Продажа несуществующего товара (Ответственность подразделений)

Продажа несуществующего товара

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

I. Отдел по работе с покупателями:

Руководитель/Сотрудник отдела по работе с покупателями (Customer Service)

- сотрудник выдачи крупных покупок

- сотрудник возврата

- администратор отдела по работе с покупателями

II. Oтдела восстановления товара (Recovery)

руководитель/cотрудник отдела восстановления товара

III.Отдел Логистики (Logistic)

-сборщик товара

-дежурный по складу менеджер

-Бригада инвентаризации

-отдел Учета движения товара

СС Операционный менеджер/ администрации

CC Бизнес контроллер Россия/Административный менеджер Россия

Руководители отделов ответственны за подробное описание процедур в  ежедневных инструкциях с учетом функций и уровня ответственности, а также за их выполнение.

Определение

Если Товара, оплаченного покупателем, по зарегистрированной по кассе продаже, нет в наличии на складе, применимы процедуры Продажа несуществующего товара (ПНТ) .

Общие правила и инструкции ASR/ Rules&Guidelines

- Cборщик подтвердает заказ и отсутствие товара на складе,  подписывая документ комплектации товаров Picking Slip  и передает его на пункт выдачи крупных покупок.

- Сотрудник пункта выдачи крупных покупок  должен проверить собранный заказ и подписать документ комплектации, подтверждая письменно отсутствие товара в заказе.

-Сборщик сообщает о Продаже несуществующего товара  дежурному по складу менеджеру, который еще раз убеждается в отсутствии товара на складе.

- Сотрудник пункта выдачи крупных покупок  отмечает отсутствующий для выдачи покупателю товар на кассовом чеке.

Документы

Форма «Продажа несуществующего товара», документ комплектацииPicking Slip, кассовый чек ( см. Приложения)

Основные положения

Отдел Логистики:

- Cборщик склада ПО подтверждает отсутствие товара,  ставит подпись и пометку  «ПНТ» на документ комплектации -Picking Slip и передает его  сотруднику выдачи крупных покупок.

- Дежурный по складу менеджер, дополнительно проверяет товар на складе.

Пункт выдачи крупных покупок:

- Сотрудник проверяет заказ, подтверждает отсутствие товара на документ комплектации Picking List и отмечает отсутствующий артикуль на кассовом чеке.

- Заполняет форму «Продажа несуществующего товара» -«ПНТ»

- Объясняет ситуацию покупателю.

-  Передает на возврат документы: Форма «ПНТ», Picking Slip.

Отдел Обмена и Возврата:

-Сотрудник Обмена и возврата покупок проводит  возврат в WinMRR /MHS экран BD.  (Способ выплаты:  по чеку,  Возврат: «В сток», Код причины:  80- «Ошибка при продаже»). Стикер крепится форму «ПНТ»)

-Отмечает на чеке товар, за который вернули деньги

  - Передает Форму “ПНТ” со стикером и оригинал документа комплектации Picking Slip в Отдел Восстановления товара.

 Искл.: Покупатель настойчиво отказывается от возврата денег за несуществующий товар, требуя получения оплаченного товара.

 -  Дежурный администратор  создает SAС  и резервирует товар в MHS.  В случае крупногаборитного товара покупателю может быть оформлена бесплатная доставка.  (Более подробно  см.  Инструкции по работе с SAMS в России).

- Передает копию формы «ПНТ» вОтдел Восстановления товара.

Отдел Восстановления товара:

- Устанавливает “Sales Stop” с дополнительной информацией - «Oversell» и помещает запрос на Инвентаризацию товара,  MHS C16.

- Подтверждает возврат (если вернули деньги) , MHS A5.

-  Передает копию формы «ПНТ» в отдел Учета движения товара.

Отдел Логистики:

- Ивентаризационная бригада проводит инвентаризацию и отменяет запрет на продажу товара “Sales Stop”

Хранение документов

- Форма “ПНТ” со стикером и оригинал Picking Slip (возврат денег)  хранится в Отделе Восстановления товара 3 месяца. Если товар был на доставку, то оригинал Picking Slip передается в архив.

-Копия Формы “ПНТ” хранится в  отделе Учета движения товара 1 год, далее передается в архив.

- Копия Формы “ПНТ” и копия Picking Slip хранится в  Отделе по работе с покупателями (если товар резервируется) по крайней мере до передачи товара покупателю.

Анализ и предотвращение «ПНТ»

- Ивентаризационная бригада проводит доп.проверку форм «ПНТ»  по крайней мере раз в неделю (проверка Sales stop!)

- Отдел Учета движения товара проводит проверку форм «ПНТ»  по крайней мере раз в месяц и информируют о результате  менеджера Логистики, который анализирует причины «ПНТ».

-  Менежемент магазина должен быть информирован о количестве,  вероятных причинах «ПНТ»  по крайней мере раз в месяц.