Применение надстройки «Поиск решения» в практике бухгалтерского учета, страница 6

4.3. Организация базы данных и ее обработка

Формирование табличных документов (накладных, налоговых накладных) облегчает ведение документооборота, поскольку позволяет  автоматизировать заполнение документов, выполнять расчеты и контролировать правильность итоговых сумм. Однако в практической работе не обойтись без инструмента обработки пакета документов.  Например, оформив несколько сотен накладных, неизбежно встанет задача посчитать общую сумму проданных товаров, суммарный НДС, определить объем продаж по контрагентам, построить динамику продаж и т.п. Для этого нужно информацию из документов занести в базу данных (например — в таблицу Excel) и затем воспользоваться средствами обработки баз данных.

Безусловно, серьезная автоматизация подобных задач делается не в электронных таблицах, а в специализированных системах. Например, в программе «1С Предприятие» или в базе данных Access. Мы изучим простейший инструмент формирования базы данных на основе шаблонов, который, несмотря на простоту, вполне применим на практике. Для использования шаблонов  нужно:

1.  Сформировать базу данных в виде файла MS Excel, его структура показана в табл. 2. Файл должен содержать только одну строку с заголовками столбцов,  пустые заголовки недопустимы.

2.  Используя мастер шаблонов, связать ячейки документа с полями базы данных и сохранить шаблон документа на диске.

3.  При помощи шаблона заполнить базу данных.

На первом этапе создаем базу данных (ее структура показана на рис. 6) и записываем файл базы данных на диск (в примере файл имеет имя БАЗА).  Открываем документ с формой налоговой накладной,  вызываем меню Данные4Мастер шаблонов. В диалоговом окне (рис. 7) вводим имена книги и шаблона. Жмем кнопку Далее, указываем маршрут к базе данных (рис. 8), в примере имя базы данных База, нажимаем Далее.

Рис. 6 — Структура базы данных

На следующем шаге заполняем форму, указывая соответствие ячеек шаблона полям (колонкам) базы данных как показано на рис. 9.

Для заполнения базы данных нужно открыть шаблон, занести в него данные, сохранить документ на диске. После сохранения документа в базе данных появится строка, содержащая итоговые сведения о документе. Для обработки базы данных используйте режим сводных таблиц или итогов из меню Данные.

Рис.7 — Первый шаг работы с мастером шаблонов

Рис.8 — Выбор файла базы данных

Рис. 9 — Ввод соответствия ячеек таблицы полям базы данных

Приложение 1. Форма документа «Налоговая

накладная»

Приложение 2. Форма документа «Накладная»

Список литературы

1.  Горнаев А. ЕХСЕL, VBA, ІNTERNET в зкономике и финансах.— СПб, 2001, — 816 с.

2.  Воробьев В.В. Microsoft Excel 2000: Пособие для начинающих.— К., 2000, — 36 с.

3.  Майер  П. Microsoft Office 97. Торгово-издательское бюро.  BHV, — Киев, 1998, — 467 с.

4.  Карпенко М.Ю. Методичні вказівки до виконання економічних розрахунків засобами Мisrosoft Excel  з курсу "Прикладні задачі менеджменту на ПК" ( розділ "Фінансові функції та оптимізація"), — Харків: ХДАМГ, 2000, — 16 с.

5.  Использование Microsoft Office(Word; Excel; MS Access). — К., 1996, — 478 с.

6.  Борковский А.В. Англо-русский словарь по программированию и информатики (с толкованиями), — М.: Рус.яз., 1989.—335 с.

Содержание

1. Цель работы.. 3

2. Содержание работы.. 3

3. Требования к документам.. 4

4. Методика выполнения работы.. 5

4.1.  Разработка документа. 5

4.2. Подбор суммы накладной. 7

4.2.1. Постановка задачи. 10

4.2.2. Работа с надстройкой «Поиск решения». 11

4.2.3. Настройка параметров оптимизатора и оптимизация модели  13

4.3. Организация базы данных и ее обработка. 18

Приложение 1. Форма документа «Налоговая накладная». 21

Приложение 2. Форма документа «Накладная». 22

Список литературы.. 23