Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ МАШИНОСТРОЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

ТЕМА 9. систематизация и обеспечение сохранности документной информации.

Санкт-Петербург

2002 год.

9. систематизация и обеспечение сохранности документной информации.

9.1. определение ценности документов и документной информации.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности предприятия (организации), полученных им на различных носителях и с использованием различных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы  в течение организационного времени, другие имеют важное значение и должны сохраняться.

В связи с этим возникает необходимость экспертизы ценности документов. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия (ЭК).

Объектами рассмотрения комиссии являются:

-  ежегодно составляемая номенклатура дел;

-  описи дел постоянного и долговременного (с выше 10 лет) хранения;

-  акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов.

Протоколы ЭК утверждаются руководителем предприятия после их согласования с соответствующим органом Архивной службы.

Технологическая схема процесса экспертизы ценности документов представлена на рис.9.1.

 

4

 

Внесение изменений в опись и номенклатуру дел

2                                                      3           

Передача их на уничтожение

Составление акта

Передача в архив

Составление описи

                                        Да

 

8

			Упаковка дел

 

                                                                                                             5

Рис. 9.1. технологическая схема процесса экспертизы ценности документов.

9.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел.

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов. Для этого составляется номенклатура дел, которая закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию  и индексацию дел, сроки хранения дел. Она используется для обеспечения поиска документов, учета дел, построения ИПС.

Номенклатуры дел могут быть: типовыми, примерными, индивидуальными.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатывается службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть ( в отрасли, административно-территориальной единицы). Типовые номенклатуры дел носят обязательный характер, примерные – рекомендательный. Независимо от налихия типовой или примерный номенклатуры кажется организация составляет свою номенклатуру.

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

Название раздела.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), №№ статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Разделами номенклатуры дел являются в основном названия ее структурных подразделений в соответствии с организационной структурой. Пр этом в качестве первого раздела в номенкдатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация характеризующая деятельность предприятия в целом.

Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и п рядкового номера дела в пределах этого подразделения. Например: 01-1, 02-2, ………01-12, ….,02-1, 02-2,….02-35 и т.д.

Заголовок дел рекомендуется указывать в следующей  последовательности:

-  организационно-распорядительная документация;

-  плановая документация;

-  отчетная документация;

-  документация, относящаяся к выполнению основной деятельности;

-  документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле, оно делится  на тома и части