Общие правила оформления документов

Санкт-Петербургский институт машиностроения

Кафедра менеджмента

Документация и документооборот

ТЕМА 4. Общие правила оформления документов.

Санкт-Петербург

2002 год

4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. ОБЩИЙ ВИД, СОСТАВ И РАСПОРЯЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляют его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документа, называют типовым формуляром.

ГОСТ РФ Р6.30-97 «Унифицированная система документов. Система организационно-правовой документации. Требование к оформлению документов» устанавливает набор реквизитов и их распоряжение на бумажном носителе. ГОСТом установлено 29 реквизитов.  Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет значительно меньше. Расположение реквизитов представлено на рисунке 4.1. и 4.2.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

-  01 – Государственный герб РФ;

-  02 – Герб субъекта РФ;

-  03 – Эмблема учреждения (организации) или товарный знак (знак обслуживания);

-  04 – код учреждения(организации);

-  05 – код формы документа;

-  06 – наименование учреждения (организации);

-  07 – справочные данные об организации;

-  08 – наименование вида документа;

-  09 – дата документа;

-  10 – регистрационный номер документа;

-  11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

-  12 – место составления или издания документа;

-  13 – гриф ограничения доступа к документу;

-  14 – адресат;

-  15 – гриф утверждения;

-  16 – резолюция;

-  17 – заголовок к тексту;

-  18 – отметка о контроле;

-  19 – текст документа;

-  20 – отметка о наличие приложений;

-  21 – подпись;

-  22 – гриф согласования;

-  23 – визы согласования документов;

-  24 – печать;

-  25 – отметка о завершении копии;

-  26 – отметка об исполнителе;

-  27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

-  28 – отметка о поступлении документа в организацию;

-  29 – отметка для автоматического поиска документа.

Схемы расположения реквизитов документа.

 

73                                                        78                                            10                                                                                       

		Рисунок 4.1.расположение реквизитов и границ зон на формате A4 углового бланка

                         

10

4.2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

01. Государственный герб

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, высших органов управления и т.д.

02. Герб Субъекта Российской Федерации

Герб Субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами Субъектов Российской Федерации.

На бланках документов могут воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке гербы (изображения территорий или населенных пунктов).

03. Эмблема организации или товарный знак обслуживания.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблемы не воспроизводятся на бланке, если на нем помещен государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускаются. Эмблемы размещают на левом поле документа слева от наименования организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна помещаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.

04. Код организации.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Этот код имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

05. Код формы документа.

Код формы документа представляют по Общероссийскому классификатору