Система управления охраной труда предприятия. Документация, управление документацией

4.4.4. – 4.4.5. Документация, управление документацией

Содержание:

1.  Общие положения

Настоящий раздел Руководства по СУОТ разработан в соответствии с разделом 4.4.4.– 4.4.5. [2.3] и устанавливает порядок управления документацией по ОТ предприятия.

2.  Документация

2.1.  Структура документации СУОТ предприятия имеет следующий вид:

2.1.1.  настоящее Руководство по системе управления ОТ;

2.1.2.  документы внешнего происхождения –

–  законодательные требования по охране труда – НПА, ТНПА (раздел 4.3.2 настоящего Руководства);

–  входящая документация;

2.1.3.  документы по ОТ внутреннего происхождения:

–  рабочие процедуры, отраженные в:

ü  положениях о подразделениях;

ü  должностных инструкциях;

ü  инструкциях по ОТ;

ü  ПЛА;

ü  ОРД;

ü  технологических картах, регламентах;

–  планы (программы) в области ОТ;

–  записи (раздел 4.5.4 настоящего Руководства).

3.  Руководство по системе управления охраной труда

3.1.  Руководство по системе управления охраной труда (далее Руководство) разрабатывается для описания взаимосвязи между существующими процедурами по ОТ и требованиями СТБ 18001 (раздел 4.4.4 г., абз. 2 [2.4]).

3.2.  Руководство разрабатывается ООТ, проверяется начальником ООТ, согласовывается с Представителем высшего руководства, председателем профкома предприятия, руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия.

Руководство вводится в действие приказом.

3.3.  Оригинал Руководства хранится в ООТ.

3.4.  ООТ выдает Руководство уполномоченным по СУОТ на бумажных или электронных носителях.

Руководство на электронном носителе от несанкционированного внесения в него изменений должно быть защищено режимом «Только чтение».

Порядок учета и выдачи установлен ниже.

3.5.  Ответственным за управление Руководством является начальник ООТ, который организует его пересмотр (актуализацию) при необходимости по результатам анализа функционирования СУОТ.

4.  Номенклатура дел

4.1.  Для обеспечения систематизации учета документации и определения сроков ее хранения, ответственный за делопроизводство предприятия, назначаемый приказом (п. 6 абз.; п. 153 [24.11]), в соответствии с требованиями главы 10 и приложения 10 [24.11.], а также [24.4.] и [24.9.], составляет сводную номенклатуру дел организации (далее Номенклатура), которую утверждает руководитель предприятия.

4.2.  Для каждого структурного подразделения предприятия составляется свой раздел Номенклатуры.

Документация ООТ систематизирована в разделе 6. «Охрана труда» Номенклатуры.

Раздел 6. «Охрана труда» Номенклатуры разрабатывается ООТ и актуализируется в течении года формированием новых дел.

4.3.  Ежегодно до 25 декабря, все подразделения предприятия с учетом практики годового документооборота подают списки своих разделов ответственному за делопроизводство.

Номенклатура уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января текущего года.

Ответственный за делопроизводство выдает в структурные подразделения предприятия выписки из сводной Номенклатуры.

4.4.  Документация в структурных подразделениях предприятия хранится в папках или в виде отдельных документов.

Нумерация, обозначение папок (отдельных документов) с указанием срока их хранения, осуществляется в соответствии с Номенклатурой: