Порядок движения документов в организации

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ МАШИНОСТРОЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

ТЕМА 7. «ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ»

Санкт-Петербург

2002 год.

7.         Порядок движения документов в организации

7.1.      Документооборот в организации включает следующие этапы:

-  экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-  представительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения

-  рациональное движение документов внутри организации;

-  обработка исполняемых и отправляемых документов;

-  регистрация документов.

7.1.1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

Вся корреспонденция, (поступающая  по почте, доставляемая курьером, сотрудниками, факсом, телеграфом или иным способом) должна обрабатываться специально выполненным должностным лицом службы документационного обслуживания (канцелярии, секретариата, общего отдела и др.) или секретарем.

При получении почтовой корреспонденции поверяется правильность адресации и целостность упаковки. Ошибочно засланная документация без задержки отправляется адресату.

При повреждении упаковки проверяется полнота присланных документов. В случае получения неполного комплекта документов составляется акт, который прилагается для утверждения и принятия решения  по данному вопросу.

Если на документах стоит пометка «Срочно», «вручить немедленно», а также на документах, полученных по средством связи на них ставиться точное время их получения.

Все конверты вскрываются за исключением:

-  имеющие граф «Лично»;

-  адресованные общественным организациям;

-  документы на машинных носителях;

которые п5редаются адресату.

Все конверты уничтожаются за исключением :

-  если в подученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но он есть на конверте);

-  если в документе нет даты отправителя и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

-  если получена доплатная корреспонденция;

-  если документ носит личных характер, а на конверте грифа «Лично» не было.

На всех поступающих документах представляется регистрационный штамп, включающий  порядковый номер, дату поступления и при необходимости количество листов регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа  в правом нижнем углу. Нумерация ведется отдельно для входящих, внутренних и исходящих документов. В случае централизованного хранения документов ставиться штамп «Подлежит возврату в ДОУ»

Технологическая схема экспедиционной обработки поступающей корреспонденции представлена на рисунке 7.1.

 

                                                                                                                            Нет

 

Освобождение почтовой тары

Вибросталкивание

1                                          2                                     3          

                                                                                                                          4        Правильно ли

                                                                                                                       Доставлена кор-

                                                                                                                          рспонденция

да     

 

9                                                    8                                 7                                               6

Вскрытие конвертов

Вибросталкивание

                                                                                                                да    подлежит ли рас-

                                                                                                                        конвертировке?

                                                                                                                        нет