Порядок движения документов в организации, страница 2

Штемпелевание (учет)

                                            11                                                                         17

Составление акта

10

Правильно ли              нет

Оформлена

 Корреспонденция?

 

Да                                                     14                                                18

Скрепление конверта с документом

Сортировка по структурным подразделениям

         12                                      Да

 

              

            

                           13                                      15                                                                  19

Уничтожение конверта

                 13                                                                                    

Передача в структурные подразделения

                                                                                                     Нет

 

                                                                  Да

Передача на регистрацию

Рис. 7.1. Технологическая схема процесса экспедитор ной обработки поступающей корреспонденции

                                                                  16

 

7.1.2. Предварительное рассмотрение документов  в службе документационного

Основное значение этого этапа регистрация поступивших документов для формирования информационно-справочной системы и обеспечение оперативного получения документов исполнителями.

Поступающие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам,  не подлежащим регистрации, относятся:

-  документы в общественные организации;

-  бухгалтерские документы (банковские счета, кредитные справки и т.д.)

-  статистические сведенья;

-  информационные материалы, присланные для сведения;

-  пригласительные билеты;

-  поздравительные письма, телеграммы, факсы;

-  документы первичного материального учета (наряды, разнарядки, накладные, копии платежных требований);

-  учебные программы и планы;

-  месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

-  документы по технической информации (периодические издания) рекламные материалы, буклеты;

-  специализированная документация, отличающаяся по своему назначению и реквизитам от документов общего делопроизводства.

Порядок регистрации будет рассмотрен позже. Поступающие документы делятся на два потока:

- для обязательного руководства организации;

-направляемые сразу в структурные подразделения как требующие резолюции руководства. При распределении документов следует руководствоваться: перечнем документов, рассматриваем непосредственно руководством; распределением полномочий между руководителями; должностными инструкциями руководителям и нормативными документами, определяющими порядок прохождения документов в организации.