Создание исходных таблиц. Работа с базой данных (списком) (Методические указания к практической работе по Excel), страница 6

С помощью мастера функций вызвать функцию ЕСЛИ и создать формулу: = ЕСЛИ ( G2=2; «Долга нет»;

   ЕСЛИ ( И (G2>0; G2<=2000); «Долг небольшой»;    ЕСЛИ ( И (G2>0; G2<=8000); «Долг большой»;                                                      «Долг очень большой»)))           Скопировать полученную формулу по всем строчкам столбца.

Пример 3.

Разослать письма с уведомлением тем заказчикам, у которых есть  очень большой долг. Для этого сначала с помощью Автофильтра отобрать из таблицы тех заказчиков, которые имеют такой долг.

Полученную таблицу перекопировать на лист «Слияние».

7.  Это задание выполняется в WORD с помощью процедуры слияния. Источником служит таблица Excel, размещённая на листе «Слияние»

Технология Слияния:

·  Создаётся основной документ с постоянным текстом.

·  Присоединяется источник данных. В нашей задаче это таблица Excel, в которой хранятся значения реквизитов для основного документа.

·  Выполняется слияние основного документа с источником данных.

СОЗДАНИЕ ОСНОВНОГО ДОКУМЕНТА

Создать в Word шаблон основного документа и  ввести текст:

- сохранить созданный основной документ как шаблон в личной папке (создать предварительно папку под своей фамилией).

Для этого:

1. Выполнить команду Сервис / Параметры, вкладка Расположение. Выбрать из списка «Шаблоны пользователя», нажать кнопку Изменить и указать путь к личной папке, иначе шаблон попадёт в стандартную папку для шаблонов. 2. Чтобы сохранить письмо как шаблон, выполнить команду Файл / Сохранить как .      в диалоговой папке указать путь к личной папке, имя файла – Информационное письмо, тип файла – выбрать из списка – Шаблон документа.

ПРИСОЕДИНЕНИЕ ИСТОЧНИКА ДАННЫХ

В таблице Excel, которая является источником данных следует удалить название таблицы.

Последовательность действий:

–  Открыть шаблон – Информационное письмо.

–  Вывести на экран панель инструментов Слияние командой Вид / Панели инструментов.

–  Для определения типа основного  документа – письма щёлкнуть первую кнопку Настройка главного документа на панели Слияние и выбрать тип основного документа – письма.

–  Для подключения к источнику данных щёлкнуть Открыть источник данных - вторую кнопку на панели Слияние. В окне Выбор источника данных указать свою папку и щёлкнуть кнопку Открыть, а в окне Выделить таблицу выделить лист Слияние, ОК.

–  Для вставки в основной документ полей слияния установить курсор в основном документе в то место, где должно быть поле и открыть список полей кнопкой Вставить поля слияния. Выбрать нужное поле, нажать кнопку Вставить, а затем Закрыть. И так все поля.

Используя технологию слияния сформировать информационные письма – уведомления о долге по следующей форме:

ПРОСМОТР РЕЗУЛЬТАТОВ СЛИЯНИЯ:

–  На панели Слияние нажать кнопку Получатели (третья слева), ОК.

–  Отобразить в основном документе вместо имён полей данные, применив кнопку Поля / данные (эта же кнопка вернёт имена полей).

–  Просмотреть информационные письма  с помощью кнопок перехода по записям.

–  Перейти в режим отображения полей, используя кнопку Поля / данные.

–  Щёлкнуть кнопку Слияние в новый документ (справа на панели Слияние) и в окне «Составные новые документы» выбрать все. Все письма располагаются на отдельных листах.