Учебный проект автоматизированной системы обработки экономической информации «Крупное торговое предприятие (оптовая торговля, промышленные товары)», страница 2

Крупное торговое предпртятие - сложная организационная система, контролирующая и планирующая нескольких отделов, занимающихся торгово – закупочной деятельностью. Предположим, автоматизируемое торговое предприятие состоит из 5 подразделений: торгово – закупочный отдел; бухгалтерия; торговый центр; склады и отдел кадров. Кроме того, необходимо выделить рабочее место директора предприятия. В схеме 1 отражается структура предприятия, информационные связи между отделами.

Общая организационная структура крупного торгового предприятия.

Схема 1. Общая организационная структура крупного торгового предприятия

Как видно из схемы, каждый отдел отчитывается, непосредственно  перед руководителем. Рассмотрим общие функции автоматизируемого торгово – закупочного  отдела:

· изучение потребительского спроса, рынков сбыта промышленных товаров, анализ цен поставщиков, реклама, разработка и анализ целесообразности внедрения новых технологий и применения новых способов организации обслуживания клиентов;

· учет хозяйственных, финансово-расчетных операций и фактических затрат;

· технико-экономическое планирование и управление товарооборотом;

· планирование оптовых закупок и реализации промышленных товаров;

·  выявление возможных резервов увеличения прибыли от реализации промышленных товаров.

· заключение договоров поставки и сбыта товаров.

Общая структура торгово - закупочного отдела представлена на схеме 2.

Общая структура торгово – закупочного отдела

Схема.2.Общая структура  торгово - закупочного отдела

Рассмотрим основные функции работников данного отдела:

Так, начальник отдела  принимает оперативные управленческие решения, дает указания своему заместителю изучить и рассчитать основные экономические показатели по деятельности торгового предприятия. Он также осуществляет функции организации, управления и коммуникации с директором предприятия, начальниками других отделов, поставщиками. Занимается вопросами рекламы и поиском  новых каналов сбыта.

Заместитель начальника формирует отчетные данные о движении товаров по подразделениям, остатках товаров, о финансовом состоянии предприятия, данные по поставщикам и покупателям, дебиторам и кредиторам, производит анализ торгово-хозяйственной деятельности предприятия, на основе которого начальник отдела осуществляет принятие решений, отслеживает все операции по движению товаров по каждому складу и торговому центру, входящему в состав организации. Он так же получает различные отчеты как по каждому подразделению, так и в консолидированном (в целом по предприятию) виде, выполняет оперативный контроль за деятельностью  подразделений предприятия.

Товаровед 1 ведет оперативный и подробный учет товародвижения на основе работы с товарами по номенклатурному номеру и  по штрих-коду. Все это позволяет вести оперативный учет в необходимом разрезе (по секциям, по продавцам, по наименованиям товаров и т.д.) в суммовом и количественном выражении. Товаровед 1 может сформировать любую отчетность по наличию того или иного товара на складе и в отделах торгового центра, вывести обороты товаров по торговому центру и по каждому его отделу за любой период времени. Принимает непосредственное участие в проведении инвентаризации.

Товаровед 2  контролирует приход товара от поставщика по твердому счету, отпуск товара на сторону по различным формам оплаты , а так же списание товара по различным причинам. Осуществляет прием возврата товара от покупателя и ведет учет возврата поставщику нереализованного товара  либо бракованной продукции.