Организация делопроизводственной деятельности. Состав нормативно-организационных документов

техническое обеспечение совещаний, деловых встреч, проводимых Главным врачом и его заместителями;

§  выполнение машинописных работ по указанию Главного врача и его заместителей;

§  систематизация и хранение документации по текущему делопроизводству;

§  подготовка и передача дел в архив;

§  обеспечение работников МЛПУ «МБ» различными справочными данными.

3.1.4.  Хранение документов в архиве и справочно-информационная работа:

§  составление номенклатуры дел;

§  систематизация документов постоянного хранения и их группировка в дела;

§  экспертиза документов;

§  участие в работе экспертной комиссии по уничтожению документов;

§  составление и оформление актов на уничтожение документов;

§  составление паспорта архива МЛПУ «МБ»;

§  выдача архивных справок по запросам подразделений МЛПУ «МБ», организаций и граждан;

§  подготовка и передача дел в Госархив;

§  учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

§  составление справочного аппарата к хранящимся в архиве документам.

3.1.5.  Размножение документов, непосредственно выпускаемых Главным врачом и его заместителями:

§  прием заказов на машинописные работы и их выполнение;

§  прием заказов на размножение документов и их выполнение.

3.1.6.  Методические и функциональное руководство подразделениями МЛПУ «МБ» по делопроизводству:

§  разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства;

§  внедрение стандартов по ведению делопроизводства и документационное обеспечение управления;

§  организация обучения работников МЛПУ «МБ» ведению делопроизводства.

3.2. В области планирования:

3.2.1.  Разработка планов работы секретариата.

3.2.2.  Составление сметы затрат на обеспечение деятельности секретариата.

3.2.3.  Составление заявок на изготовление бланков, приобретение средств оргтехники, вычислительной техники, бумаги, карточек, папок для ведения дел.

3.3. В области учета:

3.3.1.  Ведение учета входящих и исходящих документов, в том числе предложений, заявлений и жалоб сотрудников.

3.3.2.  Ведение учета командировочных из МЛПУ «МБ» и в МЛПУ «МБ».

3.3.3.  Ведение учета размножаемых документов и машинописных работ.

3.3.4.  Ведение учета документов, проставленных на контроль.

3.3.5.  Ведение учета приказов и указаний Главного врача.

3.3.6.  Ведение учета внутренних документов.

3.3.7.  Учет документов, хранящихся в архиве.

3.4. В области анализа:

3.4.1.  Анализ объемов и исходящих документов;

3.4.2.  Анализ исполнения сроков документов и исполнительской дисциплины.

3.4.3.  Анализ материалов по предложениям, заявлениям и жалобам сотрудников.

3.5. В области контроля:

3.5.1.  Проверка и контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Главному врачу и его заместителям.

3.5.2.  Контроль правильности формирования, оформления и хранения дел в подразделениях и своевременной сдачи дел в архив.

3.5.3.  Контроль ведения делопроизводства в подразделениях.

3.6. В области отчетности:

3.6.1.  Составление сводок о состоянии исполнительской дисциплины в МЛПУ «МБ» для представления их Главному врачу.

3.6.2.  Составление и представление в бухгалтерско-финансовый отдел:

§  отчета о почтово-телеграфных расходах;

§  ведомости отправки заказной корреспонденции;

§  реестр на ценные бандероли, отправленные наложенным платежом.

3.7. В области регулирования:

3.7.1.  Подготовка предложений по повышению эффективности работы секретариата.

4.  РУКОВОДИТЕЛЬ СЕКРЕТАРИАТА

4.1. На должности руководителя секретариата назначается лицо, имеющее