинника имеющий юридическую силу в случае утраты или непригодности подлинника,

4) Заверенная копия документа – копия, имеющая юридическую силу.

Тема: единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД объединяет на основе общих принципов организации системы делопроизводства всех ведомств и организаций независимо от их формы их собственности. Создание постановлением правительства от 4 сентября 1973г.

ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления)- государственная система в настоящее время;

1)   законы и подзаконные акты (распоряжения, указы президента),

2)  государственные стандарты РФ - гостстандарт РФ, а также международные стандарты определяемые ИСО (ISO,международные стандарты организации ООН),

3)  ведомственные нормативные акты тех ведомств, которые наделены правительством России правом издавать нормативные акты, действие которых распространяется не только на свое, но и на другие ведомства (минюст, росстат,  МВД, минфин, федеральная таможенная служба, пенсионный фонд, ФСТЭК, банк России),

4)  ведомственные инструкции по делопроизводству, действуют только в рамках своего ведомства. .

Документооборот в организациях и учреждениях

Документооборот - цикл прохождения документа от момента его создания или поступления документа извне до направления в архив, отправки адресату или уничтожения. Все операции составляют содержание делопроизводства. Организация работы с документами – создание оптимальных условий работы с документом с момента его поступления, уничтожения или отправления хранения в архив.

Нормативно правовые акты, регулирующие документооборот:

1.  149-ФЗ «об информации, информационных технологиях и защите информации»,

2.  ФЗ от 29 июля 2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»,

3.  Закон РФ от 21 июля 1993 №5485-1 «О государственной тайне»,

4.  Указ президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»,

5.  Указ президента от 11 февраля 2008 «О перечне сведений отнесенных к государственной тайне»,

6.  Указ президента от 30 ноября №1203 «Об утверждении сведений отнесенных к государственной тайне»,

7.  Постановление правительства № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну к различным степеням секретности»,

8.  Постановление правительства от 5 января 2004 № «Об утверждении инструкции об обеспечении секретности в РФ»,

9.  Гост Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения»,

10.  Гост Р-6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

22. 10.2012