Защита и обработка конфиденциальных документов, страница 3

В особую категорию также относят сведения конфиденциального характера:

1.  Сведения о персональных данных граждан в соответствии с ФЗ О персональных данных ()

2.  Сведения составляющие тайну следствия и судопроизводства

3.  Сведения о защищаемых лицах и меры их защиты осуществляется в соответствии с ФЗ от 20.07.2004 №119 ФЗ «о государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства»

4.  Служебные сведения доступ к которым ограничен гражданским кодексом и федеральными законами

5.  Сведения связанные с профессиональной деятельностью специалистов доступ которых ограничивается в соответствии с конституцией и ФЗ (Врачебная тайна, тайна нотариального заверения, адвокатская тайна, тайна переписки, телеграфов и других сообщений)

6.  Сведения, связанные с коммерческой деятельностью организации, доступ к которым ограничивается в соответствии с ФЗ от 29.06.2004 №98фз «о коммерческой тайне»

7.  Перечень сведений конфиденциального характера от 7.03.1996 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»

8.  №1111 об внесении сведений об выше

9.  Порядок документирования конфиденциального характера регламентируется положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения федеральных органов исполнительной власти, это положение объявлено  постановлением правительства от 03.11.1994 №1233

12.11.2012

Принципы делопроизводства

Принцип централизации – предполагает наличие единого управляющего и координирующего центра, организующего документооборот и отвечающий за сохранность документов ограниченного доступа и качественное выполнение исполнителями своих обязанностей. В крупных территориально-распределенных организациях применяется смешанный централизованно-децентрализованный принцип организации режимного документооборота. Этот принцип подразумевает наличие во всех филиалах и отделениях отдельных режимно-секретных подразделений или ответственных исполнителей, которые структурно замыкаются на головное режимно-секретное подразделение организации. Последнее реализует организационную, координирующую и контрольную функции в отношении всей организации.

Второй принцип – принцип конспирации. Предполагает, что вся деятельность, связанная с созданием, оборотом и учетом документов ограниченного доступа, должна быть направлена на исключение возможной утечки сведений, составляющих государственную и коммерческую тайны. Реализация этого принципа включает в себя установление административных режимов (режимов разграничения работы с обычными документами и документами со сведениями, составляющими ГТ и КТ), реализация и систематический контроль РСП фактического наличия документов, которыми располагает РСП.

Третий принцип – принцип персональной ответственности исполнителей. Он направлен на предотвращение возможной утечки режимных сведений и предполагает личную ответственность исполнителя за получаемое, создаваемое ими и находящиеся у них в работе документы ограниченного доступа. Также этот принцип реализуется путем персонализации движения документов в организации от одного исполнителя к другому в рамках организации. Ведение учетов наличия документов ограниченного доступа у каждого исполнителя и систематическую отчетность исполнителей о документах ограниченного доступа, закрепленных за ними. Устанавливается персональная дисциплинарная, а в отдельных случаях и уголовная, ответственность за нарушения правил работы с режимными документами.

Четвертый принцип – принцип разумной целесообразности организации режимного делопроизводства. Этот принцип подразумевает, что документы ограниченного доступа должны создаваться только в тех случаях, когда решение поставленных перед организацией или учреждением задачи средствами открытого документооборота или бездокументарного документооборота невозможно, либо создание таких документов предусмотрено регламентами и нормативными актами вышестоящих инстанций.

Пятый принцип – принцип правовой обоснованности (принцип законности). Заключается в том, что все процедуры создания, хранения и оборота режимных документов организуется в соответствии с текущим законодательством РФ, подзаконными актами и ведомственными нормативными актами. Присвоение грифов допуска допускается только в тех случаях, когда излагаемая в документах информация попадает в соответствующие перечни (перечень сведений, отнесенных к ГТ и ограниченного доступа). Присвоение документам грифа ГТ, которые не содержат сведения, отнесенные к ГТ, не допускается.

Перечисленные принципы являются взаимосвязанными и взаимодополняющими.

26.11.2012

Составление и оформление документов ограниченного доступа

Информационная задача- закрепление на материальном носителе, а затем передача информации в пространстве- пересылка в географическом пространстве страны (каналы электронной передачи), передача во времени – создание информационных ресурсов – библиотечные фонды, архивы и архивные фонды. В каждом субъекте федерации создается свой архив, и там копятся документы связанные с этим субъектом, в большинстве – открытого доступа документа. Также архивные фонд ограниченного доступа, где хранятся документы, содержащие информацию с коммерческой тайной, а документы содержащие государственную тайну – для них создается отдельные «свои» архивы. Специальные организации тоже создают свои архивы – архив министерства обороны, уникальный архив кино-фотографий (с вентиляцией и т.п.).

Вторая задача – правовая, информация наделяется юридической силой, превращение информации в документ по закрепленным законом правилам, процедура освидетельствования. Исходя из этого, в документе выделяют – информационный компонент (что написано в документе) и какую форму внешнего выражения получила информация (бумага, пластинка, перфокарта, нотная запись). Эти компоненты дополняют друг друга. На практике – различные роды документов – справки приказы (состав реквизитов и их расположение определяет).

Содержательная (информационная) часть документа –

1)требование четкого структурирования документа, документ должен быть системен – изложение информации происходит либо в хронологическом порядке, либо в событийном  порядке, либо в по направлениям деятельности, либо в смешанном.