Проработайте теоретический материал по деловой переписке и выполните все задания:
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
1. П О Ч Т О В Ы Е П И С Ь М А
1. 1. Оформление конверта
|
Если Вы отправляете письмо в одну из западных стран, то
помните, что адрес получателя пишется в обратном порядке, нежели у нас в
стране:
- на первой строке пишутся имя и фамилия получателя,
- на второй строке – номер квартиры, дома и название улицы; если дом имеет персональное имя, то оно располагается на отдельной строке, перед названием улицы,
- на третьей строке пишется название города или деревни, после него
(иногда перед ним) – почтовый индекс, затем идёт название страны, (для
США перед ним необходимо писать название штата),
- адрес получателя нужно писать в центре конверта, а адрес отправителя (обратный адрес) в некоторых странах принято писать в верхнем левом углу (независимо от того, является ли письмо личным или официальным); часто зарубежные корреспонденты пишут свой (обратный) адрес на обратной стороне конверта
1.2. Расположение и части делового письма.
В деловой переписке можно использовать, во-первых, некоторые общепринятые стандартные обороты, во-вторых, типовые письма, все это ускоряет процесс коммуникации и позволяет сэкономить время. Однако составитель должен знать основные части любого делового письма и их расположение.
Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей:
· Даты
· Внутреннего адреса (адреса получателя)
· Вступительного обращения (приветствия)
· Заголовка к тексту
· Начального абзаца
· Текста письма
· Заключительного абзаца
· Заключительной формулы вежливости
· Подписи
· Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса
1.2.1.Дата
В деловых английских письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, например 2nd April, 2005 (2 Apr., 2005 ). Названия месяцев можно сокращать Jan., Feb., Mar., Apr., Jun., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec., July и May пишутся всегда полностью.
В деловых американских письмах дата пишется иначе (сначала месяц, затем день и год). Например, Apr. 2nd , 2005.
1.2.2. Внутренний адрес
Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали. Messrs (мн. ч. от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо других званий и лишь когда это товарищество.
Messrs Brown & Smith,
25, High Holborn,
LONDON,W.C.I.
But:
Sir James Brown & Co,
14, Manor Gardens,
LONDON
После названия фирмы в адресе указывается название улицы, затем название города и графства (штата), страны.
Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: Attention of …
Brown & Co. Plc.,
34, High Street,
LONDON, E.C.
Attention of Mr. Popov
1.2.3. Вступительное обращение (приветствие)
Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме, форма приветствия будет Dear Sirs - Господа, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет Dear Sir или Dear Madam (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам). Американцы предпочитают форму Gentlemen. Запятую после обращения обычно ставят британцы, а двоеточие американцы. После обращения восклицательный знак не ставят.
Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте Dear Sir. Если получатель Вам известен лично, можно использовать более теплую и дружественную форму обращения Dear Mr. Brown.
|
Note: То whom it may concern — обращение в письме или деловой бумаге в том случае, когда не известен адресат. |
1.2.4. Заголовок к тексту письма
Заголовок к тексту дает получателю сразу понять, о чем письмо. Он помещается сразу после вступительного обращения в середине страницы. Иногда употребляется форма Abt – about – означающая – о - . Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях его рекомендуется писать просто заглавными буквами.
Однако этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы понять, о чем будет речь в письме.
Dear Sir,
Abt: Order No. 342 of 3rd Apr., 1990
Dear Madam,
YOUR ENQUIRY OF 5th MAY, 1990
Dear Mr. Brown,
Abt: the arrival of our inspectors
1.2.5. Первый абзац письма
Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.
|
In reply (Referring) to your letter of 2nd Mar. this year we would like to inform you…. |
В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем вам, что …. |
|
This is in reply to your letter of May 9 th about (regarding |
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
