Руководству, как правило, направляются документы:
- полученные из администрации президента, правительственных органов;
- органов представительной и исполнительной власти;
- вышестоящих управленческих организаций;
- жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Документы должны быть рассмотрены руководителями в день их поступления и в тот же день, как исключение на следующий, - возращены в службу ДОУ.
В резолюции руководства устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Исполнитель, указанный первым является ответственным исполнителем. В случае необходимости, руководитель определяет задание каждому исполнителю. Не допускаются писать резолюции типа «Срочно», без указания даты исполнения; «Прошу переговорить», без указания задания; указывать исполнителей без указания задания и срока исполнения. Документы, согласно резолюции передаются исполнителям в структурные подразделения. В случае необходимости с документа снимаются копии. При необходимости срочного исполнения поступившего документа исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документов всех стадий обработки.
7.1.3. Организация рационального движения документов внутри организации
Документы из одного подразделения в другое передаются ответственными за делопроизводство непосредственно, либо через службу ДОУ (шкаф с ячейками), но с обязательной информацией этой службы о местонахождения документа, для внесения изменений в регистрационную форму (карточка, журнал) с указанием даты их внесения.
Значительную часть документооборота организации составляют различного роды проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Все этапы оформления документов должны быть указаны в табеле документов (см. тему), и осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ контролирует сроки и правильность оформления документа.
Для оптимизации документопотока целесообразна разработка технологических схем (инструкций), в которых в графический форме определена последовательность подготовки, согласования, подписания и утверждения. На схемах могут быть указываться местонахождения должностных лиц и часы проема по данному вопросу (например пиемнаяч записка о приеме на работу).
7.1.4. Обработка исполненных и отправляемых документов.
Для отправки службой ДОУ (экспедицией) принимаются полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление исполнитель должен указать в какое дело он должен быть помещен согласно номенклатуре дел.
Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные возвращают службой ДОУ исполнителю. При приеме на отправку документа должен быть возвращен для подшивки в дело копия инициативного документа.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправление связи в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Технологическая схема экспедиционной обработки отправляемой корреспонденции представлена на рисунке 7.2.
|
1
2 3
нет
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.