Система управления охраной труда предприятия. Документация, управление документацией, страница 2

4.5.  В папках, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание имеющихся документов, составляется внутренняя опись документов дела по форме приложения 13 [24.11].

Внутренняя опись документов составляется в процессе ведения дела.

5.  Регистрация, учет и выдача документа

5.1.  Документы считаются учтенными, если на обложке стоит отметка (штамп) «КОНТРОЛЬНЫЙ» – для контрольного экземпляра.

Пример:	«Предприятие»
	КОНТРОЛЬНЫЙ

5.2.  На копиях документов ответственный за ведение документа проставляет необходимые отметку (штамп) «РАБОЧИЙ» – для рабочих экземпляров (копий) и записывает идентификационный номер подразделения по штатному расписанию.

Пример:	«Предприятие»
	РАБОЧИЙ №____

5.3.  Документы выдаются работникам под роспись в журнале учета исходящих и внутренних документов по форме приложения 9 [24.11].

Документы, выдаваемые на электронных носителях, должны быть защищены от несанкционированного внесения в них изменений.

5.4.  После получения документов руководитель подразделения доводит работникам информацию по полученным документам под роспись на обратной стороне документа или в ведомости ознакомления.

5.5.  Руководителиподразделений обеспечивает хранение документов в соответствующей папке Номенклатуры.

6.  Внесение изменений в документы

6.1.  Изменения в документы вносятся путем замены листов, введения новых дополнительных листов или аннулирования отдельных листов в подлиннике и рабочих экземплярах. Изъятые листы уничтожаются. Все изменения регистрируются в листе регистрации изменений.

6.2.  Для внесения изменений в рабочие экземпляры разработчик оформляет извещения об изменении и рассылает их держателям рабочих экземпляров.

6.3.  Датой введения в действие изменения считается дата его утверждения.

6.4.  Изменения в документах, влекущие за собой необходимость замены большого количества листов (более 30%), вносятся путем утверждения новой редакции документа.

7.  Хранение документов

Условия хранения документации должны обеспечивать ее сохранность, рациональное размещение, удобство для работы с ней, исключать свободный доступ посторонних лиц и возможность утраты и ненадлежащего обращения.

Ответственность за хранение учтенных копий документов возлагается на пользователей документов.

8.  Порядок аннулирования документов

8.1.  Аннулируются документы по приказу (или другому решению) о пересмотре или аннулировании документов.

8.2.  Решение об аннулировании документа принимает разработчик (для документов СУОТ по согласованию с начальником ООТ).

8.3.  Разработчик организовывает изъятие рабочих экземпляров (учтенных копий) аннулированных документов в соответствии с имеющейся информацией в журнале учета входящих документов по форме приложения 8 [24.11] и проставляет:

–   на обложке рабочих экземпляров документов отметку (штамп) «АННУЛИРОВАН»  и сдает в макулатуру в установленном порядке;

–  на обложке аннулированного контрольного экземпляра документа отметку (штамп) «АННУЛИРОВАН»

Пример:	«Предприятие»
	АННУЛИРОВАН
	заменен на_________

и отметки о получении рабочих экземпляров (учтенных копий) от их держателей.

8.4.  Аннулированные контрольные экземпляры документов сдаются разработчиком в архив предприятия, где хранятся в течение срока, установленного законодательством;

Пользователи документов должны предотвратить использование аннулированных документов.

9.  Управление входящей и исходящей документацией выполняется в соответствии с требованиями главы 8 [24.11].

9.1.  Входящая документация по ОТ регистрируется в журнале учета входящих документов по форме приложения 8 [24.11] ответственным за делопроизводство и представляется для изучения и принятия решения руководителю предприятия (заместителю руководителя по направлению).

9.2.  Руководитель предприятия (заместитель руководителя по направлению) визирует документ с указанием ответственных за исполнение и сроков выполнения. Документ возвращается ответственному за делопроизводство.

9.3.  Ответственный за делопроизводство обеспечивает выдачу документов исполнителю(лям) под роспись в журнале учета входящих документов.